Hallinnollisen avustajan urapolku: etenemismahdollisuudet

Hallinnollisen avustajan urapolku voi kulkea moniin mielenkiintoisiin suuntiin, ja mukana on paljon käänteitä. Tämä vaihteleva urapolku on olemassa osittain johtajanavustajan laajan luettelon vastuista, joihin voi sisältyä mitä tahansa.

Esimerkiksi, vain katsomaan mitä Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook sanoo Hallintoavustajat tekevät:

”Sihteerit ja hallinnolliset avustajat suorittavat erilaisia ​​toimisto- ja hallintotehtäviä, jotka ovat tarpeen organisaation tehokkaan toiminnan kannalta. He käyttävät tietokoneohjelmistoja taulukkojen luomiseen; hallita tietokantoja; ja valmistella esityksiä, raportteja ja asiakirjoja. Ne voivat myös neuvotella myyjien kanssa, ostaa tarvikkeita ja hoitaa varastoja tai yrityskirjastoja. Sihteerit ja hallinnolliset avustajat käyttävät myös videoneuvotteluja, fakseja ja muita toimistolaitteita. Erityiset työtehtävät vaihtelevat kokemuksen, työnimikkeen ja erikoisalojen mukaan. '

Toisin sanoen,Hallintoavustajat tekevät vähän kaikkea. Tuloksena tekemällä kaiken , useimmilla hallinnollisilla avustajilla on mahdollisuus tutkia kaikkea . Siksi hallinnollisen avustajan urapolku voi näyttää mutkittelevalta tieltä, jossa on monia eri haaroja ja haarukoita. Jotkut hallinnolliset avustajat saattavat esimerkiksi huomata rakastavansa budjetointia ja haarautua hallinnolliselta polulta rahoituksen hakemiseen.

Kunnianhimoisilla järjestelmänvalvojilla ei koskaan ole mahdollisuutta nousta tiiminsä sisällä tai edes vaihtaa osastoja ja tutkia uusia rooleja. Jos olet (tai tiedät) yksi näistä kunnianhimoisista hallinnollisista avustajista, opi kaikki edistymisestä hallinnon alalla tutkimalla alla olevia vinkkejä, strategioita ja resursseja.

Vinkkejä ja neuvoja

Aseta SMART-tavoitteet.

Jos haluat edetä urallasi, sinun on asetettava tavoitteet, ja parhaat tavoitteet ovat SMART-tavoitteet. SMART-tavoitteenasettamisstrategiaa käytetään laajasti ja se on yleisesti hyväksytty toimialoilla, koska se on tehokasta. SMART-tavoitteiden asettaminen auttaa varmistamaan, että toimintasi vastaavat tavoitteitasi.

Varmistaaksesi, että tavoitteesi ovat älykkäitä, sinun on suunniteltava ne:

• S erityinen
• M helppokäyttöinen
• TO saavutettavissa
• R norsu
• T nimi-herkkä

Jos haluat hyödyntää hallintokokemustasi esimerkiksi uran rakentamiseksi tapahtumasuunnittelussa, ottaisit tuon laajan tavoitteen ja tekisit siitä älykkään.

• Erityinen: Ryhdy Associate Event Planneriksi yrityksesi markkinointi- ja viestintäosastolla.
• Mitattavissa: Voit mitata toimia, jotka teet tavoitteidesi saavuttamiseksi. Voit esimerkiksi mitata lähettämiäsi hakemuksia ja tekemiäsi tiedotus- ja muodollisia haastatteluja.
• Saavutettavissa oleva: Lukuisat ihmiset markkinointi- ja viestintäosastolla ovat kannustaneet sinua jatkamaan avoimia tehtäviä, ja nykyisessä salkussasi on vähintään 10 suuryritystapahtumaa.
• Asiaankuuluvat: Koska vietät noin 50% ajastasi tapahtumien suunnitteluun sellaisenaan, tämä tavoite on varmasti merkityksellinen kokemuksellesi.
• Aikaherkkä: Markkinointi- ja viestintätiimi ilmoitti juuri laajentumisesta, johon sisältyy 3 uuden Associate Event Plannerin tuominen. Kun he julkaisevat paikkansa verkossa, tästä tavoitteesta tulee aikaherkkä.

