Kuinka olla yritysmatkailun asiantuntija

Yritysten matkasuunnittelu

Yritysten matkasuunnittelugon kokopäiväinen, ehkä jopa ylitöinen työ. Jos sinulla on matkasuunnittelu lautasellasi tyhjentävän luettelon muista tehtävistä, voit todennäköisesti käyttää joitain vinkkejä, työkaluja ja tarkistuslistoja helpottaaksesi elämääsi. Olemme koonneet yhteen suunnitteluresursseja, joita voit käyttää mihin tahansa yrityksen matkasuunnittelumalliin riippumatta siitä, oletko virtuaaliassistentti tai talon sisällä.



Paras tapa luoda, seurata ja seurata tämän viestin ehdotuksia on tuottavuusohjelmisto, kuten maanantai .

Yritysten matkasuunnitteluvinkkejä

Noudata näitä ammattivinkkejä, jotta yritysmatkojen suunnittelu sujuu ja tehokas jokaiselle matkalle.

1. Kehitä yritysmatkan suunnitteluopas. Oppaassa hahmotellaan vain resurssit ja lähestymistavat, jotka ovat toimineet sinulle hyvin. Sen avulla kuka tahansa voi hypätä sisään ja auttaa matkasuunnitelmissa 'pyörää keksimättä uudelleen'. Lisäksi, jos menet kuukausia tekemättä matkasuunnitelmia, opas auttaa sinua muistamaan parhaita käytäntöjä, jotka olet määrittänyt (mutta mahdollisesti unohdit) edellisen suunnittelusession jälkeen. Älä unohda tehdä kotitehtäviäsi matkanhallinta , koska tämä opas kasvaa ja kehittyy jatkuvasti ajan myötä. Opaskirjaan tulisi sisällyttää tämä:



  • Hyväksyntämenettelyt. Voitteko varata hotellihuoneen ilman pomon suostumusta vai onko sinun ensin hoidettava se koko komiteassa?
  • Ensisijaiset myyjät, hotellit ja matkapalvelut. Voisit viettää tuntikausia tutkimalla lentoja ja hotelleja etkä koskaan havaitse havaittavia eroja lukuun ottamatta ehkä hieman erilaisia ​​hintapisteitä. (Toisin sanoen, due diligence -tarkkuuden tuntu, voi olla ajanhukkaa matkasuunnittelun maailmassa.) Kun olet valinnut haluamasi matkaresurssit, voit siirtyä suoraan niihin ja ohittaa tuntikausien alustavan tutkimuksen. Paluu samoihin resursseihin luo johdonmukaisuuden, helpottaa matkasuunnitteluvastuun jakamista ja säästää yrityksesi rahaa hyödyntämällä kanta-asiakasohjelmia parhaalla mahdollisella tavalla. (Katso vinkki 2.)

2. Valitse haluamasi matkanjärjestäjät, kirjaudu kanta-asiakasohjelmiin ja tallenna. Jopa yritysmatkailun asiantuntijat vannovat tämän vihjeen mukaan Business Insider . Rennolle matkustajalle kanta-asiakasohjelmat saattavat näyttää lupaavan tyhjiä palkkioita. Mutta toistamaan liikematkailijat, kanta-asiakasetuudet ja säästöt kasvavat. Liity ohjelmiin mahdollisimman monelle matkanjärjestäjälle - lentoyhtiöille, autopalveluille, hotelliketjuille, ravintoloille, junille, huoltoasemille ja muulle.

3. Laadi raja-arvot jokaiselle (yleensä) joustavalle matkakustannukselle. (Voit esimerkiksi päättää, että hotellihuoneiden ei tulisi koskaan ylittää 300 dollaria per yö.)

4. Kirjoita ihanteellinen varausikkuna jokaiselle matkapalvelulle kokemuksesi perusteella. Ehkä sinun tulisi varata autopalvelu viikko etukäteen, hotelli 1 kuukausi etukäteen ja lento 2 kuukautta etukäteen.



5. Merkitse muistiin myyjät, jotka tarjoavat tarjouksia koska tunnet heidät hyvin tai koska olet neuvotellut aiemmin.

6. Kevät lentokenttäloungen jäseneksi. Kuten kanta-asiakasohjelmat, lounge-jäsenyydet saattavat tuntua tarpeettomilta säästävälle, rentolle matkustajalle, mutta yrityksille ja usein liikematkailijoille lentokentän lounge on merkittäviä etuja . Matkailijat voivat tehdä töitä, uida lentojen välillä, hypätä neuvottelupuheluihin, verkostoitua muiden matkustajien kanssa tai jopa viihdyttää matkakumppaneita, jotka saattavat myös olla asiakkaita tai mahdollisia asiakkaita

7. Etusijalle lentoyhtiöt, jotka ylpeilevät ajoissa. Yksi INC: n rakastetuimmat matkahakkulat ajoissa saapuvien ja lähtevien kuljetuspalveluiden suosiminen voi säästää matkustajilta paljon aikaa ja stressiä. Lisäksi yksi viivästynyt kaukolento voi vaarantaa koko matkan onnistumisen puuttuvien yhteyksien, aikavyöhykehyppyjen ja muun vuoksi.

