Kuinka parhaat avustajat asettavat ja saavuttavat tavoitteensa

johtaja-avustaja-tavoitteiden asettaminen

Meiltä kysytään Executive Assistantin tavoitteiden asettamisesta paljon, molemmissa EA-yhteisöt ja jäsenemme, ja se on yllättävän kiistanalainen aihe. Se tulee yleensä esiin kahdella tavalla.



Se on joko -

Olen Executive Assistant. Pitäisikö minun alkaa ajatella tavoitteiden asettamista itselleni? Koskeeko tavoitteiden asettaminen edes minua? Miltä johtajaavustajien tavoitteet edes näyttävät?

Tai…



Auta! Pomoni pyysi minua asettamaan tavoitteet ensimmäistä kertaa, enkä tiedä mistä aloittaa. Mitkä ovat avustajan tavoitteet ?!

brad pittin legendat syksystä

Riippuen siitä, keneltä kysyt, EA: n tavoitteiden asettaminen on joko melko tärkeä, hyödyllinen harjoitus, mutta ei kriittinen, tai ... täydellinen ajanhukka.

Koska olemme työskennelleet läheisessä yhteistyössä niin monien johtavien avustajien kanssa, väitämme, että tavoitteiden asettaminen ei ole vain hyödyllinen tehtävä joillekin ylimmille avustajille, se on itse asiassa ratkaisevan tärkeää roolin menestymiselle.



(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Kuten olemme havainneet viimeisimmässä Avustajan tila -raportti , EA: n rooli on kasvanut tasaisesti. Nykyisten avustajien odotetaan olevan jatko heidän tukemilleen johtajille. Tämä tarkoittaa sitä, että hallinnollisten tehtävien, kuten kalentereiden, matkavarausten ja tapahtumien järjestämisen lisäksi monet valvovat toimintoja, jotka aiemmin olivat henkilöstö-, talous- tai toimintakysymyksiä. Me puhumme uusien työntekijöiden , IT-ongelmien ratkaiseminen, etujen hallinta ja jopa ohjata toimistokulttuuria. (Oletamme, että voit liittyä tähän.)

Avustajien odotetaan todennäköisesti tarjoavan myös korkean tason strategista neuvontaa ja löytävän uusia tapoja auttaa yritystä eteenpäin. Tämä saattaa tarkoittaa täytäntöönpanoa uusi teknologia tai prosessit, jotka lisäävät mitattavaa tehokkuutta tai vaikuttavat yrityksen tulokseen.

Siksi tavoitteiden asettaminen on niin tärkeää. Vastatakseen näihin kohonneisiin odotuksiin ja hoitamaan uusia toimintoja johtajien on avustettava jatkuvasti taitojaan ja tietojaan. Tavoitteiden asettaminen, erityisesti a tavoitteen asettamisen laskentataulukko , on täydellinen tapa selvittää johtajaavustajan tavoitteet ja varmistaa, että kasvatat jatkuvasti kykyjäsi ja jatkat lisäarvoa johtajalle ja viime kädessä yritykselle.

Tietysti päällikköavustajien tavoitteiden asettamisella on omat ainutlaatuiset haasteet.

Liza Goldberg - joka valvoo meitä Executive Assistant -yhteisöt ja on itse entinen EA - hajottaa sen näin:

liza-goldberg”Tavoitteiden asettaminen on erityisen vaikeaa johtajaavustajille, koska suuri osa työstä on reaktiivista. On vaikea suunnitella, kun et tiedä tarkalleen, mihin työskentelet. Toinen vaikea osa on tulossa uusille tavoitteille. Vaikka työ on dynaamista, joskus tuntuu myös tekevän samoja asioita päivittäin - aikatauluttamista, tapahtumien suunnittelua, järjestämistä jne. '

Osoittaaksemme meille tien olemme myös ottaneet apuamme ylimmän johtajan avustajan Valerie Gomezin. Valerie on kokenut yliassistentti, joka on toiminut hallinto- ja johtajaavustajan tehtävissä sellaisissa paikoissa kuin APD Texasissa, ja tukenut erilaisia ​​johto- ja henkilöstötoimintoja sekä suurissa että pienissä yrityksissä. Hän vastasi äskettäin tavoitteiden asettamisen haasteeseen omalla urallaan ja punnitsee parhaita oppituntejaan ja kokemuksiaan.

