Lopullisen projektipäällikön opas etätyön suorittamiseen

Lopullinen projektipäällikkö

Projektipäällikkönä sinulla voi olla rakkauden ja vihan suhde joustaviin työjärjestelyihin (FWA).



Vaikka virtuaalitiimin käyttäminen voi auttaa sinua houkuttelemaan ja pitämään huippuosaajia mistä päin maailmaa tahansa, etätyöntekijöiden hallinta lisää usein projektien huomattavaa monimutkaisuutta ja vaatii pääministerien palkkaamista uusia tekniikoita , työkalut ja pehmeät taidot haasteiden voittamiseksi.

Tässä on joitain suuria haasteita, joita saatat kohdata johtaessasi etäryhmää, ja mitä voit tehdä niiden voittamiseksi.

Sisällysluettelo



owen wilson ja jackie chan

1) Kommunikoi tehokkaasti ilman henkilökohtaista vuorovaikutusta

Kommunikoi - Suorita etätyöryhmä

Useimmat etätyöntekijät luottavat kirjalliseen viestintään, kuten sähköpostiin ja tekstiviesteihin. Tämä voi kuitenkin johtaa väärinkäsityksiin, koska ne eivät salli sanallisia ja sanattomia vihjeitä, kuten sävy ja taivutus tai ilme ja kehon kieli, viestien vivahteista viestissä.

Projektipäälliköiden tulisi kannustaa ja helpottaa videoneuvotteluja tiimin jäsenten keskuudessa . Siellä on useita videoneuvottelualustoja jotka on helppo asentaa ja tarjoavat ominaisuuksia, kuten HD-video, näytön jakaminen ja tallennus. Varmista, että tiimin jäsenillä on pääsy videoneuvottelualustalle ja he tarjoavat tarvittavan koulutuksen, jotta jokainen voi käyttää tekniikkaa tehokkaasti.

Yksi tärkeimmistä viestintäkomponenteista etätiimien kanssa on henkilökohtaiset kokoukset . Nämä kokoukset voivat antaa johtajille käsityksen siitä, miten jokaisella tiimin jäsenellä on menossa, ja ennakoida asioita, joista voi tulla suurempia ongelmia.



Etsi henkilökohtaisten tapaamisten aikana vihjeitä siitä, että työntekijöillä on haasteita, kuten heikkenevät tehtävistään tai kokevat palamista. Tässä on muutama tapa varmistaa, että nämä 1: 1-kokoukset ovat tehokkaita:

Osoita aika 1: 1-kokouksille

Liian monta kokousta on liike-elämän rutto, mutta projektipäällikölle heidän asialistallaan pitäisi olla hyvin vähän asioita, jotka syrjäyttävät tiiminsä. Peruuttamalla tämän kokouksen johtaja voi tuntea avaavansa kalenterissaan ajankohtaisempaa ongelmaa. Ajanhallinnan valmentajan Elizabeth Grace Saundersin mukaan päinvastoin päinvastoin.

Saunders kirjoitti Harvard Business Review -artikkeli että 'näiden tapaamisten peruuttamisesta tulee joitain ilmeisiä kysymyksiä suorien mietintöjenne työn suhteen. Ennakoitavan aikataulun puuttuminen kanssasi voi johtaa työntekijöiden työskentelemään väärin, mikä voi aiheuttaa tarpeettomia hätätilanteita ja ajanhukkaa virheiden korjaamiseen. Tai se voi johtaa tuottavuuden laskuun, koska työntekijät ovat hämmentyneitä ja epäselviä prioriteeteistaan ​​eivätkä siksi saavuta paljon. '

'Jos sinulla ei ole ennakoitavaa aikataulutettua aikaa, työntekijät voivat työskennellä väärin, mikä voi aiheuttaa tarpeettomia hätätilanteita ja ajanhukkaa virheiden korjaamiseen.'

