Ainoa Office Procedures Manual -malli, jota tarvitset

Toimiston menettelyohjeet

Jos sinulla on toimistomenettelyt, jotka sinun on dokumentoitava, voit todennäköisesti käyttää toimistomenettelyjen käsikirjan mallia. Mallit helpottavat elämääsi, antavat sinulle vankan lähtökohdan ja auttavat varmistamaan, että et jätä mitään tärkeätä tietoa.



Miksi sinun pitäisi ensinnäkin dokumentoida toimiston menettelyt? Toisin sanoen, miksi sinun on luotava toimiston toimintakäsikirja?

Pro-Tip: Jos olet etätyöntekijä tai osa tiimiä etätyöntekijöiden kanssa ja etsit tehokasta tapaa pysyä yhteydessä, suosittelemme kirjautumista ulos Nextiva . Täydellisesti nykyaikaiselle hajautetulle työvoimalle suunniteltu Nextivan Voice over Internet Protocol (VoIP) -tekniikka antaa työntekijöillesi mahdollisuuden soittaa selkeästi mistä tahansa paikasta tietokoneella tai puhelimella.

Erinomainen kysymys. Terve järki ehdottaa, että toimenpidekäsikirjat ovat yleensä hyvä idea, mutta toimiston menettelykäsikirjan luomisesta on myös useita erityisiä etuja:



  • Jos lähdet lomalle, kuka tahansa voi käyttää käsikirjaa tärkeiden tehtäviesi suorittamiseen. Opas auttaa stand-ins -käyttäjiäsi tekemään mitä on tehtävä, ja tuo sinulle myös mielenrauhan, koska tiedät, että työsi on katettu ja myös oikein peitetty. kirjoitit loppujen lopuksi käsikirjan!
  • Jos sinun on lisättävä uusi työntekijä, voit toimittaa uudelle rekrytoidulle kopiot käsikirjasta. Pystyt selittämään kaikki prosessit ja menettelyt helposti uuden työntekijän seuratessa, koska kaikki kuvataan selkeästi käsikirjassa.
  • Jos sinun on selitettävä tehtäviäsi ja prosessejasi johdolle, sinulla on hyvin dokumentoitu tili kaikista tärkeimmistä prosesseistasi ja tehtävistäsi kätevästi käden ulottuvilla.
  • Jos jätät koskaan nykyisen työpaikkasi, sinun ei tarvitse ryöstää tallentamaan kaikkia prosesseja ennen lähtöä. On hyödyllistä myös korvaavalle henkilölle ja koko yritykselle, että sinulla on viiteopas, jota ei ole koottu nopeasti.

SN_SwagBox_banner

Alla olevat mallit ja vinkit auttavat Office Manageria ja Executive Assistantia dokumentoimaan ja jakamaan kokeilut ja todelliset työprosessit.

(PS - Liity yksityiseen FB-ryhmäämme yksinomaan Avustajat tai Toimistopäälliköt . Se on yhteisöyhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä roolissasi kohtaamistasi monista haasteista.)



Office-menettelyjen käsikirjan parhaat käytännöt

Tässä on kaikki mitä tarvitset tehokkaan toimisto-ohjeiden mallin luomiseen.

