Mitä sinun on tiedettävä hallintotehtävien hierarkiasta

Hallinnollinen työnimeke hierarkia

Ymmärrätkö hallinnollisen työnimikehierarkian?



Jopa hallintoalalla vuosia olleet ihmiset saattavat kokea sen monimutkaisen työnimikkeiden, organisaatiorakenteiden ja monipuolisten vastuiden verkoston toisinaan hieman hämmentäväksi. Kokeneet järjestelmänvalvojat voivat joutua esittämään kysymyksiä, kuten:

  • Mitä eri asioita hallintovirkailijat ja hallintovalvojat yleensä tekevät? (Virkailijat hoitavat yleensä prosesseja, kun taas esimiehet johtavat prosesseja, mutta myös muut työntekijät.)
  • Mitä eroa on Office-järjestelmänvalvoja ja Office Manager ?
  • Onko päävalvoja ylimmän tason järjestelmänvalvoja vai joku, joka hallinnoi johtajia? (He hoitavat yleensä johtajia.)

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Kysymyksiä jatketaan. Lopulta salaperäinen hallintotehtävien kaavio saattaa saada ammattilaiset kyseenalaistamaan, missä heidän omat nimensä sopivat yleiseen maisemaan. Samanlainen ongelma saattaa paljastaa työnhakijoita, jotka pohtivat, mitkä hallinnolliset työnimikkeet tulisi kohdistaa urahaussa.



Hämmentynyt hallinnollisesta työnimikehierarkiasta

Selvitetään hallinnollinen työnimeke hierarkia! Tässä on kaikki mitä sinun on tiedettävä, jotta ymmärrät järjestelmänvalvojien eri tasot ja tulkitset myös otsikoiden merkityksen.

Huomautus ennen aloittamista: Alla esitetyt työnimikkeet, vastuut ja odotukset saattavat näkyä useilla tasoilla. Esimerkiksi Office Manager voi olla lähtötason asema yhdessä yrityksessä ja korkean tason asema toisessa yrityksessä, jolla on vaativampia toimistotarpeita. Huomaa lisäksi, että tämä luettelo kattaa monia, mutta ei varmasti kaikkia hallinnollisia työnimikkeitä, joita kohtaat.



Lähtötason hallinnolliset työnimikkeet

Lähtötason hallinnolliset työnimikkeet

  • Toimiston koordinaattori
  • Toimiston järjestelmänvalvoja
  • Toimistoapulainen
  • Toimistopäällikkö
  • Toimistovirkailija
  • Vastaanottoapuri
  • Tiedonsyöttö
  • Tiedonsyöttöasiantuntija
  • Osaston koordinaattori
  • johtava kordinaattori
  • Johdon assistentti
  • Hallintopalvelujen avustaja
  • Hallinnollinen ohje
  • Hallinnollinen avustaja
  • Järjestelmänvalvoja
  • Nuorempi hallintoavustaja
  • Tapahtumien järjestelmänvalvoja
  • Vastaanottovirkailija
  • Tiedoston virkailija
  • Henkilökohtainen avustaja

Lähtötason järjestelmänvalvojan työtehtävät

Lähtötason järjestelmänvalvojat tekevät yleensä vähän kaikkea. Heillä saattaa olla yksi hidas päivä tiedostojen järjestämisessä ja asiakirjojen valmistelussa, ja sitten he tulevat seuraavana päivänä töihin etsimään postilaatikkoa, joka on täynnä henkilöstön jäsenten vaihtelevia pyyntöjä toimiston ympäri.

Työntekijät etsivät järjestelmänvalvojilta kaikenlaista tarvitsemaansa tukea milloin tahansa. Näissä tehtävissä olevat ihmiset suorittavat kaikki tarvitsemansa tavarat toimiston ympäri, auttavat työntekijöitä tekemään parhaansa ja pitävät toimiston mahdollisimman sujuvana.