Ennen kuin perehdymme Executive Assistant -tavoitteiden asettamiseen, tarkastellaan ensin yleisiä tavoitteiden asettamisen parhaita käytäntöjä.

Tavoitteiden asettamisen parhaat käytännöt

tavoitteiden asettaminen itse

Aika todelliselle puheelle. Tavoitteiden asettaminen on vaikeaa. Otetaan esimerkiksi uudenvuodenlupaukset. Tutkimus kertoo meille, että vain 8% ihmisistä saavuttaa uudenvuoden tavoitteensa - eli 92% niistä asettaneista epäonnistuu eeppisesti. Ja se on noin 50 prosentilla väestöstä, joka asettaa heidät ensisijaisesti.

Mutta älä lannistu. Epäonnistuminen johtuu melkein aina tavoitteista, joilla ei ole järkeä, joita ei voida saavuttaa tai joiden saavuttamiseksi ei ole suunnitelmaa todella varmistaa.

Ja koska luet tätä viestiä, tätä EI tapahdu sinulle.

Riippumatta asemastasi, on olemassa kourallinen kokeiltuja ja todellisia tavoitteiden asettamisstrategioita, jotka lisäävät onnistumismahdollisuuksiasi.

VIHJE: Tehokkuusohjelmiston, kuten maanantai.com auttaa sinua hallitsemaan ja murskaamaan tavoitteitasi visuaalisesti! Monet EA: n valtiot Executive Assistant Facebook -ryhmässä suosittelevat tätä suosikkiresursseikseen kaiken tuottavuuden ja tavoitteiden asettamiseen.

Maanantai Gif

fallout 4 pikalukko uusille vegaaseille

1. Aseta teema

Osoita tavoitteesi yhteen suuntaan luomalla teema. Teema yhdistää eri tavoitteet ja varmistaa, että ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.

Teemasi voi olla 'Parempi sinä', 'Kulutettu aika' tai 'Yhteys'.

Teema 'Parempi sinä' voi innostaa tavoitteita ammatillisen kehityksen tai terveyden - tai molempien - ympärille. Samoin 'käytetty aika' voi auttaa sinua tulemaan tehokkaammaksi työssä, mutta se voi myös innostaa sinua pitämään laatua perheaikaa tai varata aikaa ystävyyssuhteisiin tai treffeihin.

2. Aseta enintään 5 maalia…

Yksi avain tavoitteidesi saavuttamiseen on tehdä niistä saavutettavissa. Se alkaa itsellesi asettamiesi tavoitteiden lukumäärästä. Et voi saavuttaa 25 korkean tason tavoitetta - tai edes 10. Suosittelemme, että aloitat alussa arvolla 5. Keskittyminen vain muutamaan tärkeään tavoitteeseen lisää huomattavasti onnistumisen todennäköisyyttä.

3.… Vähintään yksi tavoite jokaiselle elämänalueellesi

tavoitteiden asettaminen ylimmälle avustajille

Ammatilliset tavoitteet ovat valtavia, mutta elämäämme ei ole erotettu siististi siiloiksi. Kun henkilökohtainen elämä, terveys ja jopa henkisyys ovat hyvällä paikalla, asetamme itsemme myös ammatilliseen menestykseen. Kääntöpuoli on totta - kun terveytemme ja suhteemme ovat sekaisin, on paljon vaikeampaa menestyä työssä. Siksi on tärkeää, että asetat tavoitteita muutakin kuin vain työelämääsi.