Office-menettelyjen käsikirjan parhaat käytännöt

  1. S kirjoita käsikirjasi ääriviivoilla. Patricia Robbin mukaan , kirjoittaja Nauraa aina työhön: selviytymisblogi tämän päivän hallinnolliselle avustajalle , 'Sinun tulisi järjestää tehtävänsä loogisessa muodossa sisällysluetteloon, jotta voit kartoittaa kuinka haluat sijoittaa jokaisen kohteen. Kun sisällysluettelo on valmis, voit palata takaisin ja täyttää tiedot. '
  2. Käytä työnkuvaa ja äskettäisten arvostelujen asiakirjoja vedäksesi ydinvastuut. Käsikirjasi tulee sisältää vaiheittaiset ohjeet siitä, miten kukin näistä ydinvastuista suoritetaan.
  3. Erota kaikki dokumentoitavat käytännöt kaikista dokumentoitavista menettelyistä. Mukaan Compliance Bridge , 'Käytäntö määrittelee joukon sääntöjä, kuten työpaikkakäyttäytyminen, kun taas menettelyssä määritellään vaiheet, jotka sinun tulisi suorittaa uuden työntekijän aluksella.' Kun haluat jonkun tietävän miksi teet jotain, luo ja tallenna käytäntö. Kun haluat jonkun tietävän kuinka tehdä jotain, luo ja tallenna menettely.
  4. Kirjoita käyttöohje selkeällä ja ytimekkäällä kielellä. Salattu menettelyohje on käytännössä hyödytön. Tässä on uusi toimiston sananlasku sinulle: Menettelyohje, jota kukaan ei voi ymmärtää, ei tee kenellekään mitään hyvää.
  5. Sisällytä otsikot ja luettelomerkit. Sen lisäksi, että kirjoitat menettelyt selkeällä kielellä, kutsu tärkeät aiheet ja takeamitat käyttämällä lihavoituja otsikoita, luettelomerkkejä, taulukoita ja muita visuaaliset elementit jotka hajottavat tekstilohkot. Tämä auttaa ketään ohittamaan käsikirjan ja siirtymään asiaankuuluviin osiin.
  6. Sisällytä prosessin omistavan henkilön yhteystiedot , todennäköisesti itse. Tämä auttaa kaikkia käsikirjaa käyttäviä tietämään, kenen puoleen voi ottaa yhteyttä, jos heillä on kysyttävää.
  7. Vahvista käyttöopas. Anna käsikirjan lukea henkilölle, jolla ei ole aavistustakaan. Kun kumppanisi on lukenut käyttöohjeen, pyydä häntä käymään läpi leikkiä siitä, mitä hän tekisi kulloinkin. Jos hän törmää, se on todennäköisesti vika manuaalisessa kirjoituksessa tai rakenteessa.
  8. Tee käyttöoppaasta haettava PDF-tiedosto. Tämä antaa ihmisille mahdollisuuden etsiä paljon hienostuneemmin kuin he voivat saavuttaa käyttämällä vain silmämunaansa luodaksesi luotisi ja otsikkosi riippumatta siitä, kuinka hyvin he ovat järjestäytyneitä.
  9. Sisällytä käsikirjan luomispäivä ja päivitys viimeksi. Tämä auttaa käyttäjiä varmistamaan, että he saavat ajankohtaista tietoa.
  10. Tarjoa joustavuutta ja vaihtoehtoja jokaiselle toimenpiteelle. Mukaan yksi politiikan kirjoittamisen opas 'Jos mahdollista, menettelyjen tulisi tarjota käyttäjälle vaihtoehtoja. Tarpeettoman rajoittavat menettelyt voivat rajoittaa niiden hyödyllisyyttä. ' Joissakin tapauksissa käyttöohjetta käyttävät ihmiset vain 'täyttävät' eivätkä välttämättä omistaudu vakaasti sääntöjen noudattamiseen T: lle. Jos he kohtaavat jotain, mistä he eivät todellakaan halua tehdä, niin he eivät ehkä vain tee se.
  11. Välttää mukaan lukien tiedot se saattaa vanhentua pian. Esimerkiksi, jos menettelyyn kuuluu yhteistyö jonkun yrityksen kanssa, voit yksinkertaisesti käyttää tehtävän otsikkoa henkilön nimen sijaan. Kun ihmiset poistuvat yrityksestä, opas pysyy hyödyllisenä.
  12. Sisällytä konteksti tarvittaessa. Määritä kaikki termit, jotka saattavat tuntua kantaasi koskevilta ammattikieleiltä, ​​tai selventää menettelytapoja, joiden ymmärtäminen saattaa edellyttää jonkinlaista asiayhteyttä. Voit esimerkiksi viitata yrityksen vuosikertomukseen nimellä 'Vuosikertomus'. Muista kutsua sitä yrityksen vuosikertomukseksi, jos mainitset sen missä tahansa menettelyssä. Jos joku tarkistaa menettelyä, hän voi aliarvioida 'vuotuisen' merkityksen ja tehdä pikavalintoja, jos hän ei tiedä tarkalleen, mikä se on.
  13. Luo päivityssuunnitelma ja kalenteri. Toimistotoimintojen käsikirja ei ole staattinen asiakirja, ja se tarvitsee elpymistä niin usein. Sinun on huolehdittava siitä, jotta se pysyy toimintakunnossa.
  14. Sisällytä organisaatioiden kaaviot osastoista ja sijainnit yrityksessäsi varmistaaksesi, että manuaaliset lukijat voivat yhdistää pisteet.
  15. Järjestä menettelyt ja tehtävät taajuuden mukaan. Tee selväksi, onko toimenpide kertaluonteinen vai toistuva päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen tehtävä.
  16. Sisällytä kuinka paljon aikaa kukin toimenpide todennäköisesti vie. Tämä hallitsee käyttäjien odotuksia ja auttaa heitä jakamaan aikaa tehokkaasti.
  17. Patricia Robb suosittelee myös tarkistuslistojen sisällyttämistä auttaa manuaalisia käyttäjiä varmistamaan, että he suorittavat kaikki kriittiset toimenpiteet.

