Kalenterinhallinta johtajien avustajille ajan ja stressin säästämiseksi

kalenteri-hallinta-johtaja-avustajat

Kuinka paljon päivästäsi vietät kalenterin hallintaan?



Kuulemme sinut ja tiedämme, että olet aivan liian kiireinen tosiasiassa hallinnoimalla kalentereita tutkimaan tapoja, joilla pystyt Tallentaa aikaa kalenterien hallintaan. Lisäksi näyttää siltä, ​​että vanhat hyvät organisaatiotaidot voivat viedä sinut niin pitkälle vain, kun otat modernin kalenterin, olipa kyseessä johtaja, kokoushuone tai koko tiimi.

Siksi keksimme luettelon, joka tekisi avustajien kalenterinhallinnasta helppoa. Nämä työkalut ja strategiat täydentävät luontaisia ​​taitojasi, säästävät aikaa ja stressiä ja tekevät kalenterimaagian luomisesta vaivatonta.

Luokat:

Monet näistä vihjeistä tulivat suoraan Facebook-ryhmistä toimistopäälliköille ja avustajille! Katso, millaisia ​​viisauden kynsiä yhteisöllämme on tarjota, ja hyppää keskusteluun.



Toimistopäällikön tila (vain toimistopäälliköiden Facebook-ryhmä)

Avustajan tila (Facebook-ryhmä vain avustajille)>

Kirjaudu sisään, ennen kuin aloitat luettelon käyttämisen Avustaja , ilmainen viikoittainen uutiskirje, jossa on kuratoituja tietoja, niin hyödyllistä, että EA: t sanovat, etteivät he tiedä jakavatko sitä ystävien kanssa vai pitävätkö salaisuudet itsellään. Saat alla olevien kaltaisia ​​vinkkejä ja resursseja, jotka toimitetaan suoraan postilaatikkoosi joka viikko.



Hanki värikäs

Ajaton värikoodaaminen ei koskaan tee kalenterista helpompaa ymmärtää - ja vähemmän painavaa kaikille sitä katsojille. Toimivan värijärjestelmän kehittäminen voi viedä jonkin aikaa, mutta voit valita haluamasi paletin, jotta prosessi olisi hieman hauskempi.

Tärkein etu: Värikoodaamalla kalentereitasi et tee suuria muutoksia kalanterointiprosessiin. Sinun ei tarvitse selittää uusia työkaluja tai järjestelmiä. teet vain jo käyttämiesi kalentereiden helpomman tarkastelun ja ymmärtämisen.

Kuinka kokeilla sitä:

  • Tarkista kalenterit ja määritä 'ämpäri'. Jokainen ämpäri saa oman värinsä. (Jotkut ryhmät sisältävät sisäisen, asiakas-, henkilökohtainen, toistuva, muistutus ja matka.)
  • Tarkista ryhmät tiimiesi ja avainhenkilöidesi kanssa. Värikoordinointi ei toimi, jos kukaan ei ymmärrä valitsemiasi luokkia.
  • Väritä kalenterisi verkossa, sovelluksessa tai paperilla.
  • Luo pikaohjesääntö, jotta värikoodausprosessi olisi helpompaa itsellesi ja kaikille muille, jotka auttavat kalenterin hallinnassa.

Seuraa kaikkien aikatauluja maanantai.com

maanantai-com_in_action

maanantai.com tarjoaa helpon tavan hallita päivämääriä, aikatauluja ja tehtäviä kaikille kalenterisi hallintaluettelossa oleville henkilöille.

Tärkein etu: maanantai.com antaa sinulle suuren kuvan tiimisi työnkulusta, jotta näet, mihin kalentereita ja aikatauluja on ehkä muokattava. Sinun ei tarvitse edes lähettää yksittäistä sähköpostia tai isännöidä yhtä tilakokousta, jotta tiedät missä kaikki aikataulut ovat.

Kuinka käyttää sitä: Luo vain ilmainen tili, kutsu tiimin jäsenet, lisää projekteja ja aikatauluja ja aloita saumattomasti kalentereiden ja työnkulkujen hallinta.