Suosittelemme aloittamaan seuraavalla:

  • Ammatillinen - tavoitteet, jotka lisäävät taitojasi tai jotka vievät sinut kohti haluamasi palkan tai arvonimen
  • Ihmissuhteet - tavoitteet pysyä yhteydessä perheeseen ja ystäviin tai parantaa (tai aloittaa) romanttisia suhteita
  • Terveys - kuntoon, hyvinvointiin, ravitsemukseen ja mielenterveyteen liittyvät tavoitteet

Määritä teeman avulla ainakin tavoite kullakin näistä kolmesta alueesta. Voit myös haluta sisällyttää siihen hengellisyyden tai jopa luovuuden, jos nämä ovat tärkeitä yleisen täyttymyksesi kannalta.

Asia on, että kun työelämäsi ulkopuolella oleva alue ei ole haluamasi paikka, sillä on taipumus vaikuttaa myös työelämään. Varmista, että käsittelet kaikkia alueita, jotka ovat sinulle tärkeitä tavoitteissasi.

4. Liitä jokaiselle tavoitteelle miksi

Olet paljon todennäköisemmin seuraamaan läpi, jos sinulla on vahva syy työntää sinut eteenpäin. Kysy itseltäsi, miksi tämä tavoite on sinulle tärkeä? Se voi olla yhtä ylevää kuin halu elää tyydyttävämpää elämää tai tehdä tulevasta itsestäsi ylpeä, tai yhtä käytännöllinen kuin korottaa palkkasi, jotta voit matkustaa enemmän. Selvitä syyt, jotka motivoivat jokaista tavoitetta, ja kirjoita se muistiin.

5. Varmista, että tavoitteet ovat pakottavia

Viime kädessä nämä tavoitteet ovat sinun ja muiden eduksi. Jos et innostu ajattelemaan heitä, et toimi heidän mukaansa.

Tee suoliston tarkistus. Kysy, saavatko nämä tavoitteet halua nousta tunti aikaisemmin vai tuntuvatko ne tavallaan vetovoimaisilta? Vältätkö ajattelemasta tavoitteitasi, vai ovatko ne aina mielessä? Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua päättämään, ovatko tavoitteet riittävän vahvat.

6. Tee tavoitteistasi spesifiset ja mitattavat ja kiinnitä määräajat

Epäonnistumisen tai onnistumisen pitäisi olla ilmeistä. Itse asiassa sen pitäisi olla kyllä ​​tai ei.

Fitness tarjoaa hyvän esimerkin tästä:

'Haluan saada kunnon', ei ole hyvä tavoite.

'Haluan menettää 10 kiloa kolmessa kuukaudessa' tai 'Haluan juosta kuuden minuutin mailin kesäkuuhun mennessä' ovat parempia. Huomaa, että nämä tavoitteet ovat spesifisiä, mitattavissa ja niillä on aikataulu. Ne luovat selkeän vertailuarvon, ja onko helppo osua siihen, on helppo määrittää.

Samoin 'haluan saada parempaa työtäni', ei ole hyvä tavoite. 'Haluan ansaita ammattitodistuksen vuoden loppuun mennessä' on parempi.

'Haluan verkostoitua enemmän.' Ei hyvä.

beth- ja jerry -avioliittoneuvonta

'Haluan luoda yhden uuden ammatillisen yhteyden joka viikko kolmannelle vuosineljännekselle.' Nyt puhumme.

Saat idean.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

7. Kirjoita ne muistiin ja pidä ne näkyvissä

johtaja-avustaja-asettaminen-tavoitteet-tavoitteet

Kirjoita tavoitteesi (ja miksi) ytimekkäästi ja pidä ne näkyvissä. Elämä häiritsee sinua. Varmista, että tavoitteet ovat läsnä muistuttamaan sinua jatkuvasti.

Kirjoita tavoitteet post-itiin ja pidä ne työpöydän näytöllä. Lähetä ne peilillesi kotona. Ota kuvakaappaus heistä ja aseta ne puhelimen taustaksi. Joko niin, varmista, että he vaativat huomiota.

8. Kirjoita seuraava toimintavaihe jokaiselle seuraavalle tavoitteelle

Nyt kun tiedät tavoitteesi, tarvitset polun niiden saavuttamiseksi.

