17 todistettua strategiaa viestinnän parantamiseksi työpaikalla

parantaa viestintää työpaikalla

Denise oli ajatellut kaikkea.



Hänen arkkitehtuuritoimistonsa oli tulossa uuden suuren asiakkaan partaalle, ja hän oli vastuussa siitä, että heidän RFP-kokouksensa heijastaisivat heitä. Hänellä oli ehdotus painettu ja sidottu, hän oli tilannut mukautetun tervetulokyltin ja jopa pitänyt kokouksen mahdollisen asiakkaan suosikkiravintolassa.

Kaikki asetettiin torstaihin.

Oli vain yksi ongelma - kukaan ei sanonut Deniselle, että kokous oli siirretty tiistaina.



Suurena päivänä Denise jäi kiinni. Ehdotus tulostettiin hätäisesti yrityksen mustavalkoiselle tulostimelle asiakkaan saapuessa, eikä tapaaminen onnistunut. Viime kädessä liike siirtyi toiselle yritykselle.

Mikä meni vikaan? Matkan varrella Denise suljettiin vahingossa sähköpostiketjusta, jossa oli 30 muuta henkilöä. Parhaisista aikomuksistaan ​​ja kaikesta ahkerasta työstään huolimatta hänellä (ja hänen yrityksellään) ei koskaan ollut mahdollisuutta, kaikki työpaikkaviestinnän häiriöiden takia.

Kuten yllä oleva esimerkki osoittaa, epätarkalla työpaikalla tapahtuvalla viestinnällä voi olla vakavia seurauksia.



Työpaikkaviestintä on erityisen haastavaa, koska yrityksessäsi ei ole sellaista osa-aluetta, johon se ei koskisi.

Se on ongelma, joka on ratkaistava kaikilla tasoilla - vertaisverkosta tasolle johtajan suoran raportin tasolle aina osaston ja koko yrityksen tasolle. Jokaisella näistä tasoista on erilainen dynamiikka ja omat ainutlaatuiset haasteensa, ja ne vaikeutuvat vain yrityksesi kasvaessa.

Joten tässä on kokeiltuja ja aitoja vinkkejä näiden haasteiden ratkaisemiseksi nosta työpaikkasi viestintä uusille korkeuksille . Olemme järjestäneet ne tason mukaan auttamaan sinua löytämään oikean ratkaisun kohtaamaasi ongelmaan.

Peer-to-Peer
Manager-Direct -raportti
Osasto
Koko yritys

Peer-to-Peer

1. Käynnistä Buddy-järjestelmä

ystävyyssuhteita

Viime vuonna klo Dcbeacon , käynnistimme kaveriohjelman uusille työntekijöille, ja se tapahtui ihmeitä sisäiseen viestintään .

Ohjelma meni näin - jokaiselle uudelle Dcbeacon -tiimin jäsenelle osoitettiin kaveri eri osastolta auttamaan heitä lennolle pääsyn prosessi , vastaa kaikkiin kysymyksiin, joita heillä voi olla, ja toimi henkilökohtaisena ja ammatillisena resurssina. Ajatuksena oli auttaa uusien työntekijöiden mukauttamista yrityskulttuuriin ja tarjota heille joku muu kuin johtaja.

Yksi odottamattomista eduista, joita löysimme, oli se, että se lisäsi osastojen välistä viestintää. Kaveriprosessissa taotut sidokset pyrkivät kestämään selvästi aluksen nousuaikaa pidemmälle, ja ystävät pystyivät pintamaan tarpeita ja kehittymään tapoja tehdä yhteistyötä osastojen välisistä hankkeista tavoilla, joita emme ole ennen nähneet.

2. Pidä osastojen välisiä lounaita

Yksiköiden väliset lounaat ovat loistava tapa saada ihmiset puhumaan eri tiimeistä ja osastoista.

Yhteyden lisäksi, joka syntyy oppimisesta toistensa henkilökohtaisista tarinoista, kiinnostuksen kohteista ja tavoitteista, nämä lounaat ovat myös tapa edistää yhteistyötä osastojen välillä.

Laitoksilla on usein ongelmia, jotka näyttävät ylittämättömiltä, ​​mutta vain siksi, että niillä ei ole tarvittavaa työkalupakettia niiden ratkaisemiseksi. Samaan aikaan heidän tarvitsemansa asiantuntemus saattaa istua aivan käytävällä.

Ota esimerkiksi asiakaspalvelu ja markkinointi. Useimmissa yrityksissä nämä osastot eivät ole lainkaan vuorovaikutuksessa - itse asiassa näiden ryhmien henkilöt eivät ehkä edes tiedä, mitä toinen tekee koko päivän.

opit sen joukkueen lounaaksi

Todellisuudessa nämä osastot ovat erottamattomasti yhteydessä toisiinsa. Korkealta katsottuna sekä markkinointi että asiakaspalvelu koskettavat täsmälleen samaa asiakaskokemusta - ne ovat vain erilaisia ​​pysähdyksiä samalla matkalla.

