Vuoden 2021 Surest-opas toimiston arkistointijärjestelmän järjestämiseen

Tervetuloa uudelle vuosikymmenelle ja näkemiin vanhojen ja vanhentuneiden toimistohakemistojärjestelmien sekaannuksesta. Koska on helpompaa löytää paras tapa järjestää paperitiedostot ja sisällyttää uusi arkistotekniikka töihin, on nyt täydellinen aika järjestäytyä!

Olemme määrittäneet useita tärkeitä vaiheita kaikenkokoisille yrityksille, jotka yrittävät sisällyttää toimiston arkistointijärjestelmän. Tervetuloa go-to-office-oppaaseen tietokoneiden tiedostojen hallinnasta helppokäyttöisiin toimistohakkeisiin.



miten-organisoida-toimisto-arkistointijärjestelmä

Mahdollisuus aloittaa, organisoida tai siivota toimisto-arkistointijärjestelmä on valta saada jopa rohkeimmat joukostamme piiloutumaan luettelon muista, tärkeämmistä 'tehtävistä'. Sinun ei tarvitse enää piiloutua! Nämä kenttätestatut vinkit auttavat sinua saamaan toimiston arkistointijärjestelmän toimimaan ja pitämään sen tarkassa kunnossa.

Monet näistä vinkeistä tulivat suoraan Facebook-toimistojohtajien ryhmältä! Katso, millaisia ​​viisauden kynsiä yhteisöllämme on tarjota, ja hyppää keskusteluun. Liity ryhmään täällä.



Office-arkistointivihjeet: Pikahaku:

Värikoodi

Ihmiset ovat värikoodanneet siitä lähtien, kun toimiston paperityöt - ja toimiston arkistointijärjestelmät niiden järjestämiseksi - tulivat elämän tosiasiaksi vuosikymmeniä sitten. Kokeiltu ja todellinen värikoodaustekniikka ei koskaan petä, ja se on suhteellisen nopea ja helppo vetää pois, vaikka sinulla olisi erityisen monimutkainen arkistointijärjestelmä. Värikoodaus innostaa sinua lajittelemaan tiedostot järkeviin luokkiin, etsimään tiedostoja nopeasti ja lisäämään hauskaa arkistointiprosessiin.

Tämä organisaatiotekniikka on täydellinen tapa tehdä paperipinoista järjestäytyneet paketit, jotka ovat ennustettavissa parhaalla mahdollisella tavalla. Mikä parasta, värikoodaus toimii sekä fyysisissä että digitaalisissa tiedostoissa, ja jos sinun on järjestettävä molemmat tiedostotyypit, voit helposti käyttää samaa värikoodausjärjestelmää kullekin.



boondocks treffit saalisoturin kanssa

Miten:

  • Katso kaikki tiedostot, joita tarvitset järjestääksesi, ja määritä muutama organisaatioluokka. (Voi kestää muutama kulku, jotta mallit tunnistetaan todella ja luokat luokitellaan.)
  • Määritä jokaiselle luokalle väri. (Jotkut luokat sisältävät taloudelliset, henkilöstöresurssit, sopimukset ja tilat.)

Tarkista kategoriat tiimiesi ja avainhenkilöidesi kanssa. Värikoordinointi ei toimi, jos kukaan ei ymmärrä valitsemiasi luokkia.

  • Kerää materiaaleja värikoodausta varten. (Nämä voivat olla värillisiä kansioita, jotka sijoitetaan kirjahyllyyn, tai yksinkertaisesti värikkäitä washi-teippejä, jotka kiinnitetään arkistokaappien laatikoihin.)
    • Swag.com tarjoaa tonnia organisaation tuotteita kirkkailla väreillä, jotka sopivat täydellisesti värikoodaukseen.Näillä valinnoilla on etusija muissa vaihtoehdoissa, koska voit painaa ne yrityksesi logolla tai muilla kuvioilla.
    • Katso nämä mukautettavat toimisto-organisaation herkut:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-logo