Yritysten matkasuunnittelutyökalut

Yritysten matkasuunnittelutyökalut

Aikavyöhyke Ninja

Aikavyöhyke Ninja tekee kokousten ja tapahtumien aikatauluttamisesta aikavyöhykkeiltä tuulta.

Miksi se on mahtavaa: Käyttöliittymä tekee työtä laskettaessa aikoja puolestasi, joten sinun ei tarvitse koskaan selvittää tarkalleen, mihin aikaan se tulee olemaan eri päivä tai paikka.

TripIt
TripIt antaa sinun järjestää tietoja lennoista, hotelleista, ravintoloista ja autovuokraamoista yhdessä paikassa. Siinä on jopa automaattinen reittiominaisuus tärkeiden tietojen jakamiseksi matkailijoiden kanssa.

Miksi se on mahtavaa: Tämä työkalu rakentaa pohjimmiltaan reittejä sinulle. Varaat matkajärjestelyt ja välität vahvistussähköpostit TripItille. Työkalu lisää kaikki yksityiskohdat pääreittiisi.

Laajenna

Tämä työkalu muuttaa tapaa, jolla käsittelet matkakustannuksia.

Miksi se on mahtavaa : Expensify automatisoi matkakulut. Skannaa kuitit ja pyydä Expensifyä luomaan ja lähettämään raportti puolestasi. Expensify-ominaisuudella on jopa ominaisuus matkakohteisiin liittyvien tapahtumien kaappaamiseen ja raporttien luomiseen, joiden avulla voit seurata matkan kokonaiskustannuksia.

Hotellin sisäänkirjautuminen

Kuten pysyt
Tämän sovelluksen avulla voit varata huoneen vain muutamaksi tunniksi ja mukautua erilaisiin saapumis- ja lähtövaatimuksiin.

Miksi se on mahtavaa: Tämä sovellus vapauttaa sinut tyypillisten hotellien sisään- ja uloskirjautumisaikojen rajoituksista. Lataa vain sovellus ja kirjoita hotellisi sijainti ja mieltymykset, ja sovellus tarjoaa tarpeisiisi sopivia vaihtoehtoja.

Concur

Concurissa on integroitu tekniikka, joka mullistaa matkakulujen seuraamisen.

Miksi se on mahtavaa: Se tarjoaa syvän näkyvyyden kulujen seurannassa ja jopa kustannusprojekteissa. Suunnittelijat voivat saada kattavan kuvan matkakuluista ennen matkaa, sen aikana ja sen jälkeen.

Palkinto Lompakko

Seuraa kaikkia palkinto-ohjelmiasi yhdessä paikassa Award Walletin avulla.

Miksi se on mahtavaa: Palkintojen seuraaminen Award Wallet auttaa maksimoimaan (ja parhaiten käyttämään) palkintojasi.

SkyRoam

Hanki laite ja datatilaus, jotta voit nauttia rajoittamattomasta WiFi-yhteydestä missä tahansa.

Miksi se on mahtavaa: SkyRoamin avulla matkustajat voivat todella olla varmoja siitä, että he voivat työskennellä WiFi-yhteyden avulla missä tahansa paikassa ja milloin tahansa.

GroundLink

Tämän palvelun avulla on helppo varata kuljettajia suurimmissa kaupungeissa ympäri maailmaa.

Miksi se on mahtavaa: Palvelu on ajatellut kaikkia yksityiskohtia, jotka todella tekevät liikematkailijoiden elämästä helpompaa. GroundLink seuraa lentoa säätääksesi noutoaikoja, ja se tarjoaa jopa 100% avoimet hinnat ennen varausta.

Transit-sovellus

Transit-sovellus sanoo, että heidän palvelunsa alkoi yhdellä kysymyksellä: 'Milloin ratsastukseni saapuu tänne?' Sovelluksen avulla voit tarkistaa reaaliaikaiset lähellä olevat julkisen liikenteen tiedot suoraan puhelimellasi.

Miksi se on mahtavaa: Voit antaa matkatiedot saadaksesi reaaliaikaisia ​​ohjeita ja päivityksiä sovelluksesta. Näet, kuinka monta pysäkkiä sinulla on jäljellä, milloin sinun on päästävä julkisen liikenteen joukkoon ja paljon muuta.

Maailman nomadit

Tämä matkavakuutusyhtiö auttaa tekemään yritysmatkoista turvallisempia ja älykkäämpiä.

Miksi se on mahtavaa: Tämä yritys auttaa matkailijoita olemaan varma siitä, että heistä huolehditaan, jos asiat menevät pieleen matkan aikana.

Mene sinne

Tämä online-matkanhallintaresurssi auttaa sinua hallitsemaan yrityksen matkasuunnittelun kaikkia näkökohtia.

Miksi se on mahtavaa: Työkalulla on matkapolitiikan integrointivaihtoehto, joka tekee vakiintuneista matkasuunnittelusäännöistä helppoja noudattaa.

