Tuottavan henkilökohtaisen kokouksen pitäminen: vinkkejä, esityslistaa ja virheitä, joita on vältettävä

miten ajaa-tuottavaa-yksi-yksi-kokousta

Jos sinulla on ollut pomo, joka ei usko säännöllisiin henkilökohtaisiin kokouksiin, seuraavat tekosyöt kuulostavat todennäköisesti melko tutuilta:



'Se on paljon aikaa kalenterissani. En vain voi sitoutua siihen joka viikko. '

'En ole mikromanageri. Tiimini pystyy hallitsemaan itseään. '

'Jos tiimini tarvitsee minua, he tietävät, kuinka tavoittaa minut.'



Tämän ajattelutavan ongelmana on, että se menettää asian täysin.

Yksittäisten tapaamisen hylkääminen tapahtuu tekemällä se omalla vastuullasi. Kuten alla esitämme, näillä kokouksilla on useita kriittisesti tärkeitä toimintoja, joista vähäisimpänä on asettaa joukkueesi menestykseen ja voittaa haasteet ennen kuin niistä tulee täysin puhjennut ongelmat.

Puhumattakaan siitä, että jos tiimisi on tekemisissä kanssasi vain kriisin aikana, roolistasi tulee pikemminkin reaktiivinen kuin ennakoiva.



red dead redemption 2 arthur kuolee

Tietojemme mukaan johtajat, jotka aliarvioivat DR: n merkityksen, ovat valitettavasti melko yleisiä.

State of Company Culture -raportissamme - perusteellinen tutkimus yrityskulttuureista laaja-alaisilta toimialoilta kaikkialla Yhdysvalloissa - yli 60% vastaajista sanoi, että he eivät saaneet palautetta johtajalta viikoittain.

Ja se on sääli, koska tavalliset henkilökohtaiset henkilöt ovat parhaita työkaluja minkä tahansa johtajan ohjelmistossa.

Tästä syystä.

Yksittäisten tapaus

Liiketoiminnassa sanominen kokousten imemisestä on eräänlainen kuin sanominen, että vesi on märkä tai taivas on sininen. Kukaan ei tule kiistelemään kanssasi.

Mutta yleinen halveksuntamme kokouskohdista leimautti myös henkilökohtaisen tai 'suoran raportin' (DR) kokouksen. Tämän seurauksena useimmat meistä laiminlyövät tämän tärkeän hallintatyökalun.

upeita johtajia

Ollakseni oikeudenmukainen, sitoutuminen 30 minuutin (tai pidempään) tapaamiseen kaikkien suorien raporttien kanssa voi viedä paljon arvokasta kalenterikiinteistöä. Joten mikä tekee yksi kerrallaan sen arvoista?

Hauska sinun pitäisi kysyä ...

Ne säästävät aikaa

Se voi tuntua epäluuloiselta, mutta se on totta. Pysyvä tapaaminen pomosi kanssa tai suora raportti auttavat sinua ratkaisemaan ongelmat niiden syntyessä tai - mikä vielä parempaa - pääsemään eteenpäin ennen kuin ne alkavat.

He luovat palautesilmukan

Säännöllinen kokous auttaa luomaan vuoropuhelun sinun ja suoran raporttisi välillä, joka tarjoaa kriittistä tietoa tiimisi hallintaan. Tiimin jäsen oppii, missä heidän on keskityttävä, ja vastaavasti johtaja voi myös säätää strategiaa työntekijän panoksen perusteella.

Ne auttavat työntekijöitä priorisoimaan

Tiimisi aika on rajallinen resurssi - ei eroa muista hallinnoimistasi resursseista, kuten budjetista.

onnelliset myyjät myyvät enemmän

Aivan kuten sinun on tehtävä valintoja budjetin sijoittamiseksi, sinun on asetettava etusijalle, miten työntekijät sijoittavat aikaansa. Johtajana on sinun tehtäväsi auttaa suoria raporttejasi määrittämään korkeimmat vipuvaikutukset ja kohdentamaan heidän työnsä vastaavasti.

Ne auttavat työntekijöitä seuraamaan tavoitteita

Joillekin työntekijöille se on kaikki puut eikä metsää.

