Kuinka olla toimeenpaneva avustaja, kuten asiantuntijat kertovat

Johdon assistentti

Joten haluat tietää, miten olla Executive Assistant (EA)?



Emme ole yllättyneitä! Avustajat nauttivat markkinoiden monipuolisimmista, jännittävimmistä ja haastavimmista urista - urat, jotka houkuttelevat opiskelijoita ja ammattilaisia, joilla on laaja valikoima taitoja ja kiinnostuksen kohteita. Usein yrittäjähenkinen, aina välttämätön johtoavustajan rooli sisältää:

  • Keskeisten liiketoimintapäätösten tekeminen
  • Ottaa merkittävä ääni yrityksessä
  • Strategisen suunnan ohjaaminen

Ja se on vain esimerkki joistakin johtavan avustajan tehtävistä.

Oletko valmis oppimaan vielä enemmän modernista Executive Assistantista?



Alla olemme hahmottaneet kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää siitä, kuinka olla Executive Assistant. Suurin osa näistä havainnoista tuli meidän Avustajan tila -raportin tila (tai SOTEAR, kuten viittaamme siihen monta kertaa alla). Raportissa on jotain kokeneille avustajille sekä tuleville avustajille, jotka eivät ole vielä edes valmistuneet yliopistosta. Teimme raportin vain sinua varten. nauttia!

Paras tapa luoda, seurata ja seurata tämän viestin ehdotuksia on tuottavuusohjelmisto, kuten maanantai.com .

Keitä ovat avustajia?

Ketkä ovat avustajia



Avustajat tulevat monilta erilaisilta aikaisemmilta tehtäviltä ja koulutustaustalta. Tehdessämme tilannetta Executive Assistant -raportista tutkimme Executive Assistantin aikaisempia työpaikkoja ja korkeakoulujen pääaineita. Emme nähneet mitään erottuvia aihetrendejä, jotka voisivat antaa hakeville johtaville avustajille vinkkejä siitä, mistä aiheesta pääaine tai mitkä työpaikat tulisi suorittaa. Huomasimme kuitenkin, että useimmat johtavat avustajat siirtyvät tehtäviinsä paljon kokemusta.

Yli puolella (54%) raportin laatimiseksi tutkimastamme EA: sta oli vähintään 11 ​​vuoden kokemus; 23 prosentilla vastaajista oli vähintään 20 vuoden kokemus. Toisin sanoen, avustajat ovat käyneet korttelin ympärillä muutaman kerran, ja he tietävät tarkalleen, mitä he tekevät.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Mitä tarkalleen tekevät avustajat tehdä ?

Se riippuu. Oikeasti; se tekee.

Avustajan tehtävät riippuvat yrityksestä, johtohenkilöstä tai johtoryhmästä. Suhdetoiminta-alueen yritysavustaja voi viettää päivät tapahtuman suunnittelussa, kun taas voittoa tavoittelematon johtaja voi viettää päivät soittamalla valtion virkamiehille.

Avustajat

Mukaan yksi määritelmä Merriam-Websteriltä, johtaja on 'henkilö, joka harjoittaa hallinnollista tai johtajan valvontaa, ja avustaja on' henkilö, joka avustaa tai antaa yleensä täydentävää tukea tai apua '. Joten Executive Assistant, lähinnä, auttaa Executive-yritystä johtamaan yritystä.

SOTEARissamme korostamme Executive Assistant -valmentajan ja -asiantuntijan manifestia Adam Fidler . Hänen manifestissaan kerrotaan pääavustajan roolista:

'Olen johdolleni puolueeton ja riippumaton neuvonantaja, joka mahdollistaa päivittäiset hallintarutiinit, jotka parantavat pomoni ja koko organisaation tehokkuutta. Toimin itsenäisenä yritysjohtajana - ja olen olennainen osa johtoryhmää. '

Yhteenvetona voidaan todeta, että lopullinen vastaus kiertää meidät, koska johtajaavustajat tekevät melkein kaiken. Jos satut olemaan itse avustaja, voit hankkia tarvitsemasi tiedon ja tuen tekemällä kaiken ja tekemällä sen hyvin kirjautumalla sisään Avustaja , ilmainen viikoittainen uutiskirje, joka on suunniteltu erityisesti auttamaan EA: ta tekemään parhaansa.

Lue lisää joistakin erityisistä avustajan tehtävistä alla.