Estä aika kalenterin hallinta ja aikataulutus

asettaminen-aika-kalenteri-hallinta

Jos kalenterinhallinnan satunnaiset nousut syövät aina päiväsi, aloita strategisesti varata aikoja keskittyäksesi muuhun kuin kalenterin hallintaan.

Tärkein etu: Aikarajoitus tekee kalenterin hallinnasta vähemmän kaoottisen, koska pystyt saamaan kaiken aikaan kerralla sen sijaan, että toimisit satunnaisissa spurtteissa.

Kuinka kokeilla sitä: Estä aika, jolloin toimisto ei ole liian kiireinen, kuten perjantai-iltapäivä tai maanantaiaamu. Käytä tätä aikaa tarkastellaksesi kaikkia hallitsemiasi kalentereita. Luo nopea kalenterin yhteenveto, jonka voit jakaa muiden kanssa tai vain pitää itsellesi. yhteenveto on erityisen hyödyllinen, jos lautasellasi on useita kalentereita.

Kerro kaikille aikarajoitussuunnitelmistasi ja määritä aikataulut kalenteripyynnöille. Kaikki, mitä ei saada sinulle määräaikaan mennessä, ellei se ole todella kiireellistä, käsitellään vasta seuraavalla viikolla.

Pidä kalenterinhallintakokouksia

kalenteri-kokous

Aikaa estävän strategian tavoin kalenterikokoukset auttavat sinua purkamaan viikon pituiset sähköpostit ja pyynnöt kokoukseen, joka toivon mukaan kestää alle tunnin.

Tärkein etu: Nämä kokoukset tehostavat kalenterin hallintaa.

Kuinka kokeilla sitä: Käytä kalenterinhallintataitojasi löytääksesi kaikille sopivan ajan, aseta toistuva kokous ja katso kuinka prosessi sujuu.

Yrittää Kaksinkertainen

Käyttää Kaksinkertainen lähettää päivittäin tiedotustilaisuuksia kokousten yhteydessä.

Kaikki varaamiesi kokousten konteksti menetetään usein käännöksessä. Double auttaa ratkaisemaan tämän helpottamalla lisätietojen, yksityisten tapahtumien kuvausten ja seurannan jakamista esimiehellesi yksinkertaisessa tiedotustilaisuudessa kokouspöytäkirjan muoto .

Tärkein etu: Lisää lisätietoja tapahtumista aikataulun mukaan, jolloin toimeenpanovallan on helppo pysyä päivänsä päällä tuhlaamatta aikaa.

Kuinka kokeilla sitä: Rekisteröidy Double-palveluun verkkosivustollaan ja lataa Chrome-laajennus. Tämän jälkeen voit helposti liittää hyödyllisiä tietoja tapahtumiin sekä luoda yksityisiä kuvauksia, joissa on ylimääräinen konteksti johtajalle. Päivittäiset tiedotukset voidaan sitten lähettää sähköpostitse tai mobiilisovelluksen kautta.

Tiedä milloin ei jaeta

kysymykset-kalenterin hallinnan kanssa

Jos olet joutunut käsittelemään ristiriitoja ja kilpailevaa viestintää, koska liian monet ihmiset ovat antaneet panoksen johtajasi, kokous- tai konferenssihuoneesi kalentereihin, älä pelkää ottaa hallintaa. Vaadi, että kaikki pyynnöt käydään läpi sinua, ja vältä kaksinkertaista varaamista, sekaannusta ja paljon tarpeetonta yhteydenpitoa.

Tärkein etu: Kalenterin keskittäminen säästää aikaa, stressiä ja paljon viestintäkaosta. Se osoittaa myös vastuuhenkilösi asenteen.

Kuinka kokeilla sitä: Luo johtajuudelle mini-kenttä, jossa kerrotaan, kuinka paljon sujuvampi kalanterointi on kaikille osallistujille, jos sinulla olisi täydellinen hallinta. Pyydä heitä ilmoittamaan muutoksesta muulle joukkueelle, jotta sinun ei tarvitse ryöstää höyheniä.

