Keskeiset liikematkareittimallit onnistuneille matkoille

Matkasuunnitelmien suunnittelu on yksi tärkeä osa Executive Assistantin työtä. Johtajat matkustavat tavata tärkeimpiä liikekumppaneita, pyrkivät muuttamaan pelejä ja osallistumaan korkean profiilin konferensseihin ja kokouksiin. Näiden tehtäväkriittisten matkasuunnitelmien menestys on älykkäiden, kykenevien johtavien avustajien (EA) käsissä.

Autamme EAs-ässää kaikilla matkoilla, olemme luoneet liikematkailureittimallit, jotka höyrystävät matkasuunnitteluprosessia ja laativat yhtenäisen vakioreitin, jonka johtajat rakastavat saada yhä uudelleen.

Monet näistä malleista tulivat suoraan meidän Facebook-ryhmät johtajille ! Katso, millaisia ​​viisauden kynsiä yhteisöllämme on tarjota, ja hyppää keskusteluun.

Konferenssimatkaohjelma

Saadakseen mahdollisimman onnistuneen kokouskokemuksen johtajien on noudatettava sotilastarkkaa aikataulua. Konferenssit vaativat spontaanisuuden huolellista suunnittelua; jos osallistuja haluaa olla verkostoitunut tiettyjen ihmisten kanssa ja osallistua tiettyihin istuntoihin, heidän on noudatettava huolellisesti suunniteltuja reittejä, jotka keskittyvät voimakkaasti logistiikkaan.

Pakolliset yksityiskohdat konferenssimatkalle:

• Matka- / kuljetusajat ja yksityiskohdat
  • Matkan yleiset saapumis- ja lähtöajat sekä tärkeimmät kuljetustiedot. Milloin johtajan on lähdettävä kotoa päästäkseen lentokentälle? Tarjoaako hän oman kuljetuksensa vai onko se ennalta sovittu? Harkitse kaikkia pieniä kysymyksiä, jotka alitajuisesti kysyt suunnitellessasi omia matkojasi, ja lisää vastaukset reittitietoihin.
  • Mene yli ja yli: Jos johtaja, jonka kanssa työskentelet, haluaa saada kaikki yksityiskohdat, sisällytä sitten joitain alla olevia luoteja matkasuunnitelmaan. Kuten näette malleistamme, suosittelemme, että monet näistä yksityiskohdista ovat toissijaisia, jotta reitin todella olennaiset osat on helppo luistaa.
    • Matkan vahvistus- / varausnumerot, (Nämä ovat hyviä käsillä, jotta matkan yksityiskohdat eri kuljetusasemien asiakaspalvelun edustajien on helppo etsiä, jos johtajan suunnitelmiin liittyy kysymyksiä tai kysymyksiä.
    • Pysäköintitiedot, mukaan lukien rajoitukset, kustannukset ja pysäköintialueiden ja autotallien fyysiset osoitteet kaikissa kohteissa. (Hankala pysäköintitilanne voi olla sama kuin jääneet kokoukset tai konferenssitilaisuudet.)
    • Istuinten numerot. (Matkailijalle on aina hyödyllistä muistaa nämä.)
    • Asiaankuuluvien kuljetusasemien osoitteet, kuten lentokenttä, autovuokraamo ja rautatieasema.
    • Näyttökuvat tai painetut kopiot vahvistussähköposteista ja lipuista.
    • Terminaalin tiedot. (Tämä on erityisen tärkeää suurille lentoasemille tai rautatieasemille, joissa terminaalit tai portit voivat olla mailin päässä toisistaan ​​ja vaativat matkustajia tekemään edestakaisen kuljetuspalvelun.)
    • Tulostetut kartat (ladattu online-työkaluista) käytettäväksi matkapuhelimen GPS: n varmuuskopiona alueilla, joilla ei ole luotettavaa Internetiä.
  • Majoitukseen liittyvät ajat ja yksityiskohdat
    • Sisään- ja uloskirjautumisajat ja -päivät sekä osoitteet kaikille matkan majoituksille.
    • Mene yli ja yli: Jotkut ylimääräiset majoitustiedot tekevät johtajan matkan miellyttävämmäksi.
      • Majoituspalvelut. Onko paikan päällä kuntosali, kylpylä tai ehkä pesulapalveluja? Näiden tärkeiden yksityiskohtien tunteminen antaa avainhenkilöille paremman suunnitelman matkoista. Esimerkiksi matkustaja voi päättää herätä joka päivä kaksi tuntia aikaisemmin lyömään paikan päällä olevaan kuntosaliin ennen konferenssin alkua.
      • Kuljetusvinkkejä. Tee johtajalle helppo navigoida hotelliin ja takaisin. Tee muistiinpanoja ravintoloista tai mielenkiintoisista kohteista kävelyetäisyydellä johtajan kotoa poissa kotoa. Voit myös lipputtaa hotelleja, jotka tarjoavat kuljetuspalveluja, ja hotelleja lähellä luotettavia julkisen liikenteen solmukohtia.
      • Näyttökuvat tai painetut kopiot asiaankuuluvista majoitusvahvistussähköpostista.
    • Päivittäiset aikataulutiedot
      • Kokous- ja kokousistuntojen ajat ja paikat.
      • Ateriaajat ja välipala-ajat. (Kukaan ei halua verkostoa, kun hän on ripustettu tyhjään vatsaan)
      • Työikkunat. Korosta suhteellisen avoimet aikarajat, jolloin avainhenkilöt voivat suunnitella jatkotoimia heti tärkeiden kokousten ja konferenssitilaisuuksien jälkeen. Johtajat voivat käyttää näitä ikkunoita myös säännöllisen työn ja työntekijöiden kirjautumiseen kotitoimistoon.
      • Mene yli ja yli:
        • Mitä laittaa päälle. Voit antaa pukeutumisvinkkejä johtajan päivän aikataulun mukaan. Voit esimerkiksi suositella johtajaa pukeutumaan rennosti aamu-aamiaiskokoukseen, mutta käske heitä pakkaamaan bleiseri pukemaan puku, jos heillä ei ole aikaa vaihtaa ennen iltapäiväkokousta.
        • Tauot ja pituudet. Korosta, milloin johtajalla on aikaa tehdä töitä, käydä kuntosalilla tai vain napata kahvia. Ansaitse ylimääräisiä brownie-pisteitä sisällyttämällä elementtejä, kuten meditaatio tai perhepuhelut, jotka ovat tärkeitä johtajan päivittäisen rutiinin kannalta.
        • Suositeltavat herätys- ja nukkumisajat.
        • Sääennuste ja pakkausehdotukset.
        • Ruokapaikkoja. (Tee Yelp-tutkimuksesi välttääksesi johtajan harhaanjohtamista!)
        • Travel-vinkkejä. Esittele tungosta tai turisti-alueet, vilkkaan liikenteen tiet ja muut matkakokemukseen vaikuttavat tekijät.
        • Yhteystiedot henkilöille, jotka osallistuvat johtajan suunnitelluihin kokouksiin

Konferenssin matkasuunnitelma

Mediakiertomatka

hämärävyöhykkeellä me neljä kuolemme

Toisin kuin konferenssireitit, mediakierrosreitit perustuvat joustavuuteen ja liikkumavaraan. Suunnittele reitti, jossa on runsaasti hengitystilaa mediakokousten välillä, jotta kokoukset pidetään ajan mittaan ja jopa kannustetaan niihin. Mediakiertueen maailmassa pitkäaikainen kokous voi tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että johtaja rakentaa vankkoja suhteita mediaammattilaisiin.