Kokeile kaikkea.

Koska hallinnolliset avustajat tekevät vähän kaikkea, heillä on runsaasti mahdollisuuksia rakentaa erilaisia ​​taitoja ja tutkia monenlaisia ​​etuja. Kokeile kaikkea edetäksesi hallinnollisen avustajan urapolulla. Kun joku pyytää sinua auttamaan uudessa projektissa, kokeile sitä. Jos haluat todella tutkia jotain, tarjoa apua. Mitä enemmän tiedät ja mitä enemmän projekteja voit sisällyttää ansioluettelosi, sitä enemmän olet valmis etenemään.

Verkko.

Hallinnollisen avustajan työn 'tee-kaikki' -kohtaan kuuluu myös tavata paljon ihmisiä. Järjestelmänvalvojien, jotka haluavat liikkua urallaan tai jopa ympäriinsä, tulisi yrittää saada kaikki irti orgaanisesta vuorovaikutuksesta keskimääräisen työpäivän aikana. Muutama ystävällinen sana tänään voi tarkoittaa, että jonain päivänä kuulet ensimmäisenä työpaikan avaamisesta.

Kysy lisää vastuuta.

Etsi vielä enemmän tapoja, joilla voit auttaa, etenkin alueilla, joita olet kiinnostunut kehittämään tai etenemään. (Se auttaa myös pohtimaan, mitkä alueet tarjoavat eniten hyötyä yrityksellesi.)

Dokumentoi edistymisesi ja menestyksesi kaikessa, mitä otat, ja hyödynnä sitten kokemustasi urasi tavoitteiden saavuttamiseksi.

Korotuksen pyytämistä koskevassa oppaassamme Toimistopäällikkö Megan suositteli 'Pidät yksityiskohtaisen luettelon kaikista tekemistäsi ja vastuullisista. Niiden esittäminen selkeästi auttaa vahvistamaan arvoasi. ' Vedä luetteloa ylös, kun on aika kertoa johtajalle, miksi olet valmis ylennykseen.

Pyrimme jatkuvasti parantamaan.

Yksi parhaista tavoista siirtyä ja siirtyä hallinnollisella uralla on yksinkertaisesti kasvattaa ja parantaa olemassa olevia taitoja ja saavuttaa korkeimmat mahdollisuutesi. Voit työskennellä esimiehesi kanssa auttaaksesi sinua määrittämään:

• Parannusalueet
• Alueet, joilla olet jo ylivoimainen ja jolla on potentiaalia hallita

Kun olet määrittänyt nämä alueet, voit työskennellä esimiehesi kanssa laatiaksesi henkilökohtaisen kehityssuunnitelman, jossa hahmotellaan painopistealueet ja erityiset vaiheet, joita voit tehdä taitojesi parantamiseksi ja parantamiseksi.

Resurssit ja työkalut

Kansainvälinen hallintohenkilöstön järjestö (IAAP) - Ura-resurssikeskus

Kansainvälinen hallintohenkilöstön järjestö (IAAP) tukee kaikkia hallintoalalla työskenteleviä henkilöitä. Organisaatio tarjoaa resursseja, jotka auttavat ammattilaisia ​​syventämään arvoa yrityksilleen ja koko alalle. Heidän uraresurssikeskuksensa ansiosta se on loistava kotipohja kaikille ammattilaisille, jotka liikkuvat hallinnollisen avustajan uralla. Heidän uraresursseihinsa kuuluu neuvoja kaikilla urakehityksen osa-alueilla, jatkamisesta rakentamiseen haastatteluihin.

Office Ninjas Adminingling -tapahtumasarja

Mukaan tapahtumasarjan kotisivu , 'OfficeNinjasin Admingling -tapahtumat vahvistavat Ninjat kollektiivisen älykkyyden avulla verkostoitumalla paikallisten järjestelmänvalvojien kanssa vilkkaassa ympäristössä jakamalla haasteita, ideoimalla uusia ideoita ja vaihtamalla ratkaisuja.'

Nämä rennot verkkotapahtumat edistävät urakehitystä tuomalla järjestelmänvalvojat yhteen vaihtamaan ideoita ja tarinoita. Keskustelu yhdessä näistä tapahtumista voi johtaa seuraavaan urasi siirtoon.