Aseta odotukset 1: 1-kokoukselle etukäteen

Älä pidä aikataulussasi vain 1: 1-kokouksia, koska eräpäiväsi tai se on yrityksen käytäntö johtajille. Käytä näitä kokouksia rakentaaksesi yhteyden etätyöntekijöiden kanssa samalla kun annat arvokasta ohjausta ja palautetta.

Ota aika esityslistan asettamiseen ennen kokousta ja pyydä työntekijöitä tekemään sama. Jaa kyseinen esityslista heidän kanssaan etukäteen, jotta molemmilla on selkeät odotukset siitä, mistä keskustellaan.

Anna selkeät toimintokohteet

Yhtä tärkeää kuin suhteiden luominen ja työn tarkistaminen, 1: 1-kokousten tulisi päättyä toimintakohteisiin kaikille osapuolille . Tämä varmistaa, että sinä ja työntekijäsi saatte arvon jokaisesta näistä keskusteluista. Olet esimerkiksi voinut tarkistaa yhden kirjoittajan uusimmista blogikirjoituksista, ja toimintokohde voisi olla, että he kirjoittavat uuden sisällön heidän kanssaan keskustelemiesi tekniikoiden avulla.

Seuraavat 1: 1-kokouksesi voivat sisältää sen tarkistamisen, kuinka he ottivat nämä tekniikat käyttöön seuraavassa kappaleessaan.

On myös tärkeää sisällyttää yrityksen oma tiimi, kun olet yhteydessä tiimin etäjäsenryhmiin. Kannusta tiimikokouksissa yhdessä sijaitsevia tiimin jäseniä soittamaan videopuheluihin, jotta kaikilla voi olla sama kokemus ja etätyöntekijät eivät menetä sanattomia vihjeitä.

2) Tee yhteistyötä eri paikoissa ja aikavyöhykkeillä

Yhteistyö eri paikoissa ja aikavyöhykkeillä

Etätyöntekijät eivät voi vain käydä kollegoidensa pöydän luona kommunikoida ja tehdä yhteistyötä . Eturyhmätyön tehokkaan orkestroinnin kannalta sinun on asetettava odotukset ja käytettävä oikeat työkalut .

Toteuta pilvipohjaiset yhteistyöalustat reaaliaikaiseen viestintään, tiedostojen jakamiseen ja muuhun. Näitä sovelluksia ovat projektinhallintaohjelmisto (esim. Monday.com), yhtenäinen viestintäalusta (esim. 8 × 8), tiimiviestisovellus (esim. Slack) ja tiedostojen jakotyökalu (esim. Dropbox).

harjoituksia, joita voit tehdä työpöydälläsi

Näiden alustojen avulla voit pitää kaiken yhdessä paikassa väärän viestinnän välttämiseksi. Tiimin jäsenet voivat kirjautua sisään milloin tahansa ja mistä tahansa saadakseen kiinni kaikista keskusteluista virheiden ja viiveiden minimoimiseksi.

Myös, tavoitteena aikataulun päällekkäisyys joten tiimijäsenet eri aikavyöhykkeiltä voivat perustaa reaaliaikaisen viestinnän (esim. video- tai äänipuhelut) vaatimatta ketään työskentelemään parittomia tunteja. Dokumentoi työntekijöiden aikavyöhykkeet ja työajat ja korosta sitten jaettujen kalentereiden päällekkäiset aikavälejä, jotta aikataulutus on tehokasta. Esimerkiksi, päämajaasi voi olla EST: ssä ja sinulla on etäryhmän jäseniä länsirannikon ja Euroopan välillä. Klo 10 EST voi olla hyvä aika, joten kokous ei ole liian aikaista tai liian myöhäistä kenellekään.

