Johtaja-avustaja vs. hallinnollinen avustaja: Mikä on ero?

Avustajat vs. hallinnolliset avustajat

Mitä johtaja-avustaja eroaa hallinnollisesta avustajasta? Jokainen, joka purkaa näiden kahden aseman välillä, saattaa pitää sitä hieman hämmentävänä.



Johtajan avustajien ja hallinnollisten avustajien vastuut voivat olla päällekkäisiä yhdessä yrityksessä ja olla huomattavasti erilaiset toisessa yrityksessä. Ihmiset saattavat käyttää kahta nimikettä keskenään vaihdettavissa joissakin ammateissa, kun taas muilla aloilla oletetaan, että johtajan avustajat ja hallinnolliset avustajat ovat täysin eri tiimeissä.

Olemme täällä täyttämässä tiedon puutetta, joka on aina olemassa, kun ihmettelet, Johtaja-avustaja vs. hallinnollinen avustaja: Onko eroa? Olemme koonneet yhteen tietoja, jotka helpottavat näiden kahden sijainnin vertailua ja vertailua. Tässä on kaikki kenellekään hallinnollisella alalla aloittamisen on oltava tiedossa, että hän on avustaja tai hallinnollinen avustaja.

(- Liity yksityiseen FB-ryhmäämme yksinomaan johto- ja hallintoneuvojille. Se on yhteisöyhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä monista haasteista, joita kohtaat roolissasi.)



Tärkeimmät erot: Executive Assistant vs. Administration Assistant

Avustajat vs. hallinnolliset avustajat: Keskeiset erot

Johtajaavustajilla ja hallinnollisilla avustajilla on paljon vastuuta, ydinosaamista ja ihanteellisia ominaisuuksia. Koska nämä roolit vaihtelevat yhtiöittäin, voi olla vaikea määritellä erityisiä eroja, jotka koskisivat jokaista EA: ta ja jokaista AA: ta.

Molemmat roolit varmistavat, että heidän yrityksensä toimivat mahdollisimman tehokkaasti. Tärkein ero on kunkin sijainnin painopisteessä.



  • Hallinnolliset avustajat keskittyvät usein kokonaisiin osastoihin tai prosesseihin.
  • Avustajat keskittyvät usein tiettyihin ihmisiin ja tehtäviin.

Tässä on joitain esimerkkejä siitä, miltä tämä keskeinen ero saattaa näyttää käytännössä:

  • Kokoustilakalenterin (AA) ja vain yhden johtajan matkakalenterin (EA) hallinta
  • Vastaaminen yritystilille (AA) lähetettyihin sähköposteihin vs. tietyn henkilön reititys (EA)
  • Viihdyttää kaikkia asiakkaita ja vierailijoita, jotka lähtevät sisään vastaanotosta (AA), tai avainasiakkaan viemistä lounaalle ennen tapaamista johtajan (EA) kanssa

Avustaja vs. hallinnollinen avustaja: Työ kuvaukset

Avustaja ja hallinnollinen avustaja

Johdon assistentti

Yleensä Executive Assistant tukee johtajaa tai johtoryhmää. Avustajan erityisvastuut vaihtelevat yrityksittäin ja johtajittain. Useimmat EA: t ratkaisevat ongelmia, suunnittelevat liiketoimintastrategioita, hallitsevat projekteja, suunnittelevat tapahtumia, ohjaavat viestintää ja paljon muuta. Suurin osa avustajista suorittaa erilaisia ​​hallinnollisia tehtäviä, kuten kalenteri ja yritysmatkat suunnittelu - samalla myös käsittelemällä tehtävälähtöisiä yritysprojekteja.

Avustajan tehtäviin kuuluu:

  • Palkkasumman käsittely
  • Toimistosuunnittelun ja asetteluparannusten suunnittelu
  • Uusien työntekijöiden nouseminen ja purkaminen
  • Operatiivisten tehtävien hallinta, mukaan lukien työntekijöiden palkkioetujen käsittely, pysäköinti ja rakennusten ylläpito
  • Avustaa suoraan avainhenkilöitä
  • Teknologiaan ja toimistolaitteisiin liittyvien asioiden ja päivitysten käsittely
  • Tapahtumien suunnittelu
  • Matkan koordinointi
  • Kalentereiden ajoitus ja hallinta
  • Raporttien luominen

Esimerkki avustajan työnkuvasta

ZipRecruiter tarjoaa hyödyllisen esimerkin Executive Assistant -toimenkuvasta, jossa luetellaan seuraavat tehtävät ja vastuut:

  • Puhelinkyselyihin vastaaminen, puheluiden ohjaaminen ja perustietojen antaminen yrityksestä
  • Mukava suorittaa toimistotehtäviä, ottaa muistioita, ylläpitää tiedostoja ja järjestää asiakirjoja. Kopiointi, faksaus, lajittelu jne. Tarpeen mukaan.
  • Järjestää matkat, majoituksen, matkareitit ja kaiken järjestelyihin liittyvän kirjeenvaihdon tarpeen mukaan.
  • Suunnittelee / järjestää ja toteuttaa tapahtumia, kuten kokouksia, liikelounaita tai asiakasillallisia