Tarvittavat tiedot mediakiertueelle:

• Matka- / kuljetusajat ja yksityiskohdat
  • Sisällytä matkan yleiset saapumis- ja lähtöajat sekä välttämättömät kuljetustiedot sekä saapumisajat, lähtöajat ja osoitteet jokaisen päivän kokouksille. Mediakiertueen aikana johtaja hyppää paikasta toiseen, joten on välttämätöntä, että kaikki matkalogistiikat on hahmoteltu.
  • Mene yli ja yli:
    • Viime hetken kuljetusvaihtoehdot. (Auta johtajia välttämään viivästyneitä kokouksia varmistamalla, että heillä on varmuuskopiointivaihtoehdot siltä varalta, että suunniteltu kuljetusvalinta kaatuu.)
    • Pysäköintitiedot, mukaan lukien rajoitukset, kustannukset ja pysäköintialueiden ja autotallien fyysiset osoitteet kaikissa kohteissa. (Hankala pysäköintitilanne voi olla sama kuin jääneet kokoukset tai konferenssitilaisuudet.)
    • Tulostetut kartat (ladattu online-työkaluista) käytettäväksi matkapuhelimen GPS: n varmuuskopiona alueilla, joilla ei ole luotettavaa Internetiä.
  • Majoitukseen liittyvät ajat ja yksityiskohdat
    • Sisään- ja uloskirjautumisajat ja -päivät sekä osoitteet kaikille matkan majoituksille.
    • Mene yli ja yli: Jotkut ylimääräiset majoitustiedot tekevät johtajan matkan miellyttävämmäksi.
      • Majoituspalvelut.
      • Kuljetusvinkkejä.
      • Näyttökuvat tai tulostetut kopiot vahvistusviesteistä.
    • Yksityiskohtainen kokousaikataulu
      • Kokousajat ja -paikat.
      • Mene yli ja yli:
        • Tiedotusvälineiden ammattilaisille ja heidän julkaisuilleen. Tämä auttaa johtajia valmistautumaan onnistuneisiin kokouksiin.
        • Työikkunat. Korosta suhteellisen avoimet aikakehykset, jolloin johtajat voivat suunnitella jatkotoimia heti tärkeiden kokousten jälkeen.
        • Mielenkiintoiset paikat / suositellut pysäkit jokaisen kokouspaikan ympärillä. Kiireinen mediakiertueaikataulu ei salli johtajien tehdä paljon tutkimista. Auta heitä saamaan pieni maku kaupungista kutsumalla helposti kulkevat pysäkit.

Mediakierroksen reittisuunnitelma

Kansainvälinen matkareitti

Kansainvälisen matkasuunnitelman menestys riippuu valmistelusta, joka on suunniteltu antamaan matkailijoille tarvitsemansa työkalut ymmärtämään viestinnän ja navigoinnin perusteet eri maissa.

Pakolliset tiedot kansainvälisestä matkareitistä:

• Matka- / kuljetusajat ja yksityiskohdat
  • Sisällytä matkan yleiset saapumis- ja lähtöajat sekä välttämättömät kuljetustiedot. Suunnittele, että johtaja saapuu riittävän ajoissa lentokentälle välttääkseen kaikki matkakohteet ja muista sisällyttää saapumis- ja lähtötiedot jatkolennoille.
  • Mukana olennaiset yksityiskohdat ensisijaisesta kuljetusmuodosta, jota johtaja käyttää navigoidessaan toisessa maassa. Esimerkiksi, jos amerikkalainen liikemies on matkalla Lontooseen, hän haluaisi todennäköisesti saada kaikki Lontoon maanalaiset perusteet alas, mukaan lukien millainen kulku järjestelmä vaatii, kuinka suunnitella reittejä ja miten ymmärtää aikataulut.
  • Mene yli ja yli:
    • Soita asiaankuuluviin kansainvälisiin matkasovelluksiin, jotka voivat auttaa johtajaa liikkumaan helposti.
    • Pysäköintitiedot.
    • Istuinten lukumäärä ja kansainväliset lennon aterian ja juoman yksityiskohdat.
    • Asiaankuuluvien kuljetusasemien osoitteet.
    • Näyttökuvat tai painetut kopiot vahvistussähköposteista ja lipuista.
    • Kaikkien päätelaitteiden tiedot. (Tämä on erityisen tärkeää suurille kansainvälisille lentokentille tai rautatieasemille, joissa terminaalit tai portit voivat olla mailin päässä toisistaan.)
    • Tulostetut kartat (ladattu online-työkaluista) käytettäväksi matkapuhelimen GPS: n varmuuskopiona alueilla, joilla ei ole luotettavaa Internetiä.