Toisin sanoen työntekijöiden on helppo takertua päivittäisen suorituksen yksityiskohtiin. Henkilökohtaiset kokoukset ovat hienoja ottaa askel taaksepäin ja varmistaa, että heidän ponnistelunsa muodostavat suuremman kokonaisuuden.

Ne tarjoavat mahdollisuuden kasvuun ja oppimiseen

Haastamalla esiin sinä ja suora raporttisi voitte yhdessä suunnitella strategioita niiden voittamiseksi ja lisätä hänen taitojaan prosessissa. On myös hyvä varata aikaa ammatilliseen kehitykseen (tai omistaa koko istunto), kriittinen osa työntekijän sitoutumista .

Ne auttavat säilyttämisessä

Kasvumahdollisuudet, viestintä ja seuranta korkeammille tavoitteille ovat kaikki tapoja asettaa joukkueesi menestykseen, mikä on suuri tekijä työntekijöiden säilyttäminen .

Mutta sen lisäksi yksi suurimmista eduista on, että nämä kokoukset auttavat yksinkertaisesti osoittamaan, että välität.

Asettamalla kokouksen etusijalle sanot, että he ovat prioriteettia, ja muistutat suoraa mietintöäsi siitä, että olet siellä heidän tuestaan.

Tämä tunne auttaa luomaan entistä omistautuneemman, sitoutuneemman joukkueen, joka on todennäköisesti kiinni pitkällä matkalla.

DR: n taide

Nyt kun olemme kaikki yhtä mieltä siitä, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat mehiläisen polvet, on syytä huomata, että ne ovat tehokkaita VAIN, jos hoidat ne oikein.

Koska eri tiimeillä on erilaiset tarpeet, olemme pyytäneet viisaita neuvoja kolmelta erilliseltä esimiehetyypiltä - myyntipäällikkö, johtaja ja C-tason johtaja - auttamaan sinua pitämään parempia henkilökohtaisia.

laura-headshot brendan-headshot Ryan-headshot

Tässä on heidän sanottavanaan.

Laura - myyntipäällikkö

Laura on Dcbeacon -yrityksen myyntipäällikkö, joka valvoo jatkuvasti tähtien myyntitilien johtajia, jotka tunnetaan nimellä 'The Wolf Pack'. Tässä ovat hänen tärkeimmät vinkit tappaja henkilökohtaisten pitämiseen.

Johdonmukaisuus

Yksi parhaista asioista, joita voit tehdä, on pitää kiinni sitoumuksestasi kalenterissasi.

laura-headshot'Viikoittaiset kokoukset, jotka on suunniteltu samaan aikaan, sade tai paisto, antavat molemmille osapuolille mahdollisuuden valmistautua kysymyksiin molemmilta puolilta ja mahdollistavat aivoriihiä.'

Yksittäisten säännöllisyys mahdollistaa syvemmän oivalluksen ja jäsennellyn keskustelun kuin jos hänen edustajansa nappaisivat vain 5-10 minuuttia ajastaan ​​päivällä.

Keskity

Lauran mukaan on tärkeää pitää mielessä, mitä yksi-yksi EI OLE. Niiden ei ole tarkoitus olla laajoja tilapäivityksiä. Loppujen lopuksi on olemassa tehokkaampia tapoja seurata mittareita. Sen sijaan henkilökohtaisten tulisi olla syvällisiä muutamiin erityiskysymyksiin.

Tämä tarkoittaa, että valmistautuminen ja keskittyminen ovat ensiarvoisen tärkeitä.

laura-headshot”Valmistautuminen ja yrittämättä tehdä liikaa on avain henkilökohtaisen hyödyntämiseen.

Yritän keskittyä vain kouralliseen opppiin kysyäkseni edustajiltani (verrattuna koko putkistoon), joten meillä on tarpeeksi aikaa edetä jokaisessa. '

Muoto

Laura kannattaa puolen tunnin jaksoa, joka on jaettu kolmeen osaan, jotka ovat suunnilleen yhtä aikaa - mittarit, putki ja strategia.

Henkilökohtainen ote

laura-headshot'On myös tärkeää käyttää viikoittain yksi kerrallaan lähtöselvityksenä.