Hyödynnä talosi IT-osastoa

Jos sinulla on sisäinen IT-osasto, hyödynnä heidän taitojaan ja rakenna räätälöity kalenteri. Kalenteri voi elää julkisella verkkosivustollasi tai intranetissä; ehkä se voi olla jopa vuorovaikutteinen.

Tärkein etu: Mukauttaminen. Jos valitat aina, kuinka käytettävissä olevat verkkotyökalut eivät vastaa tarpeitasi, tämä voi olla täydellinen vaihtoehto.

Kuinka kokeilla sitä: Tunnista kaikki online-kalenterin tarpeet ja vie se IT-osastollesi nähdäksesi, mitä taikuutta he voivat käyttää. Mene sisään täydellä luettelolla haluamiasi ominaisuuksia - ei ole iso juttu, jos he eivät pysty vastaamaan kaikkiin pyyntöihisi.

Tulosta ja lähetä kalentereita

painettu-kalenteri

Jos et halua olla liian tekninen, voit myös tulostaa jaettuja kalentereita ja lähettää ne kaikkialle - kylpyhuoneisiin, oviin, aulatilaan. Voit jopa tulostaa ja jakaa kopioita pienille ryhmille tai yksittäisille johtajille. Tulosteet eivät ole hienoja, mutta monet ihmiset rakastavat silti, että he voivat vilkaista yhtä yksinkertaista paperia saadakseen käsityksen heidän päivänsä varastoista.

Tärkein etu: Painetut kalenterit täydentävät muita kalenteriviestintääsi. Lisäksi tulostus voi auttaa erottamaan tärkeät aikataulut.

Kuinka kokeilla sitä: Jos sinulla on tulostin ja nauha, olet hyvä mennä. Jos sinulla on suunnittelutiimi, joka voi tehdä kalenteristasi popin, pyydä heidän apuaan houkuttelemaan lisää silmämunia tärkeisiin kalentereihin.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Integroi kalenteri Slackiin

slack-app-for-calendar-management

Usein toimistoviestinnässä käytetty Slack auttaa myös käyttäjiä hallitsemaan kalentereita useiden kätevien sovellusten kautta, mukaan lukien Google-kalenteri , Kyber , Zapier , Eventbot ja Sunsama .

Tärkein etu: Integroitujen sovellusten avulla käyttäjät voivat hallita kalentereita Slackin sisällä, joten kaikki voi tapahtua yhdessä paikassa. (Unohda useita välilehtiä ja toinen näyttö, jonka ajattelit saada kalenterin hallintaan.) Löydät tarpeitasi vastaavan määrän Slack-kalenterisovelluksia. Jotkut sovellukset jopa hankkivat tapahtumia suoraan kalenteristasi ja lähettävät ne Slackiin kaikkien nähtäväksi.

Kuinka kokeilla sitä:

  • Luo uusi työpaikka .
  • Liitäntä Slack Botsin kanssa selvittääksesi, miten kaikki toimii.
  • Selaa Slack-kalenterisovelluksia nähdäksesi, mikä niistä sopii sinulle.
  • Yhdistä sovellus ja mene!

Käyttää BambooHR-ohjelmisto

BambooHR: n avulla voit luoda informatiivisen profiilin kaikille, joiden kanssa työskentelet, joten se sopii erinomaisesti syntymäpäiväkalentereiden (ja suosikkiherkkujen viittaamiseen), työpäiväkalentereiden, aikakatkaisukalentereiden ja muun hallintaan.

Tärkein etu: Sinun ei tarvitse odottaa kiireisiä työntekijöitä antamaan sinulle vastauksen, jota tarvitset siirtyäksesi eteenpäin kalentereilla. BambooHR vie kaikki tarvitsemasi tiedot ulottuvillesi.

Kuinka kokeilla sitä:

Aloita ilmainen kokeilu ja katso kuinka BambooHR voi tehdä elämästäsi helpompaa.

Jos siirryt eteenpäin, sinun on käytettävä aikaa alkuasetuksiin - työntekijöiden on syötettävä paljon tietoja etukäteen.

Kokeile kirjoittaa ja pyyhkiä taulut

pyyhi-board-for-calendar-management

Kirjoitus- ja pyyhkäisytaulut auttavat pieniä toimistoja virtaviivaistamaan kalenterin hallintaa ja jopa vähentämään sähköpostien lähettämistä ja viestintää.