  • Tee värikoodaus! Lajittele tiedostosi värikoodattuihin luokkiin ja tunne organisaation zen zen jokaisesta pudotastasi (tai vetävästä ja pudottavasta) tiedostosta siistiin, värikoodattuun astiaan.
  • Luo pikaohjesääntö, jotta värikoodausprosessi olisi helpompaa itsellesi (kun lisäät uusia tiedostoja) ja kaikille muille, jotka auttavat sinua järjestämään toimiston arkistointijärjestelmän tulevaisuudessa.

värikoodattu arkistointijärjestelmä

Miksi se toimii:

Värikoodaus on samanlainen kuin 'chunking' -niminen oppimisprosessi eLearning Coachin määrittelemä 'strategiana on jakaa tiedot puremakokoisiksi paloiksi, jotta aivot pystyvät sulattamaan uuden tiedon helpommin'.

tähti kloonisotien aikana

Kun värit kooditat vuoren paperia, muutat sattumanvaraisen tietomassan paloiksi, jotka voit ja aivosi helposti lajitella, kun haluat löytää jotain erityistä. Jos sinun on löydettävä lasku paperipinosta, saatat hukkua ja luopua, mutta jos sinun on löydettävä lasku uudesta värikoodatusta järjestelmästä, tiedät etsivän vihreää lippua, joka tarkoittaa 'talousasiakirjoja'.

Digitoi

Kun digitoit tiedostoja, luot lähinnä paperittoman arkistointijärjestelmän. Monien mielestä on paljon helpompaa järjestää digitaalinen arkistointijärjestelmä paperihakemistojärjestelmän päälle sen jälkeen, kun jokainen paperitiedosto on muunnettu digitaaliseksi. Jos päätät digitalisoida tiedostosi, sinun on aloitettava skannaamalla ja muuntamalla vanhat tiedostosi, prosessi, joka voi olla aikaa ja työlästä.

Miten:

glengarry glen ross -monologit

Erityinen kiitos Francisco meidän Facebook-ryhmä näiden viitteiden hahmottamiseksi!

  • Päätä, miten tiedostot järjestetään digitaalisesti. Käytätkö valmiiksi tuleva ohjelmistoratkaisu , verkkoasema, jota ylläpitää oma IT (tietotekniikkaryhmä), tai ilmainen pilvialusta, kuten Google asema ?
  • Käytä luotettavaa ja tehokasta skannauskonetta. (Francisco käytti a Richo kone, jolla on mahdollisuus skannata asiakirjoja ja lähettää ne ennalta määritettyihin kansioihin verkossa.)

Francisco suosittelee myös:

'Selvitä, onko sinulla asiakirjoille varmuuskopiotilaa pilvivarastossa. Tämä on erityisen tärkeää, jos käsittelet asiakirjoja, jotka kadotettuaan voivat aiheuttaa valtavia vahinkoja asiakkaille, asiakkaille tai muulle liiketoiminnalle. '

  • Määritä, kenellä on pääsy tiedostojen lisäämiseen ja järjestämiseen järjestelmässäsi.
  • Kehitä standardoitu nimeämiskäytäntö skannatuille tiedostoille. Tämä helpottaa tiedostojen löytämistä ja hakemista paperittomasta järjestelmästäsi.
  • Francisco suosittelee päivämäärien (tai ainakin vuosien) lisäämistä tiedostojen nimiin, joten on helpompaa tietää, milloin ne poistetaan tai arkistoidaan. Penn-kirjastoissa on upea luettelo tiedostojen nimeämisen parhaat käytännöt päästäksesi alkuun.
  • Luo kartta tulevasta digitaalisesta arkistointijärjestelmästäsi. Tee tämä mockup mahdollisimman tarkaksi, jotta pystyt ennakoimaan organisointijärjestelmän ongelmat. Päivitä kartta, kun projekti on valmis, sisällyttämään kaikki tekemäsi muutokset. Kun olet valmis, tämä kartta auttaa sinua löytämään asioita helposti tutustuessasi uuteen järjestelmään.
  • Skannaa asiakirjat:
    • Käytä leimaa tai tarroja fyysisten tiedostojen merkitsemiseen, jotka on jo skannattu järjestelmään.
    • Jos digitaalinen tiedostojärjestelmäsi sallii, lisää jokaisen asiakirjan avainsanat tiedostojen löytämisen helpottamiseksi.
    • Käytä aikaa välttääksesi virheitä. Jopa yksinkertainen virhe voi jonain päivänä tehdä mahdottomaksi tarvitsemasi tiedoston löytämisen. Asiakirjojen skannaaminen uuteen järjestelmään on aikaa vievä prosessi, mutta muista: Lopulta kaikki tehdään!

