Kuinka tulla toimistopäälliköksi, jolla on nollakokemus

Kuinka tulla toimistopäälliköksi

Jos sinulla on vähän hallinnollista työkokemusta, saatat miettiä, kuinka tulla Office Manageriksi. Saatat löytää itsellesi kysymyksiä, kuten:



  • Kuinka saat tarvitsemasi kokemuksen?
  • Kuinka voit hyödyntää kokemuksiasi Office Manager -roolista?
  • Mitä voit odottaa, kun edes aloitat?

Älä huoli - meillä on vastauksia näihin kysymyksiin ja paljon muuta! Motivoituneet ammattilaiset voivat löytää tapoja hyödyntää olemassa olevaa kokemustaan, taitojaan ja tietämystään menestyvän uran aloittamiseksi toimistopäälliköinä. Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Office Manager -rooliin siirtymisestä.

(Jos olet Office Manager, Liity yksityiseen FB-ryhmäämme täällä . Se on paikkayhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä roolissasi kohtaamistasi monista haasteista.)

Ilmainen bonus: Hanki PDF-versio The Office of State Manager -raportin 2018 raportista . Tutkimme 572 toimistopäällikötä paljastamaan 10 noutoa, joita voit käyttää tavoitteidesi saavuttamiseen ja haasteiden voittamiseen. Lisäksi opi, mitä muut toimistopäälliköt saavat palkkaa (ja miten voit ansaita enemmän)!



Office Manager Selittäjä

Roolin yhteenveto

Toimistopäälliköt auttavat työpaikkatoimintoja sujuvasti hallitsemalla työnkulkuja, suhteita ja strategisia aloitteita. OM kehittää ja valvoo käytäntöjä ja varmistaa, että toimistoilla on tarvittava tuki menestyvien työympäristöjen saavuttamiseksi.

Monet toimistopäälliköt löytävät itsensä ovat yhtä suuria osia toimiston maahuoltaja, terapeutti, juhlasuunnittelija, palkanlaskija ja paljon muuta.



Toimistopäälliköt ovat usein todellisia ystävällisiä kasvoja toimistossa. He huolehtivat ihmisistä, ratkaisevat ongelmia ja antavat kaivatun olkapään 'itkeä' vaikeissa tilanteissa, joissa muut kuuntelijat näyttävät olevan vähäisiä.

Joten onko sen selvittäminen, miksi kenenkään salasanat eivät yhtäkkiä toimi kahden keskeisen tukihenkilön välisen ristiriidan tasoittamiseksi, Office Managerin aina tärkeät tehtävät varmistavat, että työ tehdään ja tehdään hyvin toimiston ympärillä .

Office Manager -kokemuksen saaminen

Erityiset vastuut

Joten kun on kyse siitä, mitä toimistopäälliköt tarkalleen tekevät päivittäin, vastuualueiden luettelo on pitkä ja vaihtelee yrityksen, työn monimuotoisuuden, OM: n kokemuksen ja paljon muun mukaan. Tässä on vain joitain vastuita, joita useimmat Office-päälliköt ottavat yhdessä tai toisessa vaiheessa:

  • Varaston käsittely ja tilaaminen. (Tähän sisältyy toimistotarvikkeiden, välipalojen, siivoustarvikkeiden ja muiden päivittäisten tarvikkeiden säilyttäminen.)
  • Toimiston budjetin valvonta
  • Toimiston hallintotiimin johto
  • Menettelyjen kehittäminen ja toteuttaminen. (Tämä sisältää turvallisuusmenettelyt, kuten evakuointisuunnitelmat, turvallisuusprotokollien rakentamisen ja paljon muuta.)
  • Toimiston kirjanpitäjä
  • Raporttien ja esitysten luominen
  • Juhlien ja tapahtumien suunnittelu
  • Huolehtiminen palkanlaskusta, laskutuksesta ja ennen kaikkea siitä, että kaikille maksetaan
  • Päättää yritystieto- ja arkkitehtuurikaavion
  • Yhteydenpito keskeisten toimistokontaktien kanssa, mukaan lukien asiakkaat, myyjät, rakennuspalveluhenkilöstö ja paljon muuta
  • Suunnittelu toimistoasettelut, uudistukset ja remontit
  • Työntekijöiden pääsy lennolle ja poistuminen
  • Toimistopuhelimen ja sähköpostitilin hallinta
  • Sopimusten neuvotteleminen ja päivittäisen hallinnan hoitaminen
  • Toimiston kokoushuoneen aikataulutus