WikiTravel

Mielet, jotka ovat luoneet suosikki ilmaisen tietosanakirjasi, ovat myös luoneet massiivisen väkijoukon tuottaman matkaoppaan.

Miksi se on mahtavaa: Todelliset matkustajat kirjoittavat WikiTravel-sisällön, joten voit olla varma, että saamasi tiedot ja vinkit ovat merkityksellisiä ja hyödyllisiä. Jokaisessa paikassa on jopa Pysy turvassa ja Pysyä terveenä osiot rauhoittavien matkustajien rauhoittamiseksi ja informoimiseksi.

Trippy

Saat vastauksia hankalimpiin matkakysymyksiisi - kysymyksiin, joihin edes Google ei pysty vastaamaan.

Miksi se on mahtavaa: Kun haluat matkatietoja, haluat yleensä puhua jonkun kanssa, joka on ollut menossa; haluat vastauksia henkilöltä, jolla on omakohtaista kokemusta. Trippy-sovelluksen avulla saat turvallisia neuvoja luopumatta tietokoneen mukavuudesta.

Yritysten matkustamisen tarkistuslistat

Matkan tarkistuslista

Matkan tarkistuslista:

  • Varaa lähtevä kuljetus
  • Kirjan palauttaminen kuljetus
  • Kirjan välitysmatka
  • Varaa majoitus
  • Luo jaettava matkareitit
  • Varaa kokouksia ja tapahtumia sekä päivitä kalentereita
  • Osta kaikki tarvittavat passit ja liput
  • Tee kopioita asiaankuuluvista asiakirjoista, mukaan lukien passit, henkilökortit ja liput
  • Viimeistele kaikki esitykset ja hissikorit
  • Luo ja tulosta kriittisten matkakontaktien arkki
  • Siirrä kotikokoukset ja sitoumukset päällekkäin matkapäivien kanssa
  • Luo tärkeä ennen lähtöä tehtäväluettelo
  • Luo ja jaa pakkausten tarkistuslista

Pakkauksen tarkistuslista:

  • Asut joka päivä
  • Pyjama
  • Harjoitusvaatteet
  • Tärkeimmät työt, mukaan lukien työtietokoneet, puhelimet ja kuulokkeet
  • Henkilötodistukset ja passit
  • Jalkineet
  • Virtalähteet
  • Kirjat
  • Muistikirjat
  • Käyntikortteja
  • Kartat ja tulosteet
  • Reittisuunnitelman asiakirjat
  • Kosmetiikka ja hygieniatuotteet
  • Varaustulosteet
  • Ensiapupakkaus, mukaan lukien lääkkeet

Yritysten matkasuunnittelumallit

Yritysten matkasuunnittelun reittisuunnitelma

Käytä näitä luetteloita pikakäyttömalleina, jotta voit luoda, tallentaa ja jakaa tarvittavia matkan tietoja. Kuten alla olevasta luettelosta näet, voit vaihtaa vain muutaman tärkeän yksityiskohdan suunnitellaksesi erilaisia ​​matkoja.

Myyntimatka

  • Saapumisaika ja -päivä:
  • Lähtöaika ja -päivä:
  • Majoituspaikan sisäänkirjautumispäivä ja -aika:
  • Majoituspaikan lähtöpäivä ja -aika:
  • Kunkin myyntikokouksen päivämäärät, ajat, kestot ja paikat:
  • Kokouksen välisen kuljetuksen yksityiskohdat:
  • Ateriaajat:
  • Taukoja:

Kokousmatka

  • Saapumisaika ja -päivä:
  • Lähtöaika ja -päivä:
  • Majoituspaikan sisäänkirjautumispäivä ja -aika:
  • Majoituspaikan lähtöpäivä ja -aika:
  • Kunkin konferenssin istunnon päivämäärät, ajat, kestot ja paikat:
  • Päivämäärät, ajat, kestot ja sijainnit jokaiselle verkkoistunnolle:
  • Osallistujien kokousten päivämäärät, ajat, kestot ja paikat:
  • Työikkunat:
  • Ateriaajat:
  • Konferenssin tauon ajat:

Pitch-kokousmatka

  • Saapumisaika ja -päivä:
  • Lähtöaika ja -päivä:
  • Majoituspaikan sisäänkirjautumispäivä ja -aika:
  • Majoituspaikan lähtöpäivä ja -aika:
  • Kunkin kenttäkokouksen päivämäärät, ajat, kestot ja paikat:
  • Yksityiskohtainen reitti kustakin pikikokouksesta:
  • Ateriaajat:

Retreat-matka

  • Saapumisaika ja -päivä:
  • Lähtöaika ja -päivä:
  • Majoituspaikan sisäänkirjautumispäivä ja -aika:
  • Majoituspaikan lähtöpäivä ja -aika:
  • Yksityiskohtainen reitti joka päivä:
  • Rentoutumisikkunat:
  • Ateriaajat:

Mitkä ovat suosikki yritysmatkasi suunnitteluun liittyviä vinkkejä? Kerro meille alla olevissa kommenteissa!