digitointi-arkistointijärjestelmä

Miksi se toimii:

Digitaaliset arkistointijärjestelmät automatisoivat toimiston arkistointijärjestelmän tiedostojen löytämisen. Digitaalisen järjestelmän avulla voit selata kansioita ja pinoa vaarantamatta paperileikkauksia ja päänsärkyä, mutta voit etsiä muutamia avainsanoja tai lajitella tiedostoja aakkoslistaan ​​ja löytää helposti haluamasi.

Digitaalisten järjestelmien avulla on myös helppo lisätä uusia tiedostoja ja jopa jakaa arkistointivelvollisuus tiimien kesken. Asennus vaatii paljon työtä, mutta jälkikäteen säästämäsi aika ja stressi ovat sen arvoisia.

Aseta vanhentumispäivä

Tämä saattaa tuntua huijata, mutta yksi parhaista tavoista järjestää toimisto-arkistointijärjestelmä on vähentää järjestämiesi tiedostojen määrää. Tiedostojen kitkeminen sisällön mukaan voi olla hankalaa, koska on vaikea määrittää, mitkä tiedostot on tallennettava ja mitkä tiedostoja voidaan heittää, mutta tiedostojen hylkääminen iän mukaan on turvallinen, standardoitu tapa päättää, mitä voit heittää.

Miten:

  • Määritä tiedostojesi 'ikäraja' ikä - 1 vuosi, 5 vuotta, 10 vuotta ... mikä näyttää sopivalta säilytettäville tiedostoille ja harjoittamallesi liiketoiminnalle.
    • Jos pelkäät, että tarvitset tiedostoja uudelleen, siirrä ne 'arkisto' -ruutuun tai -kansioon vuoden mukaan järjestettynä. (Tämä ainakin estää päätiedostojärjestelmääsi sekoittumasta vanhentuneisiin asiakirjoihin.)
  • Luo toistuva kokous kalenteriin - mahdollisesti ensimmäinen viikko takaisin uuteen vuoteen - tehdäksesi massiivisen tiedostopuhdistuksen.

Miksi se toimii:

Vanhojen tiedostojen hävittäminen pitää järjestelmän puhtaana, järjestäytyneenä ja osuvana. Se säästää myös aikaa järjestelmän pitämisessä toimintakunnossa ja auttaa välttämään tuhlaa aikaa järjestää tiedostoja, joita kukaan ei enää koskaan tarvitse.

george lopezin show tytär

Jaa ja valloita

ryhmitelty arkistointijärjestelmä

Jos järjestämäsi tiedostot ovat merkityksellisiä vain tietyille osastoille, pyydä jokaisen ryhmän henkilöä järjestämään tiedostot, kun luot kattavan tiedostojen hallintarakenteen.