Avaintaidot

Taitava toimistopäällikkö

Useimmilla toimistopäälliköillä on joitain, ellei kaikkia, näistä avaintaidoista:

  • Pysäyttämätön energia
  • Analyyttinen kapasiteetti
  • Tunneäly
  • Kyky ymmärtää ja toimia tilanteissa, joihin liittyy sekä monimutkaisia ​​tiedotus- että ihmissuhteita
  • Kyky kuunnella hyvin
  • Viestintä puheessa ja kirjoituksessa
  • Sopeutumiskyky
  • Omavaraisuus
  • Johtajuus
  • Joustavuus
  • Organisaation kyky
  • Ajanhallinta
  • Seuranta projektien viemiseksi aloituksesta valmistumiseen
  • Eye-for-detail mielestä yksityiskohdat sekä isot että pienet

Palkka

Glassdoorin mukaan toimistopäälliköiden keskimääräinen peruspalkka vuodessa on 53 528 dollaria vuodessa.

Tunnit

Toimistopäälliköiden on tehtävä kaikki ja kaikki tarvittavat varmistaakseen toimistojen sujuvan toiminnan. Tämä korkea tilaus tulee toisinaan pitkiä öitä, aikaisin aamuisin ja hyvin joskus viikonloppuisin. Useimmat toimistopäälliköt työskentelevät kuitenkin samoissa ajoissa kuin tyypillinen työntekijä yrityksissään. Monet keskiarvot ovat edelleen 9–5, mutta OM: n tunnit vaihtelevat yhtä paljon kuin heidän yrityksensä muut työntekijät.


Kuinka tulla toimistopäälliköksi, kun olet uusi kenttä tai vaihdat rooleja

Ota kursseja

Koulutus

Kurssit auttavat sinua rakentamaan erilaisia ​​asiaankuuluvia Office Manager -taitoja matalapaine-asetuksissa. (Ne auttavat myös rakentamaan taitoja, joiden oppiminen voi viedä muutaman vuoden työssä.)

  • Jos urasi on aivan uusi…

Etsi kurssi, joka kattaa kaikki Office Managerin perustaidot. Tämä auttaa sinua oppimaan suurimman osan 'köysistä' ennen kuin aloitat edes. Yhdysvaltain ura-instituutin verkkotoimiston järjestelmänvalvojan koulu . Laaja kurssi sisältää tonnia alueita, joihin toimistopäälliköiden tulisi keskittyä. Katettuja taitoja ovat kirjoittaminen, matematiikka, viestintä, atk-taidot, ihmissuhdetaidot, tiedostojen hallinta ja paljon muuta.

  • Jos haluat vaihtaa rooleja…

Etsi kurssi, joka kattaa taiton tai taidot, joita haluat syventää. Katsokaa yllä olevia keskeisiä vastuita ja taitoja ja selvittäkää, mitkä asiat haluat työskennellä. Verkkokoulutuskurssien läsnäolo helpottaa tarjouksen löytämistä melkein mille tahansa taidoille. Esimerkiksi American Payroll Association tarjoaa kurssin palkkahallinnon parhaiden käytäntöjen toteuttamisesta . Kurssi hyödyntää tapaustutkimuksia kontekstin lisäämiseksi abstrakteihin käsitteisiin. Pyrkivät toimistopäälliköt, jotka haluavat tulla paremmiksi kokousten suunnittelussa, voivat tutkia Professional Convention Association Management Associationin Certified Meeting Professional (CMP) -tutkinnon valmistelija vaihtoehtoja oppia suunnittelemaan vaikuttavia kokouksia, jotka vaikuttavat jopa vaikeimmin miellyttäviin tiimeihin.