Office-menettelyjen manuaaliset mallit

Työskentely toimiston menettelyjen käsikirjan mallilla

Käytä tätä mallia niin monta kertaa kuin tarvitset kattamaan kaikki olennaiset tehtävät.

Sisällytä alla olevat tiedot hahmotellaksesi yhden tehtävän menettelytavat menettelyohjeeseesi.

  • Tehtävä:
  • Vaadittu aika:
  • Osastot:
  • Mukana olevat tehtävät:
  • Miksi teemme sen:
  • Kun teemme sen:
    • Päivittäin:
    • Viikoittain:
    • Kuukausittain:
    • Vuosittain:
  • Kuinka me teemme sen:
    • Vaihe 1:
    • Vaihe 2:
    • Vaihe 3:
    • Vaihe 4:
    • Vaihe 5:
  • Avaintuote / valmistumismerkki:

Esimerkkejä toimisto-ohjeista

Office Procedures Manual -malli

Toimistosi toimintakäsikirja koostuu todennäköisesti joukosta tehtäviä, joista osa liittyy ja toiset täysin erillään. Ryhmittele tehtävät tietysti yhdessä. Sisällytä viivat tai vuokaaviot osoittamaan tehtävien välistä yhteyttä.

Esimerkki 1:

  • Tehtävä: Ota luettelo toimiston välipala-asema
  • Vaadittu aika: Noin 15 minuuttia
  • Osastot: N / A; kaikki nauttivat välipaloista, mutta Office Manager on ainoa henkilö, joka vastaa välipalojen tilaamisesta ja inventaariosta
  • Mukana olevat tehtävät: N / A; tämä on yksin keikka
  • Miksi teemme sen: Varmistaaksemme, että välipalamäärämme vastaavat todellisia mieltymyksiä ja kulutusta toimistossa.
  • Kun teemme sen:
    • Päivittäin: Kaksi kertaa, ensimmäinen asia aamulla ja viimeinen asia illalla.
  • Kuinka me teemme sen:
    • Vaihe 1: Laske välipalat.
    • Vaihe 2: Kirjaa kokonaismäärät.
    • Vaihe 3: Tallenna määrät jokaisesta välipalasta.
    • Vaihe 4: Varastoi välipalat päivän lopun vierailun aikana.
    • Vaihe 5: Tee tilauksia tarvittaessa.
  • Avaintuote / valmistumismerkki: Varastoitu välipalaasema.

SN_SwagBox_banner

Matkan varaaminen

Esimerkki 2:

  • Tehtävä: Luo reitti johtoryhmän kokoukseen
  • Vaadittu aika: 30 minuuttia
  • Osastot: N / A; johtajat jokaisesta osastosta ovat mukana komiteassa, mutta matkareittien luomiseen osallistuu vain hallintoryhmä.
  • Mukana olevat tehtävät: Jokaisen pääosaston päällikön avustajien on lisättävä matkareitit ja tarkistettava lopullinen reitti ja allekirjoitettava se.
  • Miksi teemme sen: Reitti on keskeinen jokaisen johtoryhmän kokouksen onnistumisen kannalta. Johtajat ottavat matkasuunnitelman vakavasti ja käyttävät sitä suunnitellakseen keskustelupisteitä, esityksiä ja muuta.
  • Kun teemme sen:
    • Päivittäin: Vaikka kokous tapahtuu vain kerran viikossa, reittisuunnitteluprosessi kestää useita päiviä ja alkaa kauan ennen kokousta edeltävää päivää. Tee muutama kohde päivittäin, jotta reittien luominen on mahdollisimman nopeaa ja helppoa.
  • Kuinka me teemme sen:
    • Vaihe 1: Lähetä muille osaston johtajille avustajat saadaksesi reittipisteet.
    • Vaihe 2: Luo ensimmäinen luonnos matkasuunnitelmasta käyttämällä muita EA: ta.
    • Vaihe 3: Lähetä reittisuunnitelma muille EA: lle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.
    • Vaihe 4: Integroi palaute ja kiillota lopullinen reitti.
    • Vaihe 5: Lähetä matkareitti kaikille kokouksen osallistujille.
  • Avaintuote / valmistumismerkki: Reitti jaetaan kaikille kokouksen osallistujille vähintään päivää ennen kokousta (tiistaina).

Liikematka

Esimerkki 3:

  • Tehtävä: Luo johtajan liikematkareitti.
  • Vaadittu aika: 1-2 tuntia
  • Osastot: N / A
  • Mukana olevat tehtävät: N / A
  • Miksi teemme sen: Reittisuunnitelmat ovat keskeisiä johtajan liikematkasuunnitelmien onnistumiselle.
  • Kun teemme sen:
    • Tarvittaessa: Tiedät, että sinun on luotava matkareitti, kun johtajalla on matka.
  • Kuinka me teemme sen:
    • Vaihe 1: Pyydä matkatiedot ja vahvistukset tarvittaessa.
    • Vaihe 2: Täytä tavallinen matkareittimalli tietylle matkatyypille.
    • Vaihe 3: Lähetä matkareitti toimeenpanovallalle.
  • Avaintuote / valmistumismerkki: Executive: lla on matkareitti vähintään viikkoa ennen lähtöpäivää.

Oletko koskaan luonut toimiston toimintakäsikirjan? Mitkä vinkit, temput ja parhaat käytännöt pitivät sinut raiteilla? Jaa kokemuksesi alla olevissa kommenteissa.

(PS - Liity yksityiseen FB-ryhmäämme yksinomaan Avustajat tai Toimistopäälliköt . Se on yhteisöyhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä roolissasi kohtaamistasi monista haasteista.)

nauraa pelle -jaksolle

Office-ohjeet:

36 toimistosisustusideota inspiroimaan tiimisi parasta työtä

25 eeppistä toimistojuhlat-ideaa, jotka saavat kaikki kuuntelemaan viikkoja

19 Kickass Office -organisaatioideoita maksimaaliseen tuottavuuteen

25 Creative Officen ilmoitustaulun ideoita, jotka todella lukevat

101 hauskaa toimistopeliä ja toimintaa, jotka tekevät työstä mahtavaa

15 Creative Office Layout -ideaa, joka saa ihmiset erittäin innostumaan

7 hauskaa toimiston syntymäpäiväideota, jotka ovat yhtä helppoja kuin Pie

Työpaikkatapahtumakalenteri: Toimistotapahtumat joka vuosi

Annoimme toimistolemmikoille vapaat työpaikat - näin se teki toimistostamme paremman

Suunnitteletko Office Move -ohjelmaa? Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää

Kuinka tuoda aito käynnistysääni mihin tahansa toimistoon

Lopullinen opas Office-arkistointijärjestelmän järjestämiseen

18 lomajuhlaideaa, joista on suurta hauskaa pienille yrityksille

Kuinka tehdä seuraava yrityksesi retki unohtumattomaksi

Ainoa yritystapahtumien suunnittelun tarkistuslista, jota tarvitset

Moderni opas (vastuulliseen) juomiseen työssä

7 luovaa tapaa tehdä muistettavia uusia työntekijäilmoituksia

21 hilpeää toimisto-kepposta, jotka (toivottavasti) eivät saa sinut palamaan

17 Company Swag -ideaa Työntekijät todella haluavat

A-Z-huijaussivusi parhaan neuvottelupalvelupalvelun valitsemiseksi

Täydellinen opas menestyvään yrityksen uutiskirjeeseen [malleilla]

Kuinka heittää yritysretriitti, josta kaikki raveilevat