Kuinka tulla nollakokemuksen omaavaksi avustajaksi

Avustajan ura

Joten haluat tulla Executive Assistantiksi (EA), mutta sinulla ei ole suoraan siihen liittyvää kokemusta ...

Älä huoli - on olemassa tapoja tulla Executive Assistantiksi, vaikka olet vasta koulun ulkopuolella tai haluaisit vaihtaa merkittävästi uraa. Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää Executive Assistant -roolista murtautumisesta.



Yksi suosikkityökaluistamme EA: lle on tällä hetkellä tuottavuusohjelmisto maanantai.com . Testaa ilmainen kokeilujakso ja katso mielipiteesi!

Executive Assistant Explainer

Roolin yhteenveto

Meidän mukaan Avustajan tila -raportin tila ,'Keskimääräisen johtavan avustajan on oltava ammattimainen ongelmanratkaisija, organisaation päällikkö, luotettava uskottu henkilö ja strateginen neuvonantaja - kaikki yhdessä.'



Avustajat käyttävät monia hattuja

Toisin sanoen, avustajat käyttävät paljon hattuja, ja seurauksena heillänauttia nykyaikaisen työvoiman monipuolisimmista, jännittävimmistä ja haastavimmista urista. Opiskelijat ja ammattilaiset eri taustoista ja erilaisilla taidoilla ja kiinnostuksen kohteilla parveilevat johtavan avustajan tehtäviin.

EA-roolissa palvellessaan kaikilla motivoituneilla ammattilaisilla on mahdollisuus johtaa yrityksiä ja toimistoja kulissien takana. Avustaja tekee avainpäätökset, hänellä on merkittävä ääni toimistoissa ja politiikassa, ja hän osallistuu usein yrityksen strategiseen suuntaan vuosien ajan.



Erityiset vastuut

Joten mitä erityisiä asioita yliassistentit tekevät lisätäkseen yllä olevan yhteenvedon? Tässä on joitain, mutta ei varmasti kaikkia, tyypillisiä johtavan avustajan tehtäviä:

  • Kalenteri
  • Aikataulu
  • Järjestäminen
  • IT-vianmääritys
  • Strategisen neuvonnan tarjoaminen
  • Etujen hallinta
  • Prosessien toteuttaminen
  • Palkkasumman hallinta
  • Suunnittelu toimistoasettelut
  • Sisään- / pois päältä
  • Viestinnän käsittely
  • Matkan koordinointi
  • Tapahtumien suunnittelu

Avaintaidot

Useimmilla avustajilla on joitain, ellei kaikkia, näistä avaintaidot :

  • Takaisin kekseliäisyydelle mahdottoman tekemiseen
  • Kyky pysyä rauhallisena paineen alla ja käsitellä mitä tulee
  • Tekninen taito korjata IT-ongelmat ja löytää ratkaisuja
  • Suurikokoinen ajattelu tulla luotettaviksi luotettaviksi henkilöiksi ja avustajiksi johtajille
  • Häikäilemätön priorisointi tärkeiden asioiden suorittamiseksi
  • Rajaton harkinta käsitellä arkaluonteisia tietoja
  • Moitteeton organisaatio pitämään aineellisia esineitä (tarvikkeet jne.) Ja työprosessit toimintakunnossa
  • Kyky hoitaa moniajo strategisesti tärkeiden asioiden suorittamiseksi
  • Yliluonnollinen ennakointi toimia asioissa ennen kuin niistä tulee täydellisiä ongelmia
  • Emotionaalinen älykkyys toimiakseen tehokkaasti muiden kanssa
  • Asiantuntijatason viestintä, jotta pääset läpi kaikissa tilanteissa
  • Nopeus ja päättäväisyys tehdä oikea asia oikeaan aikaan
  • Huumorintaju, joka asettaa asiat aina näkökulmaan
  • Kyky verkostoitua vahvan tukiryhmän rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi
  • Neuvottelutaidot, jotta asiat tapahtuvat kuin taikalla
  • Analyyttinen taito tehdä päätöksiä kaikissa tilanteissa

Palkka

Mukaan Yhdysvaltain työministeriön työtilastotoimisto Avustajat ansaitsevat 57410 dollarin (keskiarvo) tuntipalkan.