Hanki Office Manager -sertifikaatti

Office Manager -sertifikaatit auttavat sinua osoittamaan potentiaalisille työnantajille, että sinulla on tarvittavat taidot Office Manageriksi tulemiseen.

Esimerkiksi IAAP (kansainvälinen hallintoalan ammattilaisten järjestö) tarjoaa

Sertifioitu hallintohenkilöstö (CAP) . Tämä sertifikaatti antaa vauhtia sekä uudelle uralle että vaihtuvalle uralle. Jokainen, joka läpäisee tämän syvällisen kokeen, tunnustetaan alan mestariksi. Jos sinulla ei ole kokemusta, tämä sertifikaatti auttaa sinua rakentamaan taitoja ja myös todistamaan maailmalle, että sinulla on niitä.

Osallistu verkostoitumistapahtumiin ja konferensseihin

Konferenssit ja verkostoitumistapahtumat kokoavat yhteen paljon ihmisiä, jotka tekevät juuri sen, mitä teet (tai mitä aiot tehdä yhden päivän). Tämän seurauksena nämä tapahtumat tarjoavat erinomaiset mahdollisuudet pyytää veteraaneilta vinkkejä menestykseen. (Ja et voi luoda tällaista oppimisympäristöä, vaikka suuret toimistot!)

  • Jos urasi on aivan uusi…

Aseta itsesi sinne tarttuviin konferensseihin, jotta voit tavata tonnia kokenutta Office Manageria ja oppia kaikista alasi keskeisistä taidoista. Tapahtuma, kuten Pryorin useiden prioriteettien, projektien ja määräaikojen hallinta , tekee täydellisen valinnan uusille toimistopäälliköille.

  • Jos haluat vaihtaa rooleja…

Kokeile tapahtumia keskittyen johtamistaitojen kehittämiseen, jotka voivat viedä urasi seuraavalle tasolle. Esimerkiksi Dale Carnegie® Training Itsevarma, itsevarma, vastuussa: Johtamisen asenteiden kehittäminen auttaa kokeneita ammattilaisia, jotka haluavat ottaa OM-roolin, rakentaa tarvittavien taitojen tekemistä vaikeiden päätösten tekemiseksi.


On polku kukoistavaan Office Manager -uraan riippumatta siitä, aloitatko urasi tyhjästä vai siirrytkö Executive Assistant- tai Office Coordinator -roolista. Tässä on joitain vinkkejä aloittamiseen riippumatta siitä, missä olet urallasi.

Aloita joustava kuuntelutaito

Kuuntelutaidot

Osa Office Managerin epävirallisesta taitopaketista sisältää työpaikkaterapian tarjoamista ajoittain. Työntekijät, jotka ovat alkaneet rakentaa lihaksiaan oppimalla kuuntelemaan kaikkia näkemiään, pitävät tätä velvollisuutta helpommin hoidettavissa, kun on aika ottaa se helpommin.

Kärki: Haluatko tietää helpoimman tavan saada ihmiset avautumaan? Hymyile ja ota silmiä kaikkien kanssa. Ensimmäinen askel kohti pääkuuntelijaksi tulemista on sellainen lähestyttävä henkilö, jolle kaikki avautuvat.

  • Jos urasi on aivan uusi…

Aloita puhuminen kaikkien kanssa kaikesta. Esitä avoimia kysymyksiä saadaksesi ihmiset jakamaan. Mikä pitää sinut kiireisenä viime aikoina? Mitä olet innostunut työskentelemään tällä viikolla ja tänä vuonna? Ole utelias, kysy kysymyksiä ja kiinnitä huomiota kaikkeen, mitä ihmiset sanovat. Mitä enemmän teet tämän, sitä helpompaa on oppia tarkalleen, mitä kysymyksiä kysyä, ja selvittää tarkalleen, mitä ihmisten on kuultava tietyissä tilanteissa.

