Rockstar Office Managerin 9 kiistämätöntä ominaisuutta

liza-Featured-good-office-manager

Opi kuinka olla hyvä toimistopäällikkö? Valitse suosikkivihjeesi alla!

Se ei ole mikään salaisuus - kilpailukykyisillä teollisuudenaloilla ihmiset ovat kaikkea.



Parhaiden ihmisten houkutteleminen ja säilyttäminen voi kirjaimellisesti tehdä tai rikkoa yrityksesi, ja menestys riippuu 'kyvyn sodan' voittamisesta.

Parhaat yritykset tietävät, että voittaaksesi sinun on luotava sitoutumisen kulttuuri ja ympäristö, jossa ihmiset haluavat viettää aikaa.

Siellä rockstar-toimistopäälliköstä tulee välttämätön, joku, joka voi kehittää yrityksesi tarvitsemaa kulttuuria ja ohjata alusta oikeaan suuntaan, kun yrityksesi kasvaa.



Jos se olisi niin yksinkertaista ...

Toimistopäällikkö on ainutlaatuinen, vaativa tehtävä. Vaatii monipuoliset taidot - ja hämmästyttävän yksilön - todella menestyäkseen roolissa.

Ilmainen bonus: Hanki PDF-versio The Office of State Manager 2018 -raportista . Tutkimme 572 toimistopäällikötä paljastamaan 10 noutoa, joita voit käyttää tavoitteidesi saavuttamiseen ja haasteiden voittamiseen. Lisäksi opi, mitä muut toimistopäälliköt saavat palkkaa (ja miten voit ansaita enemmän)!



Harkitse tätä:

Toimistopäällikkö on yksi harvoista ihmisistä (lukuun ottamatta ehkä toimitusjohtajaa tai vanhempaa henkilöstöhenkilöstöä), joka on tekemisissä työntekijöiden kanssa kaikilla tasoilla ja jokaisella osastolla käytännössä päivittäin.

Dcbeacon -sivustolla olemme valtavia lahjakkaiden toimistopäälliköiden puolestapuhujia. Tämä johtuu siitä, että meillä on etuoikeus työskennellä suoraan tuhansien uskomattomien toimistopäälliköiden kanssa eräissä kaikkein sitoutuneimmissa yrityksissä eri puolilta maata.

Joten mitä tarvitaan olemaan yksi näistä seuraavan tason toimistopäälliköistä? Kuinka löydät ja palkkaat jonkun, joka sopii tähän tehtävään?

Keskustelimme sekä toimistopäälliköiden että ihmisten kanssa, jotka palkkaavat heidät joissakin yrityksissä, jotka saavat sen oikein kulttuurin ja sitoutumisen suhteen. Tässä on, mitä heillä oli sanottava tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka sinun on oltava rockstar-toimistopäällikkö.

Paras tapa luoda, seurata ja seurata tämän viestin ehdotuksia on tuottavuusohjelmisto, kuten maanantai .

1. Verraton joustavuus

Kuulimme sen uudestaan ​​ja uudestaan ​​- joustavuus oli tutkittujen ihmisten tärkein yksittäinen piirre. Jotta voisit olla hyvä toimistopäällikkö, sinun on rullattava lyöntien kanssa ja pystyttävä käsittelemään mitä tahansa.

Shannon McLendon, Operaatioiden ja tapahtumien johtaja Sekalainen hullu , selittää:

shannon-motely-fool”Foolin toimistopäällikkö on kaiken kaupan tunkki, yllään monia erilaisia ​​hattuja.

Asiat muuttuvat nopeasti, joten minun on ajateltava jaloillani ja oltava ennakoiva asioiden toteuttamiseksi. '

Ja se on järkevää - toimistopäällikölle ei ole olemassa 'tyypillistä päivää'. Yhden minuutin saatat suunnitella ulkopuolista tapahtumaa 150 hengelle, seuraavaksi koordinoit tärkeän sijoittajan saapumista tai autat uuden toimistotilan sisustuksessa.

Kyky sopeutua ja improvisoida on kriittinen.