Esimerkkejä tavoitteista ja strategioista

Tavoite: Siirry hallinnollisesta avustajasta johtohenkilöksi

Strategia:

• Käytä viikoittaisia ​​tapaamisiasi korkean tason toimistojohtajien kanssa saadaksesi tietoja nykyisistä tarpeista.
• Tee aloite ja tee työtä näiden tarpeiden huomioon ottamiseksi nykyisissä tehtävissäsi. (Tämä on erityisen hyvä strategia, jos johtajalla tai esimiehellä, jonka kanssa työskentelet, ei vielä ole Executive Assistant -ohjelmaa. Tällöin voit alkaa ottaa esille Executive Assistant -roolin osa-alueita jatkaessasi nykyisiä velvollisuuksiasi.)
• Pyydä palautetta johtajalta ja selvitä, onko tekemäsi lisätyö hyödyllinen. Kun olet varma, että olet osoittanut kiistatonta arvoa, ajoita sitten kokous. Keskustele tavoitteistasi ja opi, mitä muuta sinun tarvitsee tehdä tullaksesi Executive Assistantiksi.

Tavoite: Siirry järjestelmänvalvojan assistentista Office Manageriin

Strategia:

• Ota jonkin aikaa tarkkailla toimintaa toimiston ympäristössä.
  • Jos yritykselläsi on jo Office Manager, noudata sellaisia ​​asioita, joista kyseisessä tehtävässä oleva henkilö huolehtii.
  • Jos yritykseltäsi puuttuu Office Manager, kirjoita muistiin tärkeät tehtävät, jotka saattavat pudota halkeamien läpi.
• Jos roolisi sisältää riittävästi joustavuutta, aloita sitten joidenkin Office Manager -vastuiden ottaminen.
  • Jos yritykselläsi on jo Office Manager, kysy siinä asemassa olevalta henkilöltä, voitko tehdä mitään auttaaksesi. Selitä, että olet kiinnostunut tulemaan jonain päivänä Office Manageriksi, ja selvitä, onko nykyisellä Office Managerilla erityisiä uratavoitteita. Antamalla sinulle joitain tehtäviä oppimisen helpottamiseksi, nykyinen Office Manager voi myös vapauttaa aikaa urakehitystyöhön.
  • Jos yritykselläsi ei ole Office Manageria, aloita yksinkertaisesti aloilla, jotka kiinnostavat sinua eniten. Muista dokumentoida tekemäsi lisävelvollisuudet ja kirjaudu usein sisään itsellesi varmistaaksesi, että mikään päätehtäväsi ei putoa halkeamien läpi.

Tavoite: Siirry hallinnollisesta avustajasta henkilöstöasiantuntijaksi

Strategia:

• Tunnista työsi alueet, joilla on merkittävää päällekkäisyyttä henkilöstötoimintojen kanssa.
• Aivoriihi tapoja, joilla voit parantaa näitä työalueita, ja harkitse jopa muita tehtäviä, joita voisit ottaa lisätäksesi henkilöstötoimintoihin kuluvan ajan osuutta.
• Kerro esimiehellesi kiinnostuksen kohteistasi ja jaa ajatuksesi. Varmista, että esimiehesi hyväksyy suunnitelmat ja on halukas auttamaan dokumentoimaan edistymisesi ja menestyksesi henkilöstöalueilla.
• Aloita informaatiohaastattelut nykyisen henkilöstöryhmän kanssa. Tunnista ennen kokoustasi tietty rooli, jota haluat ehkä suorittaa. Kerro kokouksen aikana, mitä olet tehnyt nykyisessä roolissasi, ja selvitä, mitä muita kokemuksia saatat joutua ottamaan huomioon tavoiteasemassasi.
• Kerää henkilöstöresursseilta ja esimieheltä saamasi neuvot luoda vaiheittainen toimintasuunnitelma, jonka avulla olet suorittanut kaikki suositellut toimet ja soveltanut kohdepositioasi ennen seuraavaa vuosikatsausta.

Onko sinulla kokemusta navigoinnista hallinnollisen avustajan uralla? Haluaisimme kuulla, mitä olet oppinut matkan varrella. Jaa tietosi alla olevissa kommenteissa.