Tärkein etu: Yksinkertaisuus.

Kuinka kokeilla sitä:

  • Hanki kirjoita ja pyyhi kalenteritaulu tai piirrä oma kalenterimallisi.
  • Maanantain tilakokousten jälkeen pyydä kaikkia hengaamaan muistiinpanoja kokousten ja tärkeiden tapahtumien, kuten syntymäpäivien, lomapäivien ja lääkärin tapaamisten, muistiinpanoon.
  • Aseta ja ilmoita määräaika asioiden lisäämiseen kalenteriin. Tartu määräajan jälkeen taululle ja tallenna kaikki tapahtumat online-kalenterityökaluun. Pidä taulu postitettuna, jotta ihmiset voivat viitata siihen kävelemällä oven läpi.

Ota kaikki irti Google Sheetsista

google-sheets-calendar

Google Sheets voi olla täydellinen kulujen seurantaan ja raportointiin, mutta se sopii myös kalenterin hallintaan.

Keskeinen etu : Yksinkertaisempana vaihtoehto Google-taulukoille , Google Sheets on ilmainen ja helppokäyttöinen. Niiden avulla ihmiset voivat myös työskennellä yhdessä laskentataulukossa samanaikaisesti, mikä on täydellinen ominaisuus kokoushuoneisiin, tiimikalentereihin ja muuhun.

Kuinka käyttää sitä: Käy vain Google Sheets -sivusto ja aloita ilmaiseksi. Käytä erilaisia ilmaiset (ja houkuttelevat) mallit seurata projekteja, kalentereita, aikatauluja ja muuta.

Jos joudut käsittelemään viikkokalentereita, voit lähettää linkin tiimille ja antaa kaikille syöttää avaimen päivämäärät. Johtajat voivat lisätä kommentteja muutoksiin ja kysymyksiin taulukkoon. Voit jopa käyttää Google Sheetia kokouspyyntöjen hallintaan. vain luettelo käytettävissä olevat ajat ja pyydä ihmisiä lisäämään nimensä viereisiin soluihin ottamaan aikaväli. Muutokset tallentuvat välittömästi, joten kaikki, jotka varaavat aikaa samanaikaisesti, näkevät päivityksen, etkä saa kaksinkertaisia ​​varauksia.

Käyttää Basecamp ottaa vastaan ​​pyyntöjä ja välttää tarpeettomia jatkotoimia

basecamp-kalenteri

Projektinhallinnasta tunnettu Basecamp voi auttaa sinua myös kalenterin hallinnassa. Työkalu auttaa käyttäjiä täydentämään läpinäkyvän viestinnän taidetta - voit ottaa vastaan ​​pyyntöjä ja pitää pyynnön esittäjä ajan tasalla pyynnön tilasta, jotta he eivät soita, viestiä tai sähköpostia kysyä.

Tärkein etu: Tilapäivitykset vähentävät aikaa, joka kuluu hukkaan kertoessasi ihmisille heidän kalenteripyyntönsä tilasta. Se tarkoittaa sinulla on enemmän aikaa täydentää kalenteripyynnöt.

Kuinka kokeilla sitä: Aloita Basecamp ja ilmoita sitten, että 'kokeilet' uutta kalenteripyyntöjärjestelmää. Pyydä ihmisiä lähettämään pyyntösi sinulle Basecampissa, lisäämään ja käyttämään sitten tehtäviä lisätty ja suoritettu -toimintoa jakamaan edistystä.

Käyttää Microsoft To Do tehtävien hallintaan

Microsoft-To-Do-Executive-Assistant-työkalu

Tämän työkalun avulla voit keskittyä koko päivän vahvistamalla älykästä päivittäistä suunnittelua. Yksi hienoimmista ominaisuuksista on sen kyky tarjota älykkäitä ja henkilökohtaisia ​​ehdotuksia päivittäisten tehtäväluettelosi päivittämiseen.

Tärkein etu: Sinun ei enää tarvitse muistaa lisätä tärkeitä tehtäviä kalentereihisi manuaalisesti, koska tehtävän synkronointi on katettu.