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

2. Tähtien järjestäminen ja seuranta

järjestäytynyt

Tämä toinen vinkki saattaa tuntua vaivattomalta, mutta järjestäytyminen on yksi suurimmista tekijöistä, kun on kyse menestyksestä tässä roolissa. Jälleen OM: n rooli on niin laaja ja monipuolinen, että voi olla helppo kadottaa käsillä olevat tehtävät. Ja koska tuet usein C-tason johtajia, useimmat asiat ovat tärkeitä ja virhemarginaali on pieni.

Lindsey Ingalls, asiakasmenestyspäällikkö ja toimistopäällikkö Lyijykyselyt , hajottaa sen meille.

lindsey-lyijykyselyt”Toimistopäällikkönä sinulla on miltei miljoona erilaista asiaa kerralla, ja sinun on varmistettava, että ne kaikki hoidetaan. En voinut elää ilman Google-kalenteriani ja laittaa sinne kaikki tehtävät ja niiden tekemiseen kuluvan ajan.

Ei ole väliä kuinka pieni tehtävä on, vaikka jotain kestää 5 minuuttia, se menee sinne ja se tehdään. '

Se ei kuitenkaan ole vain organisoitu - se on tarpeeksi huolehtiva varmistaaksesi, että seuraamasi tehtävät suoritetaan ajoissa ja suoritetaan hyvin.

3. Täydellinen saavutettavuus

Toimistopäällikön tulisi olla tavoitettavissa - sekä saatavuuden että hänen persoonallisuutensa suhteen. Tiimisi tulisi tuntea olonsa mukavaksi kääntyä toimiston johtajan puoleen omistamistaan ​​tehtävistä.

Paul Marshall, Vaikuttavat Talousjohtaja ja operatiivinen johtaja selittää, miksi hän nimitti esteettömyyden hämmästyttävän toimistopäällikön ykköslaatuiseksi:

paul-marshall-vaikutusvaltainen'Ennen kaikkea suuren toimistopäällikön tulisi olla kollegoidensa ulottuvilla sen varmistamiseksi, että jokainen työskentelee parhaalla mahdollisella tuottavuudellaan', hän sanoo. ”Henkilökohtainen kokemus saa yksittäiset työntekijät tuntemaan itsensä erityisiksi ja arvostetuiksi.

Esimerkki siitä, miten teemme tämän Influitive-palvelussa, on osoitteessa ask@influitive.com, jossa työntekijät voivat pyytää tiimiltämme mitä tahansa, mikä parantaa heidän työkokemustaan. '

Paulin mukaan tätä ominaisuutta ilmentää Rebecca Shaffer, joka palkattiin alun perin operatiiviseksi koordinaattoriksi, mutta ylennettiin Operations Manageriksi / Office Manageriksi vain vuoden kuluttua.

Tässä on Shannon The Motley Foolista ja toinen syy, miksi saavutettavuus on niin tärkeää tässä roolissa:

shannon-motely-foolMinun lähestyttävyyteni on auttanut Fooleja tuntemaan olonsa mukavaksi tulemaan luokseni huolestuttavasti ja auttanut luomaan hyviä suhteita Foolsiin koko yrityksessä.

Suurin menestykseni toimistopäällikkönä johtuu tiimistä, joka työskentelee kanssani joka päivä. Luotettavuus heihin ylimääräisen mailin eteenpäin ja päätösten tekemiseksi on osoittautunut korvaamattomaksi.

Tiimini hoitaa kaiken sisäisestä toiminnasta, tapahtumien suunnittelusta, turvallisuudesta, ylläpidosta sekä työntekijöiden yleisestä onnellisuudesta. En voisi olla menestyvä johtaja ilman niitä.

4. Kiinteä viestintä

kommunikoida aidosti

Viestintä on usein unohdettu (mutta ei yhtä tärkeä) taito toimistopäällikköroolissa menestymisen kannalta.

Työ edellyttää usein ideoiden ottamista c-paketista ja niiden kääntämistä muulle organisaatiolle.

Tämä pätee erityisesti silloin, kun olet vastuussa koko yrityksen kattavien käytäntöjen toteuttamisesta. Sinun on oltava varovainen, kun välität toimistokäytäntösi perustelut, jotta varmistat mahdollisimman suuren sisäänoston tiimiltäsi. Sinun on myös pystyttävä ennakoimaan kysymyksiä ja oltava valmiita vastaamaan niihin lennossa.