Johdon assistentti

Varattu johtava avustaja

Mukaan Bureau of Labor Statistics , Hallintoavustajat (AA) ”hoitavat rutiinihenkilöstö- ja hallintotehtäviä. He järjestävät tiedostoja, valmistelevat asiakirjoja, tapaamisia ja tukevat muuta henkilökuntaa. '

Monet kokivat Hallintoavustajat tarjoavat monipuolisempia yhteenvetoja , selittäen, että hallintoavustajat tekevät melkein mitä tahansa ja kaikkea tarvittavaa auttaakseen yrityksiä sujuvasti.

Hallinnollisen avustajan tehtäviin kuuluu:

  • Toimistoviestinnän hallinta
  • Teknologian ja toimistolaitteiden käsittely
  • Tapahtumien suunnittelu
  • Matkan koordinointi
  • Kalentereiden ajoitus ja hallinta
  • Yhteystietoluetteloiden ylläpito
  • Pitäminen toimisto arkistointijärjestelmä järjestyksessä
  • Tervehdys kävijöille
  • Laskujen luominen
  • Toimistotarvikkeiden seuranta ja tilaaminen
  • Terveyden tarjoaminen toimiston välipala-asema ja muut edut

Esimerkki hallinnollisen avustajan työnkuvasta

Esimerkki hallinnollisen avustajan toimenkuvasta Toimiva sisältää seuraavan työtiedotteen:

”Etsimme vastuullista hallinnollista avustajaa suorittamaan erilaisia ​​hallinnollisia ja toimistotehtäviä. Hallinnollisen avustajan tehtäviin kuuluu tuen tarjoaminen esimiehillemme ja työntekijöillemme, avustaminen päivittäisissä toimistotarpeissa ja yrityksen yleisen hallinnollisen toiminnan hallinta. '

Avustaja vs. hallinnollinen avustaja: Keskeiset taidot

Avustajan taidot

Avustajat ovat erinomaisia, kun heillä on seuraavat ominaisuudet ydintaidot :

  • Kekseliäisyys kehittää ratkaisuja ja vaihtoehtoja aikaherkissä ja korkeapainetilanteissa.
  • Kyky pysy rauhallisena paineen alla palvella tehokkaasti johtajia ja ratkaista ongelmia.
  • Tekninen taitavuus voidakseen käyttää kaikkia kaupan työkalut parantaa ja vahvistaa prosesseja.
  • Ison kuvan ajattelu tarjota johtajille strategista ohjausta.
  • Prioriteetti saada todella tärkeät asiat valmiiksi.
  • Harkintavalta olla luotettava resurssi ja luottamuksellisten tietojen haltija. Pomoiden on kyettävä luottamaan johtaviin avustajiin käsittelemään arkaluontoisia tietoja huolella, ymmärtäväisesti ja ahkerasti.
  • Organisaatiotaidot seurata fyysisiä esineitä ja projekteja maksimoimalla tuottavuus.
  • Moniajo strategisesti suorittaa tärkeät tehtävät samalla kun tasapainotetaan pieniä tehtäviä.
  • Ennakointi havaita ongelmat ja mahdollisuudet tilanteissa ja suhteissa.
  • Tunneäly tulkita tunteita itsessään ja muissa ja toimia niiden perusteella.
  • Kommunikointitaidot välittää viestejä tehokkaasti erilaisille yleisöille eri muodoissa.
  • Nopeus ja päättäväisyys tehdä oikeat liikkeet korkeapainetilanteissa.
  • TO paksu iho ja huumorintaju pysyä terveenä ja pitää positiivinen asenne mitä tapahtuukaan.
  • Verkostoituminen rakentaa edullistaja täyttävät yhteydet.
  • Neuvottelutaidot jotta mahdoton tapahtuisi.
  • Analytics-taidot tiedottaa tärkeimmistä liiketoimintapäätöksistä.

Hallinnolliset avustajat loistavat, kun heillä on seuraavat ominaisuudet ydintaidot :