Ensimmäinen vaihe on aina vaikein. Selvitä mikä se on ja sitoutu ottamaan se. Aloita ensimmäisestä vaiheesta ja rakenna siitä.

9. Etsi vastuullisuuskumppani

joukkue-tavoitteiden asettaminen

Aivan kuten seuraat todennäköisemmin, kun tavoitteet ovat pakottavia, seuraat todennäköisemmin myös silloin, kun joku pitää sinua vastuullisena.

Muodosta pari jonkun kanssa ja kirjaudu sisään vähintään kerran kuukaudessa. Jaa tavoitteet konkreettisiksi vaiheiksi ja seuraa edistymistäsi niitä vastaan

Pääsääntöisesti kumppanisi ei pitäisi olla johtajasi ... ja ehkä ei puolisosi tai muu merkittävä henkilö. Luotettu kollega tai ystävä on parempi valinta. Sen pitäisi olla ikäisesi, johon luotat, mutta joka ei sokeroi asioita, kun tarvitset kovaa rakkautta.

natsi pikku poni

Edistyneitä tavoitteiden asettamisen vinkkejä ylimmille avustajille

johtaja-avustaja-tyttö-asettavat tavoitteet

Joten nämä ovat perusasiat, mutta kuten olemme maininneet, Executive Assistant -tavoitteiden asettaminen on hieman erilainen. On joitain ainutlaatuisia haasteita, jotka sinun on otettava huomioon.

Joten mitkä ovat nämä haasteet, ja miten otat ne huomioon?

Vastaamaan näihin kysymyksiin pyysimme omaa asiantuntija-avustajaamme Valerie Gomezia opastamaan, miten hän lähestyy tavoitteiden asettamista. Tapasimme myös meidän Executive Assistant Facebook -yhteisö tavoitteisiin, joihin he tällä hetkellä keskittyvät. Tässä on heidän sanottavanaan.

Johtajan avustajan tavoitteiden asettamisen haaste

Joten mitkä ovat nämä haasteet? Valerie kuvaa sitä näin -

Valerie-Gomez”Yksikään päivä ei ole sama. Se, mitä työskentelet, muuttuu jatkuvasti - se on melkein minuutti minuuttiin. Ja joskus sinun täytyy vain saada taika tapahtumaan. ”

Hänen mukaansa tämä tarkoittaa, että johtavien avustajien tulisi asettaa 'tavoitteet taitojen ja taktiikoiden ympärille, jotta voidaan käsitellä työn reaktiivista luonnetta'.

Keskity uusiin taitoihin ja tietoon

Executive Assistantina uusien taitojen ennakoiva hankkiminen on menestyksen kannalta kriittistä. Tärkeintä tässä on keskittyä muutamiin erityisiin taitoihin ja keinoihin niiden hankkimiseen

Tässä on muutama esimerkki meidän Executive Assistant -yhteisö :

  • Shari: 'Otan kirjoitustunteja hioakseni kirjoittamis- ja muokkauskykyjäni.'
  • Mariëtte: 'Tavoitteiden asettaminen WordPress-verkkosivustojen hallinnan, sähköpostimarkkinoinnin hallinnan (MailChimp, AWeber, Constant Contact jne.), Sosiaalisen median markkinoinnin hallinnan ja graafisen suunnittelun (ilmaisten ohjelmistojen, kuten Canva ja PicMonkey) ”
  • Monika asetti tavoitteeksi 'osallistua projektinhallintakurssille' tarkentaakseen kykyään pitää suuret tehtävät tiellä ja siirtyä eteenpäin. Voit käydä tällaisia ​​kursseja ja jopa ansaita sertifikaatteja paikallisissa korkeakouluissa.

Aloita havainnoinnista

Toinen ainutlaatuinen näkökohta Executive Assistant -roolissa on, että vaikka tuet aina ensisijaisesti johtajan tarpeita, sinulta odotetaan yhä enemmän lisäarvoa myös laajemmassa, strategisemmassa mielessä. Ennen kuin voit tehdä sen, sinun on tunnistettava parannusmahdollisuudet.