3) Luo hyvin määriteltyjä työnkulkuja

Luo-työnkulut-projektinhallinta

Kokoonpanolinja tulee mieleen, kun ajattelen luoda työnkulkuja. Työnkulkujen tulee olla helposti seurattavissa toistettavia prosesseja, jotka sylkevät erinomaisia ​​tuotteita tai tarjoavat upeita asiakaskokemuksia. Nämä työnkulut luovat selkeän rakenteen työhön, johon etäryhmät osallistuvat ja jotka ovat menestyvän tiimin elinehto.

Työnkulkuja voidaan luoda tehtävälle tai tehtäväryhmälle, joka suoritetaan kohti lopputavoitetta . Esimerkiksi yleisessä sisältöstrategiassasi tulisi olla selkeästi määritellyt työnkulut sisällön ideoista kirjoittamiseen, julkaisemiseen ja viime kädessä mainostamiseen. Jokainen strategian vaihe voi vaatia useita tiimin jäseniä. Mahdollinen työnkulku voi näyttää tältä:

  • Markkinointitiimi tutkii aiheita, jotka resonoivat kohde-asiakashenkilön kanssa.
  • Johto tarkistaa ja hyväksyy nämä aiheet.
  • Kirjoitusryhmä tuottaa sisällön.
  • Markkinointitiimi tarkistaa kyseisen sisällön mahdollisten muutosten varalta.
  • Kirjoitusryhmä tekee tarvittavat muutokset.
  • Sisältö saa markkinointitiimin hyväksynnän.
  • Kirjoitusryhmä julkaisee sisällön.
  • Markkinointitiimi mainostaa sisältöä sosiaalisen median kanavissa ja sähköpostissa.

Tämä prosessi olisi edellyttänyt aikaisemmin useita sähköpostiviestejä, puhelua ja kokouksia. Nykyään tekniikka auttaa pitämään kaiken organisoidussa ja automatisoidussa työkaluilla, kuten maanantai.com ja Pesä . Nämä projektinhallinta-alustat antaa ryhmille mahdollisuuden luoda toistettavia työnkulkuja tietyille projekteille, jakaa tehtäviä tiimin jäsenille, luoda määräaikoja ja tarjota projektipäälliköille täysin avoimesti.

4) Henkilöstö projektiisi oikeiden tiimin jäsenten kanssa

Henkilöstö projektiisi oikeiden tiimin jäsenten kanssa

Suurin menestystekijä on ehdottomasti joukkue, mutta kaikki eivät toimi hyvin syrjäisessä ympäristössä. Työntekijä, joka toimii hyvin toimistoympäristössä, ei välttämättä ole yhtä tehokas etäryhmässä.

Rekrytoitaessasi projektiin varmista, että tiimin jäsenillä on oikea yhdistelmä työetiikkaa, teknistä osaamista ja henkilökohtaisia ​​ominaisuuksia etätyötä varten. Tässä on muutama huomioitava asia etsittäessä etätyöntekijöitä:

Löydä tekijöitä

Tekijät vain tekevät asioita. Ei ole väliä, työskentelevätkö he syrjäisellä saarella vai sängyssä kotona. Nämä ihmiset eivät tarvitse muuta mikrohallintaa tai tehtävien määritystä kuin organisaation kokonaistavoitteen ja ohjauksen heidän ohjauksessaan. Tekijöiden lisääminen tulee lisätä työn tuottavuutta joukkueen.

Voit havaita tekijöitä sen perusteella, miten he reagoivat tehtävään. Oletetaan, että sinulla oli juuri kaikkien käsien kokous, jossa ilmoitit uudesta liiketoimintalinjasta, jonka yritys käynnistää 60 päivän kuluttua. Tekijä lähtee välittömästi töihin ja ottaa yhteyttä johtoryhmään ideoilla, strategioilla ja kysymyksillä. Ei-toimijat jatkavat päiväään odottaessaan ilmoitukseen liittyviä uusia tehtäviä.