Miten:

  • Luo organisaatiorakenne, joka perustuu osastoon sen sijaan, että käyttäisit luokkia, jotka ryhmittelevät tiedostoja kattavien aiheiden, kuten talous tai henkilöstö, perusteella.
  • Jaa tiedostot vastaavasti.
  • Vie tiedostot kunkin osaston aihe-asiantuntijalle, mieluiten jollekin tuntemallesi henkilölle, jolla on hämmästyttävät organisointitaidot. Pyydä tätä vapaaehtoista järjestämään tiedostot loogisesti ja luomaan avain viitteellesi.
  • Kerää järjestetyt osastotiedostot ja lisää ne kattavaan järjestelmään.

Miksi se toimii:

Pyytämällä ihmisiä, jotka ymmärtävät tiedostot ja tarvitsevat pääsyn niihin, ottamaan osan järjestelyprosessista, varmistat, että järjestelmäsi toimii.

Järjestä tiedostot seinille

Kiinnitä tiedostopidikkeet suoraan seinillesi arkistokaapin tai hyllyn käyttämisen sijaan.

Miten:

mikä on suolainen välipala
  • Määritä organisaatioluokkasi ja määritä, minkä tyyppiset asiakirjat kuuluvat kuhunkin luokkaan.
  • Asenna tilavat seinätelineet toimistosi yleisiin tiloihin. (Hanki houkuttelevat haltijat, jotka sopivat yrityksesi brändiin, jotta tämä ponnistelu olisi kaksinkertainen toimistosuunnittelualoitteena.) Merkitse kukin haltija pääluokittain ja määritä sitten, minkä tyyppisiä tiedostoja kussakin tulisi olla. Mieti, miten voit tehdä tarrasta helposti ymmärrettävän kiireisille työntekijöille muutamassa sekunnissa.

Mitkä tiedostot menevät tänne?

  • Laskut
  • Kuitit
  • Korvauspyynnöt
    • Lähetä yrityksellesi sähköpostitse selittää prosessisi. Tiedostojen tuomisen sijaan ihmiset voivat lisätä ne suoraan haltijoihin.
  • Siivoa tiedostot kerran viikossa tarvittaessa.

arkistointijärjestelmä seinälle

Miksi se toimii:

rakkaat valkoiset kausi 3

Office-tiedostot ovat kollektiivisia resursseja, joten on järkevää, että niiden järjestämisen pitäisi olla kollektiivinen vastuu. Vaikka sinulla voi olla kunnianhimoisia suunnitelmia pitää toimiston arkistointijärjestelmä täysin järjestetyssä kunnossa, kaikki voi hajota, jos ja milloin olet kiireinen. Tämä järjestelmä varmistaa, että tiedostot pysyvät järjestyksessä luokittain sen sijaan, että ne kasaantuisivat sattumanvaraisiin kasoihin.

Järjestä tärkeyden mukaan

Jokainen, joka on koskaan etsinyt tiedostoja, ymmärtää palavan halun löytää juuri tarvitsemasi sen sijaan, että löydettäisiin 100 tarvitsemasi asiaa. Yritä esimerkiksi järjestää toimistotiedostosi tärkeysjärjestykseen, jotta asiakirjojen nouto olisi miellyttävämpää kaikille.

Miten:

  • Tutki työntekijöitä ja kysy mitä toimistotiedostoja heidän oli löydettävä tai käytettävä läpi vuoden. (Tee tämä kysely pakolliseksi ja ota tarvittaessa johto mukaan täytäntöönpano.)

Selaa vastauksia ja ryhmittele tiedostotyypit tasoihin käyttövaatimusten mukaan. (Ylin taso olisi kyselyn mukaan viisi yleisimmin käytettyä tiedostotyyppiä.)

  • Järjestele järjestelmäsi, digitaalinen tai fyysinen, näiden luokkien mukaan. Muista myös luokitella ja merkitä alitiedostot. Voit esimerkiksi merkitä ylemmän tason tiedostosi 'Tärkeät tiedostot' ja sisällyttää erilliset tunnisteet 'kuitit', 'sopimukset' ja 'kyselytulokset'.