Valerie korostaa havainnoinnin roolia -

'Etsin usein vain alueita, joissa voimme parantaa, kuinka voimme parantaa asiakaskokemusta tai kokonaistoimistokokemusta toimistossa. Näin määritän monet tavoitteistani. Joten esimerkiksi on lennolle pääsyn prosessi . Huomasin, että parantamisen varaa oli - varsinkin uusille työntekijöille, voisimme olla virtaviivaisempia heidän kokemuksistaan, kun he kävelivät rakennuksessa ensimmäisenä päivänä. Joten asetin tavoitteeksi ehdottaa tiettyä määrää parannuksia henkilöstöhallintoon tiettyyn päivämäärään mennessä.

Suorita kulttuurinen lämpötilan tarkistus

joukkue-tavoitteiden asettaminen

Monissa toimistoissa avustajat vastaavat myös toimiston tunnelman tai kulttuurin ylläpitämisestä. Tavoitteiden asettaminen voi auttaa tässäkin, mutta tietäminen, mitkä tavoitteet asetetaan uudelleen, edellyttää tiimin kulttuuritarpeiden määrittämistä. Valerien mukaan kyynärpäiden hieromista työtovereiden kanssa ei voida korvata.

vuosikymmenen paras levy

'Kävellen vain lattiaa varmistaen, että tarkistan lämpötilan, mitä ihmiset tekevät ja mitä he tarvitsevat tunnelman suhteen. Useimmiten he kertovat sinulle, kun he tarvitsevat jotain, ja sinä voit kehittää tavoitteita sen perusteella. '

Esimerkkitavoite

  • Syö lounasta tai kahvia vähintään kerran viikossa tiimin jäsenen kanssa eri osastolta arvioidaksesi heidän mielensä yrityskulttuurista. Määritä kuukauden lopussa kolme asiaa, jotka toimivat hyvin, ja kolme parannettavaa aluetta (ehdotetuilla ratkaisuilla).

Ota huomioon sekä henkilökohtaiset että yrityksen tarpeet

Valerie tekee myös hienoa työtä muistuttaessaan meitä siitä, miksi johtajien olisi keskityttävä sekä oman uransa että koko yrityksen uraan. Vain keskittyminen omaan uraan on väärä askel välttääksesi:

”On ihmisiä, jotka ovat vain keskittyneet rooliinsa. He ajattelevat: 'Minun on onnistuttava roolissani', ja siinä kaikki. Mutta se ei koske vain minua. Tapa, jolla näen sen, haluan löytää kaikki mahdollisuudet, joita voimme parantaa jokaisella osastolla. Kyse on oppimisesta osastopäälliköistä nähdäkseni paitsi sen, mitä minun on opittava itselleni, myös me, mitä voin tehdä auttaaksemme yritystä parantamaan kokonaisuutena. Rakastan todella Dcbeacon kokonaisuutena. Tulin töihin tänne, koska rakastan yrityksen tehtävää. Olen osa tehtävän eteenpäin viemistä, joten asetin tavoitteet, jotka heijastavat sitä. '

Johtaja-avustaja Heather lähetti tähän ideaan liittyvän suuren tavoitteen Facebook-yhteisö . Hän päätti tähdätä 'muistamaan enemmän yrityksen organisaatiokaaviosta. Ylläpidän 3 execiä (myynti, markkinointi ja suunnittelu). Haluan pystyä tunnistamaan kaikki joukkueen jäsenet vuoden loppuun mennessä. '

Esimerkkitavoite

  • Tunnista kolme tiimitarpeita, jotka ovat hallinnassasi. (Välipalat toimistossa? Turvajärjestelmä vieraiden sisäänkirjautumiseen? Parempi prosessi kokoushuoneiden varaamiseen?)

Kehitä johtamistaitoja

Oletamme joskus, että johtamistaidot on varattu esimiehille tai C-tason johtajille, mutta johtamistaidot voivat olla avain menestykseen myös avustajan roolissa.