On hyödyllistä yhdistää ja tuntea pohja heidän tunteisiinsa, ennen kuin pääsemme mihin tahansa metriseen ohjaamaan keskusteluun. '

Suurin vältettävissä oleva virhe - monoliittinen lähestymistapa

Laura varoittaa, että yksi koko sopii -lähestymistapa on jotain, jota on vältettävä yksi kerrallaan.

laura-headshot”Jokaisella edustajalla on erilaiset vahvuudet ja kyvyt.

On tärkeää tunnistaa heidät johtajaksi, jotta voit hyödyntää heitä ja tukea heitä kaikilla alueilla, jotka aiheuttavat pullonkaulaa. '

Brendan - Jäsenten menestysjohtaja

Brendan johtaa Dcbeacon: n jäsenten menestystiimissä kuuden hengen ryhmää, johon kuuluu johtajia ja yksittäisiä avustajia. Hän tapaa jokaisen heistä vähintään kerran viikossa. Tässä ovat hänen parhaat käytännöt.

Anna suoran raportin omistajuus

On vaikea erottaa Brendanin henkilökohtainen johtajuudesta - palvelija-johtajamalli, jota Brendan kuvailee tavaramerkkihuumorilla.

brendan-headshot'Kerron kaikille edustajilleni saman asian, että työni voidaan tiivistää linjalla, jonka Bono antoi Bruce Springsteenin Rock and Roll Hall of Fame -esittelyseremoniassa. He kutsuvat häntä pomoksi, mutta hän työskentelee meille. ”

Henkilökohtaisesti tämä tarkoittaa, että hän on siellä ensisijaisesti vastaamaan heidän huolenaiheisiinsa ja tarjoamaan tukea.

Tämä tarkoittaa myös sitä, että suoran mietinnön tehtävä on asettaa esityslista. Vaikka Brendan on valmistautunut tuntemaan syvällisesti suorituskykymittarit, painopiste on aina heidän tarpeissaan.

Muoto

Brendanilla on kuusi DR: tä viikossa ja rajoittaa ne joko 30 minuuttiin tai tuntiin sijainnin perusteella. Mutta ne alkavat ja päättyvät aina samalla tavalla.

brendan-headshot'Aloitan aina kysymällä' miltä sinusta tuntuu? 'Ja lopuksi kysymällä' Voinko tehdä mitään muuta sinulle? ''

Brendanin mukaan ensimmäinen kysymys auttaa häntä ohjaamaan keskustelua. Jos edustaja on huolestunut jostakin, se kertoo hänelle, mihin ensin keskittyä. Viimeinen kysymys auttaa vahvistamaan Brendanin roolia palvelijajohtajana sekä tarjoamaan lisätukea, kun toimintokohteet on hahmoteltu.

Suurin vältettävä virhe - ei seurata

Brendanin mukaan ainoa tapa varmistaa, että nämä istunnot ovat arvokkaita, on muuta keskustelusi toiminnaksi .

brendan-headshot'On erittäin tärkeää seurata asioita, joista keskusteltiin yksi kerrallaan.

Muista tarkistaa tietyn keskustellun alueen edistyminen ja viitata parannuksiin tai vastaavaan käyttäytymiseen. '

Tämä vaatimus menee molempiin suuntiin:

brendan-headshot'Jos sinulla on pyyntö, että sinun on seurattava heitä, sinulla on parempi vastaus tai selitys. Henkilökohtainen on kehittää luottamusta molempien osapuolten välillä ja sinun on myös tehtävä oma osasi.

Kuten Pomo sanoo, 'Kaksi sydäntä saa työn aikaan.' '

Ryan - toimitusjohtaja ja varatoimitusjohtaja

Ryan on Dcbeacon: n presidentti ja varatoimitusjohtaja. Hän tapaa yrityksen kaikki osastopäälliköt, enimmäkseen varapuheenjohtajan ja johtajatason työntekijät. Tässä on hänen neuvonsa C-tason toimeenpanijalle.