• Majoitukseen liittyvät ajat ja yksityiskohdat
  • Sisään- ja uloskirjautumisajat ja -päivät sekä osoitteet kaikille matkan majoituksille.
  • Mene yli ja yli: Jotkut ylimääräiset majoitustiedot tekevät johtajan matkan miellyttävämmäksi.
    • Majoituspalvelut. Onko hotellissa tarvittavia laitteiden sovittimia? Tarjoavatko he ilmaisen Wi-Fi-yhteyden?
    • Kuljetusvinkkejä. Suosittele parhaita tapoja liikkua tuntemattomassa kaupungissa, jotta johtajat tuntevat olonsa mahdollisimman mukavaksi matkan aikana.
    • Näyttökuvat tai tulostetut kopiot vahvistusviesteistä.
  • Päivittäinen aikataulu.
    • Kokousajat ja -paikat.
    • Ateriaajat ja välipala-ajat.
    • Työikkunat.
    • Mene yli ja yli:
      • Vedä esiin joitain usein käytettyjä sanoja kohteen äidinkielellä, varsinkin jos suurin osa määränpäähän kuuluvista ihmisistä puhuu kieltä, jota johto ei osaa.
      • Sisällytä matkaoppaiden avainkohdat. Tarjoa joitain otteita paikallisesta kulttuurista, erityisesti kulttuurinormeista, jotka vaikuttavat yritysten vuorovaikutukseen. Nämä normit saattavat sisältää esimerkiksi tavanomaisia ​​tervehdyksiä, kaatopaikan käytäntöjä, tapaamis- ja syömisen etikettejä sekä kommunikointityylejä.
      • Mitä pukeutua, jotta vältät ulkopuoliselta näyttämisen.
      • Suositeltava herätä ja nukkumaanmenoaika jet lag -vaikutusten lieventämiseksi.
      • Sääennuste ja pakkausehdotukset, varsinkin jos määränpää tulee olemaan kesken kotikausista eri kauden.
      • Ruokapaikkoja. (Voit myös sisällyttää joitain suosittuja ruokia ja ruokasanoja, jotka auttavat avainhenkilöitä navigoimaan valikoissa.)
      • Travel-vinkkejä.

Kansainvälisen matkasuunnitelman malli

Myynti Roadshow Matkasuunnitelma

Älä koskaan pääse tielle ilman hyvin suunniteltua myyntitapahtumaa.

Pakolliset tiedot myyntitapahtuman reittisuunnitelmasta:

• Matka- / kuljetusajat ja yksityiskohdat.
  • Sisällytä matkan yleiset saapumis- ja lähtöajat sekä välttämättömät kuljetustiedot kaikista roadshow-pysäkkeistä.
  • Sisällytä olennaiset tiedot ensisijaisesta kuljetusmuodosta, jota johto tai johtoryhmä käyttää kulkiessaan tapahtumasta toiseen. Onko tämä kansainvälinen roadshow, maastohiihtotapahtuma vai yksinkertaisesti intrastate roadshow?
  • Mene yli ja yli:
    • Pysäköintitiedot.
    • Näyttökuvat tai painetut kopiot vahvistussähköposteista ja lipuista.
    • Tulostetut kartat (ladattu online-työkaluista) käytettäväksi matkapuhelimen GPS: n varmuuskopiona alueilla, joilla ei ole luotettavaa Internetiä.
  • Majoitukseen liittyvät ajat ja yksityiskohdat.
    • Sisällytä sisään- ja uloskirjautumisajat, päivämäärät ja osoitteet kaikille matkan majoituksille.
    • Mene yli ja yli: Jotkut ylimääräiset majoitustiedot tekevät johtajan matkan miellyttävämmäksi.
      • Majoituspalvelut.
      • Kuljetusvinkkejä.
      • Näyttökuvat tai tulostetut kopiot vahvistusviesteistä.
    • Päivittäinen aikataulu.
      • Roadshow-ajat ja -paikat.
      • Ateriaajat ja välipala-ajat.
      • Mene yli ja yli:
        • Sääennuste ja pakkausehdotukset jokaiselle roadshow-paikalle.
        • Ruokapaikkoja tien varrella. (Tee Yelp-tutkimuksesi!)
        • Pysähdyspaikat tien varrella. Muutama nopea pysähtyminen hauskoihin maamerkkeihin auttaa pitämään johtajat ja myyjät virkeinä ja valmiina loppu-näyttelyyn.

Myynti roadshow -reittisuunnitelma

Henkilökohtainen loma-matkareitti

Jopa rento henkilökohtainen loma voi hyötyä jäsennellyistä reiteistä.

Pakolliset yksityiskohdat henkilökohtaista lomareittiä varten:

• Matka- / kuljetusajat ja yksityiskohdat.
  • Sisällytä matkan yleiset saapumis- ja lähtöajat sekä välttämättömät kuljetustiedot.
  • Mene yli ja yli:
    • Pysäköintitiedot.
    • Näyttökuvat tai painetut kopiot vahvistussähköposteista ja lipuista
    • Tulostetut kartat (ladattu online-työkaluista) käytettäväksi matkapuhelimen GPS: n varmuuskopiona alueilla, joilla ei ole luotettavaa Internetiä.
  • Majoitukseen liittyvät ajat ja yksityiskohdat.
    • Sisällytä sisään- ja uloskirjautumisajat, päivämäärät ja osoitteet koko matkan majoitukselle.
    • Mene yli ja yli: Jotkut ylimääräiset majoitustiedot tekevät johtajan matkan miellyttävämmäksi.
      • Majoituspalvelut. Onko hotellissa tai vuokratalossa keittiö, kotiteatteri, upea kellaribaari, uima-allas tai pingispöytä? Matkailijat voivat suunnitella matkansa paremmin, kun he tietävät, mitä heillä on pääsy kotonaan poissa kotoa.
    • Mene yli ja yli:
      • Sääennuste ja pakkausehdotukset.
      • Ruokapaikkoja lähellä hotellia tai vuokrausta.
      • Travel-vinkkejä. Mukauta lisäämäsi vinkit sen mukaan, kuka johtaja matkustaa. Sisällytä romanttisia paikkoja pariskuntamatkoille, lapsiystävällisiä nähtävyyksiä perhematkoille ja paljon muuta.
    • Aikataulun yksityiskohdat.
      • Esittele ajankohdat ja yksityiskohdat kunkin päivän tärkeimmistä viihteistä / tapahtumista.
      • Jätä paljon aikaa rentouttaviin aterioihin.
      • Mene yli ja yli:
        • Ekstrat suunnitelma. Johtaja tarjoaa todennäköisesti päivän päätapahtumat, mutta voit etsiä nopeita pysähdyksiä matkalla näihin tapahtumiin ja matkustaja voi valita ja valita joitain spontaaneja pysähdyksiä.

Henkilökohtainen lomareittimalli

Mikä reitti auttaisi sinua? Kerro meille alla olevasta kommenttiosasta!

P.S. Monet näistä malleista tulivat suoraan meidän Facebook-ryhmät johtajille ! Katso, millaisia ​​viisauden kynsiä yhteisöllämme on tarjota, ja hyppää keskusteluun.