Etkö usko sitä?

chevy chase ja harmon

Johtajan assistentin ja minkä tahansa johtajan tai johtajan roolissa on tosiasiallisesti yhtäläisyyksiä.

Kaikki tulee palveluun. Parhaat johtajat eivät pelkästään määrää ja delegoi, vaan palvelevat muita. Ne tarjoavat tukea poistamalla esteet, ilmaisemalla vision ja auttamalla kaikkia siirtymään kohti yhteistä päämäärää. Johtajien on oltava hyviä kommunikaattoreita, tarkkailijoita ja motivaattoreita. Heidän on pystyttävä ratkaisemaan välittömästi kiireelliset ongelmat, mutta myös ajattelemaan pitkää, kokonaiskuvaa.

Mikä kuulostaa tietysti paljon kuin parhaat johtavat avustajat.

Riippumatta siitä, millainen urapolusi on, johtajuustaidot voivat olla erittäin hyödyllisiä, ja johtamisavustajana on runsaasti mahdollisuuksia.

Esimerkkitavoitteet

  • Yhteisön jäsen Sandra asetti tavoitteeksi 'Työ johtamistaitojen kehittämiseksi', kun taas toinen apulaisavustaja April Maroney aloitti lukemisen kirjan Johtaminen johtajuudena antaakseen hänelle johtajan ajattelutavan roolissaan.

Etsi mentori tai liity yhteisöön (Ours!)

Suosittelemme joko mentorin löytämistä tai liittymistä verkkoyhteisöön, jossa voit hankkia ideoita joukosta, pyytää neuvoja vaikeissa tilanteissa tai vain löytää tukea ja rohkaisua, kun sitä tarvitset. Arvaa mitä? Sinun ei tarvitse edes katsoa kovin kauan, koska meillä on kaksi paikkaa, joista voit löytää uuden EA-perheen ja muodostaa yhteyden siihen tänään:

  • Avustaja , viikoittainen sähköpostiuutiskirje, tarjoaa vinkkejä, vihjeitä ja tukea EA: ille, jotka haluavat saada enemmän aikaan kehittäessään ammattimaisesti ja henkilökohtaisesti. Rekisteröidy tänään !
  • Avustajan tila , kukoistava Facebook-yhteisömme, on EA: n unelmakeskus neuvojen hankkimiseksi, osallistumiseen vilkkaisiin keskusteluihin ja juttelemiseen muiden motivoituneiden EA: n kanssa. Liity tänne .

Esimerkkitavoite

  • Osallistu kolmeen ammatilliseen verkostoitumistapahtumaan tai konferenssiin tämän vuosineljänneksen aikana ja käy vähintään kolme mielekästä keskustelua, jotka johtavat jatko-sähköpostiviestiin tai puhelimiin.
  • Etsi mentori, jonka urapolun haluan jäljitellä.

Stressin hallinta

ensimmäistä kertaa avustaja-tavoitteiden asettaminen

Toinen keskeinen painopistealue on stressin käsitteleminen. Työ on palkitsevaa, mutta ei tule ilman kohtuullista osuutta stressitekijöistä. Siksi Valerie on asettanut tavoitteita meditaation ympärille:

”Meditointi auttaa paljon aikaa. Asetin tavoitteeksi meditoida joka aamu kello 8.30, ja se auttoi minua tulemaan rauhallisemmaksi eikä vain olemaan niin ahdistunut. On hyvä luopua työstäsi, mietiskellä jonkin aikaa, vain ottaa askel ja rentoutua. '

Esimerkkitavoite

  • Meditoi päivittäin kolmen viikon ajan (kymmenen minuuttia kahdesti päivässä) meditaatiosovelluksella. Kirjoita muistiin stressitasot jokaisen päivän lopussa seurataksesi edistymistä.

Toivottavasti olemme todenneet, että Executive Assistant -tavoitteiden asettaminen on kriittinen askel kohti ammatillisen potentiaalin vapauttamista.

Oletko yrittänyt asettaa tavoitteita aiemmin? Mikä toimi? Mitä ei?

Kerro meille kommenteissa.