Liza Goldberg, hämmästyttävä Vibe Manager täällä Dcbeacon , on tehnyt sisäisestä viestinnästä välttämättömän osan repertuaaristaan.

liza-headshot”Sisäinen viestintä tässä roolissa on niin tärkeää.

Joka viikko olen koko yrityksen edessä, ilmoitan uusista aktiviteeteista tai selitän käytäntöjä, ja minun on varmistettava, että teen sen tavalla, joka on herkkä tiimin tarpeille, saan kaikki yksityiskohdat oikein ja myös selittää selvästi sen takana olevat syyt - olipa kyseessä sitten uusi pysäköintikäytäntö tai seuraava tiimimme rakentaminen ulkopuolella. '

(Hauska tosiasia: Liza voitti yrityksen himoitun Value Victor -palkinnon hieman yli kuukauden työstä - hän rokkaa!)

5. kohtuuton optimismi

Kun ihmiset käyvät toimistossa - olipa kyseessä sitten mahdollinen uusi vuokraus, mahdollinen sijoittaja tai tuleva strateginen kumppani - toimiston johtaja on yleensä ensimmäinen henkilö, jonka he näkevät, ja hänen käytöksensä auttaa muodostamaan nämä niin kriittiset ensivaikutelmat.

Useimmilla hyvillä toimistopäälliköillä on luonnollisesti positiivinen asenne ja lämmin käytös. Mutta todellinen haaste tulee noihin väistämättömiin huonoihin päiviin. Kaikilla on niitä - päiviä, joissa haluaisimme mieluummin vain yöpyä sängyssä - ja voi olla houkuttelevaa antaa mielialasi tummentaa persoonallisuuttasi. Toimistopäälliköllä ei kuitenkaan ole tätä ylellisyyttä, koska hänen käytöksellään on suora vaikutus yritykseen. Rockstar-toimistopäälliköt tietävät laittaa iloiset kasvot silloinkin, kun se ei ehkä täysin heijasta heidän mielialaansa sisältä.

Dcbeacon Toimitusjohtaja Sean Kelly suostuu:

”Luonnollisesti poriseva asenne on välttämätöntä. Jopa silloin, kun olet alhaalla, sinun on käytettävä positiivisia kasvoja.

Olet moraalin keskellä - siksi kutsumme sitä 'vireiden johtajaksi' eikä toimistopäälliköksi. '

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)

6. Maaginen luovuus

luovuus

Yhä useammin yrityksen toimistopäällikkö vastaa toimistotunnelmasta. Itse asiassa siksi toimistopäällikön virallinen nimi on 'Vibe Manager'. Toimistotunnelma antaa sävyn muulle liiketoiminnalle ja auttaa luomaan kulttuuria, jota tarvitsemme ollaksemme tuottavia, luovia ja saavuttamaan tavoitteemme joka kuukausi.

Kulttuurin ja tunnelman ylläpitäminen vaatii huomattavaa luovuutta. Toimistopäälliköt harjoittavat asioita, kuten sisustus ja tapahtumasuunnittelu.

Otetaan esimerkiksi off-site -tapahtuman suunnittelu - jotain mitä useimmat työntekijät pitävät sitä itsestään selvänä. Pelkästään hauskan, uuden toiminnan tekeminen, josta kaikki nauttivat, on haaste.

Sinun on harkittava, mitä emme ole tehneet aiemmin? Mitä koko tiimimme tekisi mielellään? Mitä voimme tehdä budjetin puitteissa? Kuinka tämä toiminta auttaa tukemaan kulttuuria, jota tarvitsemme menestyäksemme? Se on suuri haaste, ja se vaatii vakavaa laatikon ulkopuolista ajattelua.

(Onneksi meillä on muutama idea voit lainata.)

7. horjumaton itseluottamus

itsetunto

Tämä rooli vaatii melko usein päivittäistä vuorovaikutusta toimitusjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa, joten sinun täytyy luottaa ansaitaksesi heidän kunnioituksensa.