Saattaa olla tapoja, joilla markkinointi voi vahvistaa loppukäyttäjäkokemusta luomalla oppimateriaaleja, tai että asiakaspalvelu voi auttaa markkinointia paremmin ilmaisemaan tuotteesi arvoesityksen.

Mutta he eivät koskaan ymmärrä tätä ennen kuin saat nämä osastot vuorovaikutukseen. Vuokraa siis tako-auto ja viettää yksi iltapäivä neljännesvuosittain tuomalla ihmisiä talon eri puolilta. Et koskaan tiedä, mitä he keksivät.

3. Mene joukkueen rakentamisen ulkopuolelle

TeamPhoto-5

Sen lisäksi, että joukkueenrakennusharjoitukset ovat hauskoja, ne voivat parantaa viestintää yksilöiden välillä. Päivä, joka vietetään muualla kuin muulla kuin työhön, auttaa työntekijöitään poistamaan esteet, jotka estävät viestintää muodostamasta yhteyttä.

Yksi parhaista tavoista vahvistaa joukkueesi sidoksia on kuntoilu. Olipa kyseessä push up -haaste tai päivittäinen bootcamp, voit tappaa kaksi lintua yhdellä iskulla, vahvistaa joukkueen sitoutumista ja viestintää luomalla samalla terveellisemmän ja tuottavamman henkilöstön.

Joukkueen rakentaminen saa toisinaan huonon rapin, mutta totuus on, että joukkueen rakentamisen ei tarvitse olla ontuva! Tutustu luetteloomme 39 mielettömän hauskaa tiiminrakennusideota . (Luottamus ei kuulu.)

Manager-Direct -raportti

4. Arvioi työntekijöiden mielipide 15 viidellä

Et voi ratkaista ongelmaa tietämättä ensin, mikä ongelma on, ja paras tapa selvittää, mikä on ja mikä ei toimi tiimisi kanssa, on kysyä heiltä.

15viisi on yksi suosikkiratkaisuistamme arvioida työntekijöiden mielipiteitä erityisesti johtajien ja heidän suorien raporttiensa välillä. Heidän ohjelmistonsa ansiosta on erittäin helppoa kartoittaa organisaatiotasi ja arvioida työntekijöiden mielipiteitä kaikesta ja kaikesta.

15viiden raportin viestintäkysely

15five kehitettiin ajatuksen mukaan, että yksinkertaisella raportilla, joka kestää vain 15 minuuttia työntekijän täyttämiseen ja viiden minuutin ajan johtajan lukemiseen, on suuri vaikutus työntekijöidesi yleiseen tyytyväisyyteen. Heidän alustansa ansiosta on erittäin helppoa integroida tämä käytäntö yrityksesi viikkorutiiniin.

Muista kysyä yleisen palautteen lisäksi laadullisia kysymyksiä siitä, miltä suorat raportit suhtautuvat sisäinen viestintä - tuntevatko työntekijäsi tietävänsä? Tuntuuko heiltä, ​​että johtajuus antaa pisteen pitää heidät kiinni? Entä viestinnän sävy? Onko se robotti vai välittääkö se jännitystä? Onko se sopusoinnussa kulttuurisi kanssa? Tuotemerkkisi?

5. Varmista, että työntekijät tietävät aina ensimmäisenä

Yksi pahimmista virheistä, joita yritys voi tehdä, on laiminlyödä ensin kertoa omista työntekijöilleen suuryritysuutisista.

Se on yleisempi ongelma kuin luulisi. Suurimman osan ajasta suuret ilmoitukset tulevat yrityksen viestintäosastolta. Monet näistä ryhmistä ovat niin ulkoisesti keskittyneitä, että ilmoittavat lehdistölle ennen omia työntekijöitään.

Lisäksi viestintäalan ammattilaiset saattavat olla huolissaan vuodoista (vahingossa tai muuten), jotka rikkovat embargoja, joiden turvaamiseksi he ovat työskennelleet niin kovasti, joten salaa oleminen saattaa tuntua hyvältä käytännöltä.

Mutta viimeinen asia, jonka haluat, on työntekijöiden oppia strategisesta muutoksesta, fuusiosta tai suuresta ravistuksesta bloggaajilta. Kun työntekijät lukevat uutisia omista yrityksistään blogeista tai uutissivustoilta ennen kuin kuulevat ne työnantajaltaan, se osoittaa, että yritys joko ei välitä pitämästä heitä ajan tasalla tai ei luota heihin arkaluontoisia tietoja.

Tämän pitäisi olla kova ja nopea sääntö - älä anna työntekijöiden oppia tärkeimmistä ilmoituksista muilta kuin sinulta. Ainakin voit ajoittaa sisäiset ilmoitukset vastaamaan ulkoisia ilmoituksia, jotta työntekijät tuntevat itsensä silmukkaan.

6. Ohita tason kokoukset

Olemme väittäneet monta kertaa keskijohdon merkitys - ne ovat loppujen lopuksi suoraa linjaa C-sviittiin, ja ne ovat kaivannoissa, jotka tosiasiallisesti toteuttavat kaikkia kulmatoimistoissa haaveilemia korkean tason strategioita.