Avustajat työskentelevät pitkiä tunteja

Tunnit

Mukaan useimmat raportit Avustajat työskentelevät pitkiä ja usein parittomia tunteja. Näissä asennoissa ei välttämättä ole kelloa sisään-ulos-ajattelutapaa. Avustajien on oltava valmiita ja halukkaita astumaan tehtäviinsä aina, kun päivystys soittaa.

Kuinka tulla toimeenpanovastaavaksi, kun olet uusi kenttä tai vaihdat rooleja

Aloittelevat johtavat avustajat, joilla on vähän aikaisempaa kokemusta, voivat löytää paljon tapoja kehittää taitoja, joita he tarvitsevat menestykseen riippumatta siitä, aloittavatko he alusta alkaen vai yrittävätkö ne hyödyntää aiempien tehtävien kokemusta.

Yleensä pyrkivät EA: t voivat aloittaa uransa sisällyttämällä palveluhakuisen ajattelutavan aina. Tähän sisältyy:

  • Opi parhaista käytännöistä ja parhaista resursseista tilaamalla uutiskirje, kuten Avustaja , joka tuottaa uutta toimintakelpoista tietoa ja oivalluksia joka viikko.
  • Etsitään jatkuvasti mahdollisuuksia antaa apua ja tunkeutua epäröimättä
  • Aina kyseenalaistaa prosessit ja kysyä, miten niitä voitaisiin parantaa
  • Nopea ja hyödyllinen vastaaminen kaikkiin pyyntöihin
  • Verkostoituminen kenenkään ja kaikkien kanssa kysymällä osakkuusyrityksiltä, ​​mitä he tekevät yrityksessä, millä osastolla työskentelevät, mitä uratavoitteita heillä on ja paljon muuta

Tarkastellaan nyt tarkempia tehtäviä EA: n toiveikkaille. Pyrkivät johtavat avustajat voivat tutkia erilaisia verkottuminen , koulutus ja kehitysmahdollisuudet, joissa he voivat nopeasti rakentaa valikoiman taitoja, joiden saaminen vie muuten vuosien työkokemuksen. Tässä on joitain resursseja ja ideoita aloittaaksesi!

Aloittavien johtaja-avustajien tulisi olla vapaaehtoisia

Vapaaehtoinen kokemuksen hankkimiseksi

Työnhakuasiantuntijat ZipRecruiter suosittele vapaaehtoistyötä kokemuksen rakentamiseksi. Monet järjestöt, etenkin järjestöt, tarvitsevat hallinnollista apua järjestäytyneiltä ja motivoituneilta henkilöiltä. Voit etsiä vapaaehtoistyömahdollisuuksia online-kerääjiltä, ​​mukaan lukien VapaaehtoinenMatch , Syttyä tuleen ja Idealisti .

Jos urasi on aivan uusi…

Etsi mahdollisuuksia, jotka sisältävät kattavan luettelon vastuista. Näin voit hankkia taitoja mahdollisimman monilla avainalueilla.

Jos haluat vaihtaa rooleja…

Etsi mahdollisuuksia, jotka täyttävät joitain aukkoja kokemuksessasi. Esimerkiksi, jos olet jo mestari esitysten luomisessa, mutta sinulla ei ole kokemusta työmatkojen suunnittelusta tai suunnittelusta, yritä löytää vapaaehtoistyömahdollisuuksia, joissa hallinnoit aikatauluja ja matkasuunnitelmia.