  • Jos haluat vaihtaa rooleja…

Jos olet käynyt toimistossa muutaman kerran, keskity siihen, että jo vakiintunut kuuntelutaitosi on mahdollisimman terävä. Tavoitteenasi on saada ihmiset näkemään sinut epävirallinen toimiterapeutti ”Ja luotettu luottamusmies ennen kuin astut edes OM-rooliin.

Voit terävöittää emotionaalisesti älykkäitä toimiterapeutin taitojasi heittämällä kuuntelun perusmäärittely. Voit kuunnella tarkkaan jotakuta ja keskittyä silti vain siihen, mitä haluat sanoa seuraavaksi. Keskity sen sijaan sekä kuunteluun että vastaavaan. Kun joku puhuu, mieti, mitä he voisivat tuntea. Mitä he saattavat haluta kuulla tuntemaan olonsa paremmaksi? Vahvista oletuksesi esittämällä kysymyksiä ennen kuin annat huomaavaisen vastauksen.

Hyppää ongelmien ratkaisuun, vaikka heillä ei olisi mitään tekemistä tavallisten tehtäviesi kanssa

Ongelmanratkaisu

Toimiston ongelmista suurin osa työntekijöistä sokeutuu, ja aivan oikein; heillä on liian monia muita tehtäviä ja liian monta määräaikaa sukeltaa ongelmiin, jotka kohtaavat jonakin päivänä toimistossa. Kuitenkin, kun olet Office Manager, jokainen ongelma - neuvotteluhuoneen sotkusta palkkaraportin virheeseen - kuuluu sinun vastuusi piiriin. OM-toiveikkaiden tulisi tottua näkemään kaikki toimisto-ongelmat omina. Tämä auttaa heitä tottumaan omaksumaan kaiken tiensä, ja se auttaa heitä myös rakentamaan ongelmanratkaisutaitoja, joita he tarvitsevat ongelmien ratkaisemiseksi.

Kärki: Jotkut asiantuntijat käyttävät IDEAL-malli (ja lyhenne) lähestyä kaikkia ongelmia. Tässä ovat vaiheet:

  • Minä hammaslääkärin ongelma
  • D määritellä konteksti
  • ON xplore ja arvioi ratkaisuja
  • TO ct
  • L Palaa takaisin katsomaan, mikä toimi
  • Jos urasi on aivan uusi…

Ole etsimässä ongelmia kaikilla työn osa-alueilla. Kun olet vasta aloittamassa, sinun kannattaa oppia käsittelemään mahdollisimman monenlaisia ​​ongelmia.

  • Jos haluat vaihtaa rooleja…

Mitkä mahdolliset ongelmat saavat sinut tuntemaan itsesi vähiten luottavaiseksi? Selvitä nämä ongelmat täydentämään ongelmanratkaisutaitojasi. Sinun on oltava valmis mihin tahansa Office Managerina, joten osaamisen monipuolistamisen tulisi olla etusijalla, jos vaihdat rooleja ja olet tottunut käsittelemään vain kapeaa ongelmaa.

Jos olet Office Manager, haluamme tietää, miten aloitit! Auta hakevia toimistojohtajia ja jaa tarinasi alla olevissa kommenteissa.

(PS - Jos olet Office Manager, Liity yksityiseen FB-ryhmäämme täällä . Se on paikkayhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä roolissasi kohtaamistasi monista haasteista.)

Ilmainen bonus: Hanki PDF-versio The Office of State Manager -raportin 2018 raportista . Tutkimme 572 toimistopäällikötä paljastamaan 10 noutoa, joita voit käyttää tavoitteidesi saavuttamiseen ja haasteiden voittamiseen. Lisäksi opi, mitä muut toimistopäälliköt saavat palkkaa (ja miten voit ansaita enemmän)!