Jokainen lähtötason järjestelmänvalvoja löytää todennäköisesti itsensä:

  • Toimistoviestinnän hallinta - organisaation puheluiden, sähköpostien ja perinteisen postin lähettäminen
  • Toimistopalvelujen, mukaan lukien IT-resurssit ja -palvelut, ylläpito (Tähän sisältyy teknisten kysymysten ja palvelupyyntöjen kenttä.)
  • Yhteistyö osastojen välillä tapahtumien ja aloitteiden suunnittelussa
  • Matkasuunnitelmien koordinointi, matkareittien tekeminen ja varausten tekeminen
  • Kalentereiden ajoitus ja hallinta
  • Yhteystietoluetteloiden ylläpito
  • Toimiston pitäminen arkistointijärjestelmä järjestyksessä
  • Toimiston etujen edustaminen suhteissa ulkoisiin osakkuusyrityksiin, mukaan lukien toimittajat, konsultit ja asiakkaat
  • Laskujen luominen
  • Toimistotarvikkeiden seuranta ja tilaaminen
  • Tarjoaminen toimiston välipaloja ja muut edut
  • Tarvittavan tuen tarjoaminen johtajille, johtajille ja johtajille
  • Jaettujen toimistotilojen järjestäminen
  • Saapuvien ja lähtevien pakettien ja postin käsittely

Tämän erilaisten vastuiden luettelon riittävän hoitamiseksi lähtötason järjestelmänvalvojien odotetaan yleensä:

  • Tunnista mahdolliset ongelmat ja vastaa niihin
  • Tee aloite ongelmien ratkaisemiseksi itsenäisesti ja luovasti (Jotta lähtötason järjestelmänvalvojat olisivat mahdollisimman tehokkaita, heidän on kyettävä tekemään päätöksiä ja käsittelemään asioita vaatimatta kenenkään muun panosta.)
  • Kommunikoi tehokkaasti ja kunnioittavasti sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa useissa eri muodoissa
  • Hallitse strategisesti aikaa
  • Useita tehtäviä ja siirrä tehtävät nopeasti erilaisten vähäisten tehtävien suorittamiseksi antamatta minkään pudota halkeamien läpi
  • Järjestä ja käsittele tietoja samalla kun pidät kirjaa fyysisistä tuotteista ja projekteista tuottavuuden maksimoimiseksi
  • Säilytä tyytyväisyys, kun asiat menevät pieleen
  • Ole nopea ja valmis aina
  • Muista tärkeimmät tiedot, kun useat ihmiset tekevät suullisia, käsin kirjoitettuja ja sähköpostilla lähetettyjä pyyntöjä koko päivän ajan
  • Työskentele nopeasti, mutta tarkasti

Keskitason hallinnolliset työnimikkeet

Keskitason hallinnolliset työnimikkeet

  • Johdon assistentti
  • Toimistopäällikkö
  • Johdon assistentti
  • operaatiojohtaja
  • Hallintopalvelujen päällikkö
  • Hallinnollinen tukipäällikkö
  • Hallinnollinen tukiasiantuntija
  • Tapahtumien järjestelmänvalvoja
  • Henkilökohtainen avustaja
  • Palvelun järjestelmänvalvoja
  • Matkan koordinaattori
  • Hallinnollinen asiantuntija
  • Hallinnollinen avustaja
  • Pääsihteeri
  • Liiketoiminnan johtaja
  • Yrityksen pääkäyttäjä
  • Huoltojohtaja
  • Hallinnollinen teknikko
  • Henkilökunnan avustaja
  • Aikataulu
  • Yksikön avustaja

Keskitason järjestelmänvalvojan työtehtävät

Kuten lähtötason järjestelmänvalvojat, keskitason järjestelmänvalvojat tekevät vähän kaikkea. (Mitä voimme sanoa; se näyttää olevan hallintoalueen tunnusmerkki.) Kuitenkin, toisin kuin lähtötason järjestelmänvalvojat, keskitason järjestelmänvalvojat tekevät yleensä hieman vähemmän, mutta paljon erikoistuneempia tehtäviä, kuten palkanlaskennan. Keskitason järjestelmänvalvojia kutsutaan myös yleisesti osallistumaan suuriin tehtävälähtöisiin yritysprojekteihin, mukaan lukien yrityskulttuurialoitteet, työntekijöiden palkitsemisohjelmat ja strategiset uudelleenbrändäykset.

Kun järjestelmänvalvojat ovat siirtyneet lähtötasolta keskitasolle, heillä on myös riittävästi kokemusta suunnitella ja toteuttaa omat käytäntönsä yrityksen toiminnan parantamiseksi.