Opi kaupan työkaluja ja temppuja

Kuten kaikki muutkin käsityöläismestarit, EA: t käyttävät työkaluja ja temppuja työnsä parantamiseen, enemmän tekemiseen ja elämänsä helpottamiseen. Mitä enemmän työkaluja ja temppuja tiedät, sitä enemmän sinulla on 'työkalupakki', joka on valmis käytettäväksi tarvittaessa. Voit helposti oppia uusista työkaluista, vinkeistä ja temppuista kirjautumalla sisään Avustaja , ilmainen viikoittainen uutiskirje, joka on suunniteltu erityisesti auttamaan EA: ta tekemään parhaansa.

Jos urasi on aivan uusi…

Kokeile lukemiasi vinkkejä ja naulaa itsellesi järkeviä strategioita. Mitä enemmän tutkit, sitä nopeammin sinusta tulee asiantuntija.

Jos haluat vaihtaa rooleja…

Lukea Avustaja oppia, kuinka EA: t saavat parhaan työnsä, ja laatimaan oman strategianne olemaan paras EA koskaan, kun pääset kyseiseen työhön.

Tarjota apua

Jos olet huomannut töissä jonkun, joka näyttää olevan hieman liian kiireinen viime aikoina, kysy, voitko ottaa muutaman hallinnollisen tehtävän heidän käsistään. Henkilön ei tarvitse olla johtaja auttaakseen sinua rakentamaan tarvittavat taidot toimeenpanovastaavaksi.

Jos urasi on aivan uusi…

Aloita ottamalla pieniä tehtäviä. Keskity yhden tehtävän viimeistelyyn, ennen kuin suostut tekemään mitään muuta. Tällä tavoin pystyt hallitsemaan tehtävän ilman stressiä siitä, että otat liikaa muiden velvollisuuksien lisäksi. Kun autat pienissä tehtävissä, opit myös, kuinka kauan kukin kestää, ja olet valmis määrittämään, kuinka paljon ylimääräistä työtä voit kohtuudella ottaa.

Jos haluat vaihtaa rooleja…

Yritä tarjota apua tärkeimmillä strategisilla alueilla, joista olet kiinnostunut eniten. Jos haluat keskittyä liiketoiminnan kehittämisstrategioihin, tutki, miten voisit auttaa näillä alueilla. Harkitse sellaisen elämän tarjoamista, joka todella helpottaa elämää. Et ehkä voi antaa uraauurtavia ideoita strategiakokousten aikana, mutta voit vapaaehtoisesti kirjoittaa (ja levittää) kokouspöytäkirja . Tällöin olet läsnä ja kiinnität huomiota jokaisessa kokouksessa hankkimalla tarvitsemasi tiedon lisää ideoita varten tiellä.

Osallistu kursseille

Nopeuta EA: n taitojen kehittämispolkua kursseilla. Kurssien avulla voit rakentaa taitoja, usein lyhyessä ajassa. Jotkut kurssit tarjoavat jopa käteviä todistuksia, joita voit todella käyttää taitojesi vahvistamiseen, jos sinulla ei ole suoraan liittyvää työkokemusta.

Jos urasi on aivan uusi…

Löydä perehdyttämiskoulutuksia, jotka keskittyvät perustavaa laatua oleviin taitoihin, kuten alla olevat vaihtoehdot.

Chippewa Valleyn teknillisen korkeakoulun osakas (online- tai henkilökohtainen) -tutkinto - yliassistentti

Tämä alkuun Executive Assistant -koulutuksen valinta on täydellinen kaikille, jotka yrittävät murtautua kentälle ja saada paljon asiaankuuluvia jatkokokemuksia aloittaakseen kukoistavan uran. Kaksivuotinen kurssi auttaa opiskelijoita muuttumaan monipuolisiksi EA: ksi, jotka osaavat hallita aikatauluja, helpottaa projekteja, tukea korkean tason liikemiehiä, luoda esityksiä ja paljon muuta.

Hawkeye Community College - Executive Assistant AAS-tutkinnon verkkokurssit

Tämä kattava koulutuskurssi auttaa uusia johtavia avustajia hankkimaan taitoja, joiden hallitseminen saattaa muuten viedä useita vuosia, joten se on idea kaikille, jotka haluavat nopeuttaa uraa. Lisäksi todistettava tieto, jonka kurssi tarjoaa, saattaa jopa auttaa opiskelijoita saamaan toivotut asemat. Ohjelma sisältää kursseja, kuten Johdatus yritystoimintaan, soveltava matematiikka, palkanlaskenta ja liikeetiikka.