Aseta suorat raportit onnistumiseksi

Ryanin mielestä suorien raporttien tarjoamisen heidän tarvitsemansa tuen pitäisi olla ensisijainen tavoite kaikissa henkilökohtaisissa kokouksissa.

missä arthur morgan kuoli

Ryan-headshot'Ylin syy pitää henkilökohtaisia ​​kokouksia on varmistaa, että jokainen tiimini jäsen tuntee olevansa kykenevä saavuttamaan tavoitteensa ja pelisuunnitelman olevan menestyvä.

Kenenkään joukkueen jäsenen ei tule tuntea pyörivänsä pyöriä tai veden alla. Tämä on tilaisuus varmistaa, että heillä on suunnitelma, jonka he voivat olla varmoja saavuttaakseen, ja hyvä suunta eteenpäin - täydellä tuellani. '

Sovi esityslistasta

Sen sijaan, että Ryan vaatisi suorien raporttien saapumista kokoukseen keskustelupisteiden kanssa, Ryan pitää tärkeänä sopia esityslistasta etukäteen. Varmistaakseen, että näin tapahtuu, hänen on tiiminsä lähetettävä hänelle tärkeimmät rivinsä etukäteen, jotta hän voi varmistaa, että heidän kokouksensa keskittyy juuri oikeisiin asioihin.

Ryan-headshot'Pyydän, että suorassa mietinnössäni esitettäisiin minulle esityslista ennen kokousta, jotta voin valmistautua parhaiten auttamaan heidän ongelmiensa ratkaisemisessa tai vastausten antamisessa heidän kysymyksiinsä.

Lähetän joskus esityslistan takaisin lisäkysymyksillä, jotka ovat mielestäni tärkeitä meille. '

Se voi viedä hieman edestakaisin, mutta tämä harjoitus auttaa sinua keskittymään tärkeimpiin kohteisiin ja maksimoimaan aikaa yhdessä.

Kuuntele ja esitä kysymyksiä

Ryanille on tärkeää muistaa, että suorat raporttisi tietävät enemmän kohtaamistaan ​​haasteista kuin sinä, koska he elävät ja hengittävät heitä. Tästä syystä on parasta kuunnella heidän sanojaan.

Ryan-headshot'Älä oleta, että tiedät kaiken, mitä on tekeillä tai mitä heillä on tai ei ole jo tehty tiettyyn aiheeseen tai aiheeseen liittyen.

Anna heille tilaisuus olla ajattelija ja löytää tapoja saavuttaa tavoitteensa onnistuneemmin. '

Aseistettuna kaikilla tiedoilla voit nyt siirtyä eteenpäin yhdessä kohti ratkaisua.

Työnnä joukkueesi kasvamaan

Toinen vähemmän ilmeinen henkilökohtaisten etu on niiden tarjoamat kasvumahdollisuudet. Koska tarkastelet jatkuvasti haasteita, mahdollisuuksia ei ole koskaan niukasti.

Ryan-headshot'Toinen tärkein syy henkilökohtaisiin tapaamisiin on ajaa tiimiäni ajattelemaan ruudun ulkopuolelle ja todella pyrkimään saavuttamaan tavoitteet ja ylittämään ne.'

Ryan suhtautuu sokraattisesti lähestymistapaansa joukkueensa kasvuun. Sen sijaan, että hän vastaisi, hän saa suorat raporttinsa syvemmälle esittämällä teräviä kysymyksiä.

Ryan-headshot”Käytän tätä aikaa heidän kanssaan kysyäksesi koettelemuksia ja saamaan heidät näkemään asioita, joita he eivät ehkä ole nähneet itse.

Minulla ei ole oikea aika tulla kaikkien ideoiden kanssa - se on pikemminkin tapa käyttää keskustelua oppaana löytääksemme parempia ja innovatiivisempia ratkaisuja. '

Suurin virhe, jota on vältettävä - älä oleta, että tiedät paremmin

Koska Ryanin ensisijainen tehtävä näissä kokouksissa on tarjota tukea, jonka hänen suorat raporttinsa tarvitsevat ongelmien ratkaisemiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi, suurin virhe, jonka hän näkee johtajien toimivan, on kuin heillä olisi aina oikeat vastaukset.