Jokainen keskitason järjestelmänvalvoja löytää todennäköisesti itsensä:

  • Toimistokäytäntöjen toteuttaminen ja nykyisten prosessien parannusten strategisointi
  • Yrityskulttuuriin ja työntekijöiden hyvinvointiin liittyvien aloitteiden kehittäminen
  • Kriittisten turvallisuusmenettelyjen toteuttaminen, mukaan lukien evakuointisuunnitelmien laatiminen, harjoitusten suorittaminen ja rakennusten turvallisuuden asettaminen
  • Palkkasumman käsittely
  • Toimistosuunnittelun ja asetteluparannusten suunnittelu
  • Uusien työntekijöiden nouseminen ja purkaminen
  • Operatiivisten tehtävien hallinta, mukaan lukien työntekijöiden palkkioetujen käsittely, pysäköinti ja rakennusten ylläpito
  • Avustaa suoraan avainhenkilöitä
  • Tapahtumien ja kokousten suunnittelu
  • Matkan koordinointi
  • Kalentereiden ajoitus ja hallinta
  • Raporttien luominen ja toisinaan niiden esittäminen
  • Muiden toimiston tukihenkilöiden valvonta
  • Kirjan pitäminen
  • Laskutusprosessien omistaminen
  • Yrityksen tietojärjestelmän ja arkkitehtuurin määrittäminen
  • Vuorovaikutus asiakkaiden, myyjien, talonhallinnan ja työntekijöiden kanssa säännöllisesti
  • Suoritat suuria toimistoprojekteja, kuten remontointeja, asennuksia ja toimistosuunnittelualoitteita
  • Toimistobudjetin ja taloushallinnon hallinta kustannusten käsittelystä prosessien toteuttamiseen
  • Sopimusten neuvotteleminen ja seuraaminen
  • Kuule (ja ratkaisee) valitukset
  • Työntekijöiden ristiriitojen ratkaiseminen

Usean tehtävän hallinnollinen avustaja

Keskitason järjestelmänvalvojien odotetaan yleensä hoitavan tämän monipuolisen vastuulistan riittävästi:

  • Kehitä itsenäisesti toimivia ratkaisuja ongelmiin niiden syntyessä
  • Hyödynnä kaikkia kaupan työkalut parantaa ja vahvistaa prosesseja
  • Ajattele strategisesti ja tarjoa avainhenkilöille järkevää isokokoista ohjausta
  • Käsittele painostusta sulavasti, jotta pysyt jatkuvasti luotettavana resurssina hallinnalle
  • Etusijaa työ tavalla, joka sopii yrityksen missioon
  • Käytä luottamuksellisten tietojen luotettavana haltijana aina harkintaa
  • Välitä tehokkaasti viestejä erilaisille yleisöille useissa eri muodoissa
  • Neuvottele ja verkota rakentaaksesi edullisia ja täyttäviä yhteyksiä
  • Hyödynnä emotionaalista älykkyyttä työskennelläksesi sopusointuisesti ja tehokkaasti muiden kanssa
  • Käytä analyysitaitoja tärkeimpien liiketoimintapäätösten ilmoittamiseen
  • Ymmärtää ja tulkita monimutkaisia ​​tietoja, jotka liittyvät sekä abstrakteihin (suhteet) että teknisiin (varastonhallinta) toimistovastuisiin
  • Sopeudu muuttuviin vaatimuksiin ja vastuisiin
  • Johda muita ja delegoi tehtäviä
  • Ohjaa projekteja ja työnkulkuja aloituksesta valmistumiseen
  • Saalis yksityiskohdat sekä isot että pienet
  • Kuuntele, rohkaise ja tarjoa ajoittain työpaikan 'hoitoa'

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Korkean tason hallinnolliset työnimikkeet

Korkean tason hallinnollinen avustaja

  • Toimistopäällikkö
  • Johdon assistentti
  • Senior Assistant
  • Senior Personal Assistant
  • Hallintojohtaja
  • Hallintojohtaja
  • Hallintopalvelujen johtaja
  • Toimintajohtaja
  • toiminnanohjaaja
  • Vanhempi vastaanottovirkailija
  • Yhteisön yhteyshenkilö
  • Chief Happiness Officer
  • Henkilöstöjohtaja