Jos haluat vaihtaa rooleja…

Löydä kohdennettuja koulutuksia, joiden avulla voit parantaa taitojasi eristetyillä alueilla.

Eventrix Executive Assistant -kurssi

Tämä kätevä verkkokurssi auttaa opiskelijoita kehittämään monia pehmeitä taitoja, jotka ovat välttämättömiä johtavien avustajien olemiseen. Ohjelma kohdistuu viestintään, ajanhallintaan, pomoihin liittyvään etikettiin ja jopa vinkkeihin EA-uran aloittamiseksi.

eCornell Critical Thinking Online -sertifikaattiohjelma

Kaikki työpaikat edellyttävät kriittistä ajattelua, mutta Executive Assistant -työt vievät vaatimukset uudelle tasolle. EA: n on jatkuvasti käytettävä kriittistä ajattelua keskeisten päätösten tekemiseksi, kommunikoida tehokkaasti kaikkien kanssa, ratkaista konflikteja, hallita muiden tunteita ja paljon muuta. Tämä verkkokurssi auttaa kaikkia uran taustalla olevia ihmisiä rakentamaan välttämättömiä kriittisen ajattelun taitoja, joista on hyötyä EA-uralle.

Johtajan avustajakokous

Osallistu verkostoitumistapahtumiin ja konferensseihin

Tapaaminen ihmisiä alalla, jolla haluat työskennellä, valmistaa sinut uudelle urallesi monin tavoin. Opit uusista resursseista, todistat tärkeimmät suuntaukset ja luo yhteyksiä, jotka voivat auttaa sinua oppimaan uusia taitoja tai jopa löytämään mahdollisuuksia, joista et muuten tiedä.

Jos urasi on aivan uusi…

Valitse tapahtumia ja konferensseja, joissa esitellään alan tärkeitä taitoja (ja avainhenkilöitä).

Ole lopullinen avustaja kahden päivän työpajoissa

Nämä monipaikalliset työpajat antavat toiveikkaille, aloitteleville ja kokeneille EA: lle runsaasti tietoa uransa aloittamiseen tai parantamiseen. Työpajoja tarjotaan useissa paikoissa ja useita päivämääriä; joten vaikka niitä tarjotaan vain henkilökohtaisesti, nämä työpajat tarjoavat päivämäärät ja sijainnit, jotka sopivat hyvin Executive Assistantille eri puolilla maata.

Työpajoissa keskitytään monipuolisten avustajien klassisiin taitoihin, mukaan lukien viestintätaidot, organisointitekniikat, ongelmanratkaisustrategiat ja uranhallintatekniikat. Lisäksi, koska nämä tapahtumat houkuttelevat motivoituneita ammattilaisia, jotka haluavat tulla entistä paremmiksi työpaikoillaan, ne sopivat täydellisesti verkostoitumiseen ja tuovat EA: t kaikilla tasoilla oppimaan toisiltaan.

Jos haluat vaihtaa rooleja…

Valitse tapahtumia ja konferensseja, jotka auttavat sinua täydentämään nykyisiä taitojasi ja tulemaan päteväksi ehdokkaaksi mihin tahansa johtavan avustajan tehtävään.

Executive Leadership -tukifoorumi

Tällä monen sijainnin, monen päivän tukifoorumin suunnittelijoilla on sanottavaa johtajaavustajien potentiaalista: 'Uskomme, että avustajat voivat saavuttaa suurta uraa.'

Foorumi tuo EA: t kaikilla tasoilla keskustelemaan keskenään, tarjoamaan tukea, oppimaan uusia taitoja ja paljon muuta.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Oletko jo avustaja? Kerro meille, kuinka aloitit urasi alla olevissa kommenteissa!