Miksi se toimii:

Kaikki haluavat tiedostojärjestelmän, joka näyttää ennakoivan tarkalleen mitä he etsivät. Järjestämällä järjestelmäsi 'enemmistösäännön' perusteella sinulla on parhaat mahdollisuudet luoda tiedostojärjestelmä, joka todella tuottaa juuri sen, mitä ihmiset tarvitsevat.

Suunnittele järjestää säännöllisesti

Jopa paras toimiston arkistointijärjestelmä ei pysy itsestään järjestyksessä. On parasta pitää tämä mielessä ja suunnitella tehdä vähän työtä pitämällä järjestelmä järjestyksessä viikoittain. Pienen vaivannäön toistuminen tuntuu paljon vähemmän ylivoimaiselta kuin yrittää puhdistaa vuodessa väärin hoidetut tiedostot kerralla.

selena quintanilla ensimmäisen levyn kansi

Miten:

Ota käyttöön toistuva kalenterimuistutus ja muista pitää tämä tehtävä pyhänä. Pyydä joidenkin työtovereiden apua pitämään itsesi vastuullisena ja tekemään viikoittaisesta tapahtumasta hauskaa. (Voit myös perustaa palkkion organisaation motivaation lisäämiseksi.)

organisointi-tiedostot-päivittäin

Miksi se toimii:

Järjestelmän järjestyksessä pitäminen on paljon realistisempaa ja hallittavampaa kuin järjestelmän organisointi tyhjästä kerran vuodessa.

Erota jatkuva työ valmiista työstä

Tämä nero-vinkki Mind-työkalut yksinkertaistaa koko arkistointijärjestelmää. Voit silti järjestää tiedostoja valmiille projekteille, mutta niiden erottaminen käynnissä olevaan työhön liittyvistä tiedostoista tekee tiedostojen löytämisestä paljon nopeampaa ja tehokkaampaa.

Miten:

  • Säilytä kaikki olemassa olevat luokittelutekniikat, jotka ovat toimineet sinulle, mutta lisää kaksi kattavaa luokkaa: 'Valmis' ja 'Keskeneräinen'.
  • Lisää aikaleimat tai tarrat ryhmittele tiedostoihin valmistumispäivämäärän, odotetun tai todellisen mukaan.
  • Lisää odotetut valmistumispäivät kalenteriin, jotta tiedät, milloin on aika mennä sisään ja järjestää.

Miksi se toimii:

Keskeneräisiin töihin liittyvät tiedostot ovat loogisesti niitä, joita ihmisten on käytettävä eniten, ja arkistointijärjestelmän järjestäminen kiireellisyyden ja käyttötiheyden mukaan on yksi parhaista tavoista varmistaa, että arkistointijärjestelmäsi on täysin käytännöllinen tehokkaan lisäksi. järjestäytynyt.

yksinäinen poika - Andrew Gold

Bonuksen tyyppi: Etsi tapa tehdä arkistointijärjestelmän järjestämisestä hauskaa tai ainakin toteutettavissa. Ehkä siihen liittyy kauniiden organisointitarvikkeiden hankkiminen, mikä tekee työstä nautittavaa, tai värväämällä työtoveri auttamaan sinua, jotta voit jakaa laadukkaita keskusteluja organisaation istuntojen aikana.

Selvitä yksinkertaisesti tapa saada tiedostojen järjestämistehtävä toimimaan sinulle - se on paras tapa varmistaa, että tiedostojen järjestämisen tärkeästä tehtävästä ei tule pelkoa.

Voitteko koskaan olla liikaa järjestämisvinkkejä? Mielestämme ei! Jaa vinkkisi alla, jotta voimme kaikki nauttia erittäin organisoiduista toimistoista!

P.S. Monet näistä vinkeistä tulivat suoraan Facebook-toimistojohtajien ryhmältä! Katso, millaisia ​​viisauden kynsiä yhteisöllämme on tarjota, ja hyppää keskusteluun. Liity ryhmään täällä.

Office-ohjeet