  • Luova ongelmanratkaisu. Kyky luovasti ratkaista ongelmia tekee hallinnollisista avustajista korvaamattoman arvokkaita resursseja. Chelsea Hnat, naisjohtajien etenemisen toimitusjohtajan avustaja, sanoo tämän avustajista, jotka voivat ratkaista ongelmia: 'Mitä enemmän he pystyvät tehokkaasti ratkaisemaan vianetsinnän, sitä arvokkaammiksi heistä tulee asema, koska ne pitävät kaiken sujuvana.'
  • Oikea etiketti kommunikoida tehokkaasti ja kunnioittavasti sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
  • Tunneäly tulkita tunteita itsessään ja muissa ja toimia niiden perusteella.
  • Ennakointi ja ennakointi tunnistaa ja ratkaista mahdolliset ongelmat ennen kuin he siirtyvät täysimittaisiin katastrofeihin.
  • Moniajo tyrmätä erilaisia ​​vähäpätöisiä tehtäviä antamatta minkään pudota halkeamien läpi.
  • Sopeutumiskyky siirtää tehtäviä (ja henkisiä näkymiä) hetkellisesti.
  • Organisaatiotaidot seurata fyysisiä esineitä ja projekteja maksimoimalla tuottavuus.
  • Palveluhenkinen asenne. Valerie Gomez, ADP: n hallinnollinen avustaja, sanoo , ' Tämä on hyvin tärkeää. Rockstar-johtaja tai hallinnollinen avustaja HALUAA palvella johtajaansa - onko tehtävä iso tai pieni. Vahva järjestelmänvalvoja tietää, että auttamalla pomonsa tavoitteiden saavuttamisessa he saavuttavat omat. '
  • Kekseliäisyys kehittää ratkaisuja ja vaihtoehtoja aikaherkissä ja korkeapainetilanteissa.
  • Grit säilyttää tyytyväisyys, kun asiat menevät pieleen.
  • Kommunikointitaidot välittää viestejä tehokkaasti erilaisille yleisöille eri muodoissa.
  • Tekninen taitavuus pystyä käyttämään kaikkia kaupan työkaluja prosessien parantamiseen ja vahvistamiseen.
  • Ison kuvan ajattelu tarjota strategista ohjausta.
  • Silmää yksityiskohdille ettei mikään putoa halkeamien läpi.
  • Prioriteetti saada todella tärkeät asiat valmiiksi.

Avustaja vs. hallinnollinen avustaja: Urapolut

Avustajan urapolut

Sekä johtoavustajilla että hallinnollisilla avustajilla on joustavat urapolut. Molemmat tehtävät tarjoavat kunnianhimoisille työntekijöille runsaasti tilaa luoda omia mahdollisuuksiaan ja paljastaa tavoitteisiin ja kiinnostuksen kohteisiin perustuvia urapolkuja.

Ylimmän avustajan urapolut

Executive Assistantina mahdolliset urapolusi rajoittuvat vain tavoitteisiisi. Avustajat työskentelevät kenenkään ja kaikkien kanssa heidän yrityksessään, joten heillä on runsaasti mahdollisuuksia tavata ihmisiä, oppia erilaisista tehtävistä ja rakentaa erilaisia ​​taitoja, kun he auttavat tiimejä koko yrityksessä.

Asiantuntijat suosittelevat eristämällä kannat, joita haluat ehkä tutkia yrityksessäsi. Tällä tavoin voit tehdä niistä selville mahdollisimman paljon tietoa, kun olet johtavan avustajan roolissa.

Avustajan asema voi olla lupaavan uran lupaava alku ja onnellinen loppu. Monet EA: t haluavat pysyä ja kasvaa asemissaan. Koska EA: t tukevat yrityksen johtajuutta, heillä on kyky ottaa enemmän ja enemmän vastuuta rakentaessaan uusia taitoja. Pohjimmiltaan Executive Assistantille ei ole umpikujaa; aina on jotain tekemistä ja oppimista.

Monet avustajat jopa kasvavat itse johtoon. Vietettyään vuosia yrityksen johtamisen rinnalla, johtavat avustajat ovat valmiita täyttämään johtotehtävät. Joskus johtavat avustajat nousevat aina huipulle varapuheenjohtajat ja muut korkean tason johtajat.

Hallinnollisen avustajan urapolku

Kuten avustajilla, myös hallinnollisilla avustajilla on paljon tilaa muokata urapolkuaan tavoitteidensa saavuttamiseksi. Kun AA: t suorittavat erilaisia ​​tehtäviä, he voivat helposti selvittää, mistä asioista he pitävät. Viranomaisilla on mahdollisuus tutkia rooleja nykyisissä yrityksissään ja saada selville, mitä rooleja on tarjolla kaikkialla, kun he verkottuvat ja tekevät yhteistyötä ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Hallinnolliset avustajat voivat myös pysyä tehtävissään ja laajentaa vastuualueitaan ja laajuuttaan vastaamaan kasvavia taitojaan. AA: t saattavat siirtyä työskentelemään vain yhden osaston kanssa koko yritystä palveleviin hallintorooleihin. He saattavat jopa siirtyä Executive Assistant -rooleihin, joissa he palvelevat yhtä tiettyä johtajaa.

Kuten avustajan urapolut, myös hallinnollisten avustajien uramahdollisuudet ovat rajattomat. AA: t voivat hankkia kokemusta ja erikoistua sitten, laajentaa nykyisiä roolejaan tai kanavoida hallinnollisen kyvykkyytensä palvelemaan tiettyjä ihmisiä tai tehtäviä.

(- Liity yksityiseen FB-ryhmäämme yksinomaan johto- ja hallintoneuvojille. Se on yhteisöyhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä monista haasteista, joita kohtaat roolissasi.)