Löydä ihmisiä, joihin voit luottaa

Luottamus on avainasemassa etätyövoimassa. Sinun täytyy luottaa siihen, että toimistosi ulkopuolella työskentelevät ihmiset tekevät mitä sanovat tekevänsä. Toki voit seurata joitain niistä heidän toimittamassaan työtuotteessa, mutta et tiedä, käyttävätkö he kotona tunteja vai työskentelevätkö he puolipäiviä tuottaakseen vähimmäismäärän.

Sinun on luotettava etätyöntekijöihin, jotta koko konsepti toimisi. Toisaalta johdon on osoitettava luottamus palkattuihin ihmisiin. Johdon on asetettava selkeä ja hyvin määritelty odotus etätöille ja luotettava sitten siihen, että ne täyttävät nämä odotukset.

Etsi ihmisiä, jotka osaavat kirjoittaa

Toisin kuin samassa paikassa sijaitseva toimisto, jossa tietoja jaetaan henkilökohtaisesti äänellä, etätyövoima jakaa suurimman osan tiedoista kirjallisen sähköpostin ja chatin kautta. Etätyöntekijät, jotka osaavat selittää asioita ja antaa kirjalliset ohjeet, ovat välttämättömiä viestinnälle etäryhmissä.

Löydä ihmisiä, jotka voivat työskennellä ilman sosiaalista ympäristöä

Ei ole epäilystäkään siitä, että etätyöympäristöt ovat vähemmän sosiaalisia kuin yhdessä sijaitsevat. Etäjoukkueiden ihmisten pitäisi luonnollisesti olla mukavia työskennellä tällaisessa ympäristössä - jopa menestyä siinä. Tämä ei tarkoita, että etätyöntekijät tulisi sulkea kokonaan muun joukkueen ulkopuolelta. Sinun tulisi silti edistää seurustelua digitaalisten 'vesijäähdytin' -tilojen kautta, kuten joukkueen kattavat Slack-kanavat, virtuaaliset juhlat ja perjantaina käytettävät videoneuvottelut. Tämä varmistaa etätyöntekijöiden moraalin ja yrityskulttuurin vahvistumisen.

Pyydä apua HR: ltä, sekä rekrytointiresursseja , tunnistaa työntekijät, jotka sopivat hyvin etärooleihin. Etsi ihmisiä, jotka ovat itse motivoituneita, joilla on hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot, mukavat viestintätekniikat ja joilla on erinomaiset ajanhallintataidot.

Kun palkkaat etäroolia, suorita henkilökohtaisia ​​tai video-haastatteluja arvioidaksesi ehdokkaiden ihmissuhdetaidot. Käytä myös online-arviointeja arvioida heidän oma motivaationsa ja muita ominaisuuksia, jotka tekevät heistä tehokkaan tiimisi jäsen.

5) Ymmärrä tekniikkaasi

Teknologiaan liittyvien haasteiden voittaminen

Siitä lähtien etäkäyttöönottoprosessi , vahvan projektipäällikön on tunnustettava, että tehokkaan etätyöryhmän johtaminen tarkoittaa turvautumista tekniikkaan, joka voi ajoittain aiheuttaa haasteita. Vaikka nämä haasteet saattavat koetella sinua, ne varmasti auttavat sinua tulemaan paremmaksi johtajaksi etätyöryhmällesi. Olemme määrittäneet muutamia avainalueita, jotka edellyttävät hieman enemmän huomiota menestykseen pitkällä aikavälillä.

Tarjoa kattava lennolle pääsy

Olitpa palkkaamassa uuden etätyöryhmän jäsenen vai siirtymässä nykyisen työntekijän virtuaalitiimiin, kaikkien tulisi ymmärtää etätyöhön liittyvät erilaiset prosessit ja käytännöt.

hei arnold jungle elokuva

Dokumentoi kaikki menettelyt ja jaa ne keskitetysti. Automatisoi prosessit virtaviivaistaaksesi työnkulkuja, välttäen pullonkauloja ja varmistaaksesi, ettei mikään putoa halkeamien läpi. Laadi viestintäohjeet, jotta tiimin jäsenet ymmärtävät, kuinka oikeita työkaluja käytetään eri tarkoituksiin ja sopiva vasteaika.