Avustajat: tärkeimmät tilastot

Palkka

Eräässä tutkimuksessa, jonka löysimme SOTEARin tekemisen aikana, sanotaan, että keskimääräinen Executive Assistant ansaitsee hieman yli 63 000 dollaria vuodessa. (Se on korkeampi kuin Sosiaaliturvalaitos viimeisin kansallinen keskiarvo.)

Ja muista: Kun on aika hyväksyä unelmiesi Executive Assistant -asento, voit aina neuvotella palkkasi. Joten todellakin kohtaamasi EA-palkkavalikoima on todennäköisesti yhtä laaja kuin EA-tehtävien valikoima, jonka todennäköisesti suoritat pitkällä urallasi.

Tehtävät

Johtajan avustajan tehtävät

Nykyaikaisen avustajan tehtäviin kuuluvat muun muassa seuraavat:

Kuinka olla Executive Assistant

Johtajan avustajan taidot

Jos sinulla on kunnianhimoa ja olet valmis viettämään aikaa kokemuksesi ja ansioluettelosi rakentamiseen, sinulla on erinomaisen Executive Assistant -ominaisuudet. Nyt haluat todennäköisesti tietää, mitä erityisiä taitoja tarvitset sen tekemiseen. Olemme saaneet sinut katettua; se on SOTEARimme pääaihe.

Ehdottoman välttämättömät taidot

Hallitse moniajoa: SOTEAR-tietomme mukaan halutuin, eniten käytetty ja halutuin Executive Assistant -taito on kyky suorittaa moniajo. (20% vastaajistamme mainitsee monitoimityön tärkeimmäksi taitoksi, jonka EA hallitsee.)

  • Hio taitojasi: Me suositella täyttämällä “tyhjä tila” joidenkin tehtävien aikana yksinkertaisilla tehtävillä. Sen sijaan, että uneksit, kun joku asettaa sinut pitoon puhelun aikana, avaa taulukkolaskenta ja tee tietoja.

Opi kommunikoimaan: Viestintätaidot olivat myös vastaajamme tärkeimpien hallittavien johtavien avustajien taitojen luettelossa.

  • Hio taitojasi: On olemassa monia tapoja parantaa viestintätaitojasi , mutta tässä on yksi yksinkertainen sääntö, jonka veteraanien EA: t tietävät käyttää koko päivän, joka päivä: Pidä se todellisena. Rehellisyys ja avoimuus voivat viedä sinut kauas.

Ensisijaiset taidot

Suurikokoinen ajattelu, kyky käsitellä tietoja ja tehdä päätöksiä yrityksesi pitkän aikavälin tavoitteiden yhteydessä

  • Hio taitojasi: Verkko yrityksessäsi. Kuuntele tarkkaan jokaisessa kokouksessa, johon osallistut. Esitä kysymyksiä, kunnes ymmärrät todella mitä tapahtuu ja mikä rooli sinulla on käynnissä olevassa projektissa.

Priorisointi, kyky kohdistaa aika ja johtajan aika tehtäviin ja toimintoihin, joilla on suurin vaikutus tehtävään.

  • Hio taitojasi: Pidä yrityksesi tehtävä ja tavoitteet aina mielessä. Lue ne päivittäin läpi, jos se auttaa. Punnitse kaikki priorisointipäätöksesi näitä tavoitteita vastaan.

Ennakointi, kyky tietää mitä johtajat haluavat ennen kuin he tekevät.

  • Hio taitojasi: Esitä johtajillesi paljon kysymyksiä. Tarkkaile heidän reaktioitaan erityyppisiin tilanteisiin. Ota huomioon, miten he käyttäytyvät, kun he ovat stressaantuneita, onnellisia, vihaisia ​​ja surullisia. Käytä havaintojasi heidän elämänsä helpottamiseksi.

Tunneäly, kyky ymmärtää ja hallita itsesi ja muiden tunteita.

  • Hio taitojasi: Kuuntele, keskeytä ja harkitse. Seuraa näitä vaiheita, kun olet tekemisissä kollegojesi kanssa, ja emotionaalinen älykkyysosasi vahvistuu ajan myötä.

Vianmääritys ja ongelmanratkaisu, kyky soveltaa keskeisiä taitoja ratkaisemaan melkein kaikki esiin nousevat ongelmat.