Osa paketista tällä itseluottamuksella on kyky työntää toisinaan takaisin. Niin kauan kuin haluat, et voi olla kaikkea kaikille, ja sinun on priorisoitava. Ei-oppimisen oppiminen on välttämätöntä.

Lindsey Leadquizzesista selittää:

lindsey-lyijykyselyt'Saan päivittäin pyyntöjä toimiston ihmisille asioista, jotka ovat' välttämättömiä 'ja jotka he haluavat tehdä heti, ja on tärkeää asettaa sille rajoituksia, jotta koko toimisto voi hyötyä.

Se, että yksi henkilö haluaa toimistolämpötilaksi 78, ei tarkoita, että koko toimisto olisi tyytyväinen siihen. Sinun on pidettävä terve tasapaino, jotta koko toimisto olisi onnellinen. '

8. Jedien kaltainen ennakointi

Ennakoiva toiminta ja tulevaisuuden tarpeiden ennakointi on yksi parhaista resursseista, joita toimistojohtajalla voi olla.

Suuri osa työstä on reaktiivista, ja se voi olla yksi suurimmista haasteista - vastaaminen ja priorisointi lukemattomaan pyyntöön, jonka toimistopäällikkö saa koko organisaatiosta. Yksi tapa virtaviivaistaa työnkulkua ja vähentää reaktiivisia tehtäviä on ennakoida ja suunnitella niitä.

Dcbeacon: n Liza Goldberg laajentaa tätä ajatusta:

liza-headshot”Silmät ja korvat on pidettävä jatkuvasti auki.

Olet yksi ainoista ihmisistä yrityksessä, jolla on todella kokonaisvaltainen näkemys monista asioista, ja sinun vastuullasi on ennakoida tarpeet ja varmistaa, että yhdistät pisteet ihmisille ja osastoille, jotka sinulla ei ole näkökulman etua. '

9. innokas emotionaalinen älykkyys ja kestävä rauhallisuus

Kuten olemme maininneet, olet tekemisissä ihmisten kanssa kaikilla tasoilla toimistopäällikkönä - toimihenkilöistä c-sarjaan ja kaikkeen siltä väliltä. Tämä tarkoittaa tonnia erilaisia ​​persoonallisuuksia - jotkut haastavampia kuin toiset. Toimistopäällikkönä sinun on pystyttävä käsittelemään niitä kaikkia.

Dcbeacon Toimitusjohtaja Sean Kelly (joku, joka tietää pari asiaa työskentelystä hämmästyttävien toimistopäälliköiden kanssa) kertoo:

'Rockstar-toimistopäällikön tärkein asia on korkea emotionaalinen älykkyys. Käsittelet kaikkia yrityksen jäseniä ja koet paljon erilaisia ​​tunteita ja asenteita.

Usein silloin, kun ihmiset pyytävät asioita, he eivät välttämättä tee sitä niin kunnioittavasti kuin pitäisi. Mutta sinun on otettava se rauhassa, pysyttävä sävellyksessä ja oltava sietävä. Nämä ominaisuudet ovat korvaamattomia menestykselle roolissa. '

Ja vaikka tiimisi emotionaalisten tarpeiden lukeminen ja palveleminen on ratkaisevan tärkeää, toisaalta et voi olla ohut iho ja olla loistava toimistopäällikkö. Tasainen pää ja tyytyväisyyden ylläpitäminen paineen edessä ovat välttämätön ominaisuus.

Suuri toimistopäällikkö on paljon . Joskus voi tuntua vielä vaikeammalta löytää.

Kulttuurin merkitys ei kuitenkaan häviä pian, ja siksi toimiston johtajan merkitys kasvaa vain.

Siksi sinun on löydettävä joku, joka ilmentää suurimman osan (tai kaikki) näistä piirteistä. Oikean istuvuuden löytäminen saattaa tuntua mahdottomalta tehtävältä, mutta luota meihin, se on sen arvoinen.

Onko yrityksellesi mahtava toimistopäällikkö? Anna heille huuto alla olevissa kommenteissa!

(- Saat enemmän tekemättä * Avustaja - avustajien avustajille tekemä ilmainen viikoittainen uutiskirje.)