Tarjoa kattava koulutus virtuaalitiimin käyttämistä erilaisista viestintä- ja yhteistyöalustoista ja pidä kaikki ajan tasalla uusimmista ominaisuuksista kustannustehokkuuden parantamiseksi. On tärkeää, että kaikki pitävät kaikki keskustelut keskitetyssä paikassa välttääkseen väärän viestinnän tai toistamatta ohjeita.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, koska tiimin jäsenten on muodostettava yhteys järjestelmiin etäyhteyden kautta omilla laitteillaan ja verkoillaan, älä unohda kyberturvallisuuden merkitystä, jotta voit suojata arkaluontoisia tietoja ja asiakastietoja tietorikkomusten korkeiden kustannusten välttämiseksi. Tässä on joitain kyberturvallisuusprotokollia, jotka voit ottaa käyttöön etätiimiesi kanssa:

Vahva salasanojen hallinta

Heikko salasana aiheutti 30% ransomware-infektioista pelkästään vuonna 2019. Monet ihmiset toistavat salasanoja monilla verkkotileillä, joita he käyttävät sekä liike- että henkilökohtaisista syistä. Tämä luo valtavan kyberturvallisuusuhan sekä yksityishenkilöille että yrityksille. Lisäksi vain 12% ihmisistä käyttää salasanojen hallintaa. Yritysten on otettava käyttöön salasanakäytännöt, kuten vaadittava tiimin jäseniä käyttämään salasananhallintaohjelmia, kuten LastPass . Nämä salasananhallintaohjelmat tuottavat automaattisesti erittäin vaikeita salasanoja jokaiselle online-tililleen ja salaavat ne turvallisuussyistä.

Epäilyttävä verkkosivustojen välttäminen

Ei ole epäilystäkään siitä, että etätiimisi etsii Internetiä sekä liiketoiminnallisista että henkilökohtaisista syistä. Tämä avaa heidän laitteensa lopulta haitallisilta verkkosivustoilta tuleville kyberuhkille. COVID-19 on täydellinen esimerkki tästä tällä hetkellä tuhansia väärennettyjä COVID-19-verkkosivustoja avautuu jatkuvasti. Sen lisäksi, että kaikkien etätyöntekijöiden on asennettava tietoturvatyökalut, kuten McAfee laitteissaan heidän tulisi myös saada koulutusta hyväksytyistä sivustoista, joista he voivat saada päivityksiä.

Turvalliset yhteydet

Etätiimisi voi muodostaa yhteyden Internetiin epävarmoista sijainneista työskennellessään liiketoiminnan tehtävien parissa. Tämä luo valtavan kyberuhkan, koska hakkerit voivat helposti siepata tietoja näiden päätepisteiden yli. Ensinnäkin politiikkasi tulisi olla, että kaikki etätyöntekijät voivat käyttää Internetiä vain suojatusta yhteyspisteestä. Toiseksi tarjoa kaikki etätyöntekijät VPN-ratkaisulla joita heidän on käytettävä aina, kun he muodostavat yhteyden Internetiin yritystarkoituksiin.

Sisäänpääsy on tärkeä askel saada uusi etätyöntekijä mukautumaan nopeasti työkaluihisi, työnkulkuihisi ja suojausprotokolliisi. Hyvin alukselle pääseminen heidän alkaessaan liittyä joukkueeseen johtaa vähemmän päänsärkyä tiellä.

Johtopäätös

Etäjoukkueen johtaminen voi olla toisinaan haastavaa. Oikeilla strategioilla ja tekniikoilla voit kuitenkin hyödyntää parhaita kykyjä ja hyödyntää etätyövoiman käytön monia etuja antamalla tiimisi yhteistyön saumattomasti ja pitämällä projektisi ajoissa ja budjetissa.