Korkean tason järjestelmänvalvojan työtehtävät

Kuten muutkin järjestelmänvalvojat, korkean tason ylläpitäjät tekevät kaiken aika ajoin. Korkean tason tehtävissä keskittyminen, jonka aloimme nähdä keskitason ympärillä, syvenee entisestään. Korkean tason ylläpitäjät viettävät yleensä suuremman osan ajastaan ​​työskennellessään tiettyjen johtajien kanssa tai työskennellessään liiketoimintaprosesseissa. Kokeneet järjestelmänvalvojat viettävät suurimman osan ajastaan ​​varmistaakseen kohdealueensa onnistumisen ja paljon vähemmän aikaa osittaisiin ongelmiin, pieniin hätätilanteisiin ja muihin pienimuotoisiin hallinnollisiin tehtäviin.

Jokainen korkean tason järjestelmänvalvoja todennäköisesti löytää itsensä:

  • Toimii pääyhteistyökumppanina toimistossa
  • Olla ainoa yhteyshenkilö erilaisten toimistoryhmien kanssa koko yrityksen laajuisten aloitteiden, käytäntöjen ja prosessien kehittämisen ja toteuttamisen aikana
  • Uusien yritysaloitteiden ja strategisten projektien edistäminen ja jopa johtaminen
  • Konsultointi toiminnan ja työnkulkujen parantamiseksi koko osastolle
  • Erilaisten strategisten henkilöstötoimintojen suorittaminen, jotka liittyvät työntekijöiden palkkaamiseen, säilyttämiseen ja politiikan kehittämiseen
  • Muiden osastopäälliköiden ja johtajien johtaminen
  • Yrityksen resurssien parhaan käytön määrittäminen
  • Pidetään yrityksen sidosryhmät ajan tasalla tärkeimmistä päivityksistä ja kehityksestä
  • Koko hallinnollisen tukitiimin ja usein myös muiden tiimien johtaminen ja ohjaaminen
  • Tavoitteiden asettaminen koko yritykselle ja yksittäisille tiimeille
  • Valvoo kaikkia päivittäiseen toimintaan liittyviä asioita
  • Liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksien etsiminen
  • Keskeisten ulkoisten strategisten liikesuhteiden ylläpito
  • Palveleminen päällikkönä avainhenkilöille ja lukemattomien vastuiden kantaminen siinä ominaisuudessa

Keskitason järjestelmänvalvojien odotetaan yleensä hoitavan tämän monipuolisen vastuulistan riittävästi:

  • On vuosien kokemus ja todistetut menestykset hallinto- tai johtotehtävissä
  • Osoita strategista ja kriittistä ajattelua, joka kilpailee heidän palvelemiensa johtajien kanssa
  • Omistaa yliluonnollinen silmä yksityiskohtia varten; nämä ihmiset muistavat jokaisen nimen, jokaisen eräpäivän ja kaikki avainkohdat käytännöistä ja prosesseista
  • Kommunikoi kenenkään ja kaikkien kanssa saadaksesi tuloksia
  • Käsittele aikaa, kunnes näyttää siltä, ​​että heillä on enemmän tunteja päivässä
  • Osoita sijoittajatason sitoutumista yrityksen tehtävään
  • Sinulla on taito parantaa prosesseja ja hallita työnkulkuja tavalla, joka edistää tehokkuutta ja liikearvoa
  • Ole kaikkien työntekijöiden kaikilla tasoilla ja kaikilla osastoilla hyvin pidetty ja kunnioitettu
  • Ota omaksumaan kaikki tulokset, myös ne, jotka eivät suoraan koske päivittäistä työtä

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Jos olet hallinnollisella alalla (varsinkin jos selaat töitä), olemme varmoja, että olet löytänyt kohtuullisen osuutesi hallinnollisista työnimikkeistä. Haluaisimme älysi hallinnollisen toiminimen hierarkiassa. Kerro meille, mitkä nimikkeet olemme unohtaneet ja jaa oivalluksesi alla!

Erityiskiitokset O * NET OnLine , sponsoroi Yhdysvaltain työministeriö, ylläpitääkseen hämmästyttävän tietokannan työllisyystiedoista.