  • Hio taitojasi: Rakenna ongelmanratkaisutaitosi henkisen mallinnuksen avulla. Kuvittele tosielämän skenaarioita, joita pelataan matalapaineisissa ympäristöissä. (Sitä haluat tehdä lounastauolla, eikö?) Kuvittamalla, kuinka ratkaisit ongelman, kun todellinen ongelma rakentaa vianetsintälihaksesi. Kun todellinen ongelma tulee esiin, olet valmis.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Kaikki muu mitä sinun tarvitsee tietää: Johtajan avustajan raportin tärkeimmät opetukset tilastamme

Johdon assistentti

Nämä SOTEARin parhaat oppitunnit kattavat kaiken muun mitä sinun on tiedettävä aloittaaksesi tai jatkaaksesi kukoistamista Executive Assistant -urallasi.

  1. Avustajille maksetaan keskimääräistä paremmat palkat, mutta heistä tuntuu, että lasikatto on. Kuten sanoimme edellä, keskimääräinen Executive Assistant ansaitsee hieman yli 63000 dollaria vuodessa. Avustajat haluavat silti ansaita enemmän rahaa (kuka ei?), Ja pitävät neuvotteluista korkeamman palkan puolesta suurinta haastetta.
  2. EA: t ovat uskollinen joukko. Yli kolmannes (34%) vastaajista on työskennellyt nykyisessä yrityksessään yli viisi vuotta. Työtilastotoimiston mukaan , keskimääräinen amerikkalainen työntekijä on ollut nykyisessä työpaikassaan 4,2 vuotta, ja tämä luku putoaa vain 2,8 vuoteen, kun tarkastellaan 25-34-vuotiaita työntekijöitä.
  3. Suurin osa avustajista tekee työtä, jota kokonaiset avustajaryhmät tekivät. 52% vastaajista tukee suoraan vähintään kolmea johtajaa, ja suurimmalla osalla ei ole tiimiä, johon he voisivat delegoida.
  4. Candor on välttämätöntä, mutta silti vaikeaa johtajien avustajille . Johtajan avustajat sanoivat, että yksi tehokkaimmista tavoista käsitellä vaikeaa tai vaativaa johtajaa on 'olla etukäteen heidän kanssaan ja välittää turhautumistasi' (32%). Palaute on kuitenkin edelleen haaste. 32% ei vieläkään tunne olonsa mukavaksi antaa pomolleen negatiivista palautetta.
  5. Executive Assistant -roolin laajuus on laajentunut. Vaikka kalenteri, aikataulutus ja organisaatio ovat edelleen olennainen osa työtä, johtavaksi avustajaksi vuonna 2021 tarkoittaa nyt tehtävien suorittamista, jotka aiemmin siirtyivät tietotekniikkaan, operaatioihin ja jopa henkilöstöhallintoon.
  6. Avustajat eivät vie tarpeeksi lomaa. Avustajat, jotka viettävät enemmän lomaa, ilmoittivat olevansa vähemmän stressaantuneita ja onnellisempia työssä, mutta 40 prosenttia vie vain 10 tai vähemmän lomapäivää vuodessa - selvästi alle keskimääräisen jaon.
  7. Avustajat rakastavat, että heidän työnsä pitää heidät varpaillaan. Kun kysyttiin, mikä osa työstään nauttii eniten, vastaus oli 'uudet haasteet' (33%).
  8. Avustajat eivät saa tarpeeksi palautetta, mutta ei kasvojen puutteen vuoksi. 30% kertoi saavansa palautetta työssä parantamisesta vain kerran vuodessa, mutta 56% vastaajista tapaa kasvokkain pomonsa joka viikko
  9. Avustajat ovat aina päivystäviä. Vastaajat kertoivat meille, että 'irrottautuminen työn ulkopuolella' on vaikein tehtävä tehtävässä verrattuna 2–3 vuotta sitten. 52% ylimmistä avustajista odotetaan päivystävän työajan ulkopuolella. Johtajan avustajat, joiden odotetaan olevan päivystysaikoja työajan ulkopuolella, ovat lähes 12% vähemmän tyytyväisiä pomoihin kuin johtohenkilöt, joiden ei odoteta olevan päivystäviä. 28% vastaajista sanoi, että heidän pomonsa ottaa heihin yhteyttä työajan ulkopuolella tai viikonloppuisin pyytäen vähintään kahdesti viikossa.

Onko sinulla neuvoja tuleville avustajille? Jaa viisautesi alla oleviin kommentteihin!