Kuinka kokeilla sitä: Lataa ilmainen sovellus ja aloita tehtävien hallitseminen oikealla tavalla! Tehtävä sisältää myös alustojen välisen tuen ja nopean synkronoinnin, joiden avulla voit hallita elämääsi toimistossa, kotona tai tien päällä. Joten jos avustat johtajaa, jolla on tapana unohtaa kokoukset ja tehtävät, muistutusominaisuus auttaa sinua tarjoamaan nopeita, helppoja ja häiritsemättömiä törmäyksiä. Helppo vaihtoehto Wunderlistille ja muut vastaavat hallintatyökalut, Tehtävä voi auttaa avustajia pysymään tiellä kiireisestä aikataulusta huolimatta.

Käyttää Robin konferenssihuoneen aikataulutusohjelmisto

Robin tekee kokoushuoneen kalenterien hallinnasta helpompaa kuin koskaan.

Tärkein etu: Voit määrittää työkalun antamaan työntekijöille mahdollisuuden etsiä huoneita saatavuuden, mukavuuksien ja sijainnin perusteella. Voit katsella kaikkea mitä tapahtuu, mutta sinun ei enää tarvitse etsiä tylsiä huoneita, koska työntekijät voivat tehdä sen itse.

Kuinka käyttää sitä:

  • Aloita ilmainen kokeilu tai sovi esittely.
  • Kerro työntekijöille, että käynnistät pilottiohjelman.
  • Anna ohjelman suorittaa ja lähetä sitten kysely nähdäksesi, mitä kaikki ajattelevat työkalusta.

Katso mitä Välttää voi tuoda RSVP-seurantaan

evite-for-rsvp-seuranta

Evite tarjoaa paljon enemmän kuin söpöjä juhlakutsuja lapsellesi ... tai kissallesi. Paperittoman kutsupalvelun avulla on hauskempaa seurata tapahtumavastauksia ja viestiä kokouksistasi.

Tärkein etu: Käyttäjäystävällinen RSVP-seuranta.

Kuinka käyttää sitä: Kirjaudu sisään, luo kutsu, lähetä se ja seuraa sitä.

Käytä korkean teknologian työkaluja, kuten Steelcase RoomWizard

Tämän Internet-pohjaisen huoneaikataulujärjestelmän tarkoituksena on ratkaista kaikki kohtaamasi ongelmat yrittäessäsi hallita, kuinka kaikki toimistosi varaa kokoustilat .

Tärkein etu: Järjestelmässä on yksinkertainen kosketusnäyttö, jonka voit asentaa huoneiden ulkopuolelle. Se palaa punaisena valaistuun tilaan ja vihreänä avoimeen huoneeseen.

Kuinka käyttää sitä: Katso Tuotetiedot -sivulla voit tarkistaa, onko RoomWizard oikea toimistoosi.

Käyttää Boomerang-kalenteri Gmailille

ohjattu teräskotelo-huone

Boomerang-kalenterijärjestelmän avulla voit lisätä kokouksia Google-kalenteriin suoraan sähköpostiisi.

Tärkein etu: Yhden napsautuksen kokousaikataulu, jonka voit suorittaa yhdellä sähköpostilla.

Kuinka käyttää sitä: Jos käytät Google-kalenteria toimistoviestintään, voit ladata Boomerangin ja aloittaa sen käytön tänään.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

Kirjanmerkki Daysoftheyear.com

Jos sinun on joskus lisättävä hauskoja tapahtumia kalenteriin osana kalenterin hallintatehtäviä, sinun on lisättävä tämä sivusto kirjanmerkkeihin.

Tärkein etu: Sivusto tarjoaa syyn juhlia mitä tahansa ajateltavaa päivää. (Tiesitkö, että 25. toukokuuta on todella pyyhepäivä?)

Kuinka käyttää sitä: Vedä tämä verkkosivusto ylös, kun seuraavan kerran pomosi muistuttaa sinua 'toimiston hurrata' -sähköposteista, jotka sinun pitäisi lähettää.

Mitkä kalenterinhallintatyökalut helpottavat elämääsi? Kerro meille alla olevissa kommenteissa!