Ryan-headshot'Liian usein johtajat yrittävät olla' älykkäin henkilö huoneessa 'ja yksinkertaisesti antaa omat vastauksensa tai ratkaisunsa sen sijaan, että sitouttaisivat toisen henkilön auttamaan häntä keksimään vastauksen tai ratkaisun eteenpäin siirtymiseen.

Tehtäväni mukaan työskentelen varapuheenjohtajaryhmän kanssa, jotka ovat todellisia asiantuntijoita - en minä. He osaavat johtaa omaa tiimiään tai osastoa.

Arvo, jonka voin useimmiten tarjota, on parhaiten ymmärtää, mitkä esteet estävät heitä saavuttamasta tavoitteitaan. '

Esimerkki henkilökohtaisesta esityslistasta

Kuten näette, henkilökohtaisten käytäntöjen parhaat käytännöt voivat vaihdella tilanteesta riippuen, mutta yleisiä ketjuja on vain vähän. Tässä on mallipohjan esityslista 30 minuutin kokouksen perusteista. Voit vapaasti muokata sitä tarpeidesi mukaan.

30 minuuttia yhteensä

1. Henkilökohtainen sisäänkirjautuminen (~ 2 minuuttia)
Aloita arvioimalla kuinka viikko suoriutuu suorasta raportistasi. Ovatko he stressaantuneita? Innoissaan? Varovainen? Kysymys, kuten 'miltä sinusta tuntuu?' on loistava tapa auttaa ohjaamaan seuraavaa keskustelua.

2. Topline-kohteet (~ 20 minuuttia)
Pyydä suoraa raporttiasi laatimaan kolme keskusteltavaa aihetta. Nämä ovat asioita, joihin he tarvitsevat apua tai jotka sinun on punnittava.

Tämä on tilaisuutesi aivoriihiin, vianetsintään ja keksiä ratkaisuja heidän kohtaamiinsa ongelmiin. Muista, että sinun tehtäväsi on auttaa heitä poistamaan esteitä, jotka estävät heidän etenemistä.

Tämä ei tarkoita vastausten antamista heille. Usein se kuuntelee ja esittää teräviä kysymyksiä, jotka auttavat suoraa raporttiasi löytämään oikean ratkaisun.

3. Viikon tavoitteiden saavuttaminen / tärkeät tulokset (~ 5 minuuttia)
Nyt on tilaisuutesi tarkistaa lyhyesti, kuinka suorat raporttisi vastaavat tavoitteitasi, ja varmista, että he tietävät tarkalleen, miten he aikovat edistyä ensi viikolla. Auta heitä tunnistamaan ja asettamaan tärkeysjärjestykseen kolme suurinta vipuvaikutusta. Tämä aika on myös mahdollisuus muistuttaa heitä ottamaan askel taaksepäin ja kartoittamaan laajempaa kuvaa.

4. Toimintokohteet (~ 2 minuuttia)
Kun tie eteenpäin on selvä, nyt on aika määrittää toimintokohteita ja asettaa määräajat. Varmista, että olet selkeästi vastuussa, ei saa olla epäselvyyksiä.

5. Kysy: 'Kuinka muuta voin auttaa sinua?' (~ 1 minuutti)
Käytä lopuksi hetki ja kysy tämä yksinkertainen kysymys. Näin varmistat, että annat aina suoralle raportillesi kaiken tarvittavan tuen menestykseen.

Kuinka saat parhaan hyödyn henkilökohtaisista tapaamistasi? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.

Työntekijöiden motivointi ja hallinta:

141 Inspiroivia ja motivoivia lainauksia työstä

21 järkyttävän tehokasta tapaa motivoida työntekijöitä

11 mielettömän tehokkaita ja motivoivia videoita tiimillesi

Millenniaalien hallinta työpaikalla: lopeta sen monimutkaisuus

17 oppituntia Eniten ensimmäisiä johtajia on vaikea tapa

14 välttämätöntä tiiminhallinnan taitoa ensi kertaa johtajille

Paranna tapaamiesi tuottavuutta näiden 26 Icebreaker-pelin avulla

45 mielettömän hauskaa tiiminrakennustoimintaa työhön

31 asiaa, jotka menestyvät ihmiset tekevät tuottavuuden lisäämiseksi työssä