Yhtä tärkeää kuin keskijohto on, heillä on tapana toimia suodattimena työntekijöiden ja johtajien välillä, ja niin usein on hyvä poistaa tämä suodatin yhtälöstä, jotta varmistetaan, ettei mitään menetetä käännöksessä, tai tuoda esiin ehdotuksia, joita työntekijät saattavat epäröidä jakaa heidän suorien johtajiensa kanssa.

Juuri tähän ohitustason kokoukset on suunniteltu.

Ohitustason kokouksessa työntekijä tapaa pomonsa pomon. Etuna on, että työntekijällä on suora pääsy johtajan näkökulmaan, joka on todennäköisesti paljon strategisempi ja keskittynyt pitkällä aikavälillä päivittäisen sijasta.

Tämä auttaa häntä tekemään strategisempia päätöksiä päivittäisessä roolissaan. Samoin johtaja saa suodattamattoman kuvan siitä, mikä on ja ei toimi suoritustasolla.

Osasto

7. Juhli voittoja

Yksi suurimmista virheistä, joita näemme yrityksissä, on tavoittaa vain, kun asiat menevät pieleen, ja ottaa menestys itsestäänselvyytenä.

Juhli siis joukkueesi saavutuksia.

Luo kuukausipalkinto tähtien suorituskyvystä, ja ilmoita siitä seuraavalla kädellä yrityksesi uutiskirjeessä. Muista peittää ihmiset, jotka tekevät jatkuvasti oikeita asioita ja tekevät hämmästyttävää työtä, jotta he tietävät, ettet ota niitä itsestäänselvyytenä.

8. Riko sähköpostiriippuvuus

Yksi suurimmista työpaikkojen viestinnän haasteista on luottamus sähköpostiin.

Miksi sähköposti on ongelma?

Ensinnäkin sähköposti luo tietosiiloja. Vaikka sähköposti ei olekaan täysin henkilökohtainen, se rajoittaa viestinnän vain 'riville' - tai 'kopio' -viesteihin.

Kuinka monta kertaa olet löytänyt itsesi 'silmukoittavan' tarpeettoman pitkää ja mutkikasta sähköpostiketjua, joudut vain toistamaan samat tiedot kaksi tai kolme kertaa. Kaikella tällä on taipumus estää läpinäkyvyyttä ja pitää tiedot lukittuna osastosäiliöihin.

Huolimatta kasvavasta yksimielisyydestä siitä, että liikaa sähköpostiviestejä on huono käytäntö, sähköposti on edelleen normi suurimmalle osalle työpaikalla tapahtuvaa viestintää. Tämä heijastui äskettäisessä State of Office Manager -raportissamme (ensimmäinen lajissaan tehty kysely sadoista toimistopäälliköistä ympäri Yhdysvaltoja). 71% vastaajista ilmoitti, että sähköposti oli edelleen heidän ensisijainen viestintätapansa.

Yksi tapa erota sähköpostista on Löysä , läsnäoleva viestintäsovellus tekniikan aloittelijoille ja muille yhtä hip-yrityksille ympäri maailmaa. Slackin avulla yritykset ovat pystyneet vähentää sähköpostiliikennettä lähes puoleen sekä vähentää kokouksissa vietetyn ajan määrää.

löysä _-_ välipala

Toisin kuin sähköposti, Slack on a yrityksen intranetissä Suunniteltu avoimuutta ajatellen. Käyttäjät luovat kanavia, joissa he voivat keskustella aiheista, jotka kuka tahansa yrityksessä näkee. Jos sinut lisätään projektiin myöhemmissä vaiheissa, voit tarkastella ja hakea keskusteluja saadaksesi nopeasti vauhtia kaikkien liikkuvien osien tilaan.

Ja erittäin mukautettavien ilmoitusasetusten avulla voit asettaa Slackin ja sinun Löysät sovellukset jotta ne eivät häiritse sinua korkeimmalla tuottavuusjaksollasi.

Löysyys on erittäin intuitiivinen, mutta sen hallitseminen vie jonkin aikaa. Tarkista Fast Companyn 'Slack Hacks' -luettelo joitain ammattitason vinkkejä varten.

9. Laita puhelimet pois kokouksista

älypuhelin-iphone-työpöytä

Toki se voi olla houkuttelevaa, mutta kun istut kokoukseen, varmista, että puhelimesi ei ole käden ulottuvilla.

Mikään ei sano 'Minulla on täydellinen halveksumus kaikkia tässä huoneessa', kuin puhelimen tarkistaminen kokousten aikana.

Puhelimen asettaminen kuvapuoli alaspäin - tai vielä parempi, salkkuun tai laukkuun - auttaa varmistamaan, että olet täydellisemmin läsnä yksi kerrallaan kokouksia . Tämä puolestaan ​​auttaa sinua saamaan enemmän irti näistä kokouksista ja vahvistamaan suhdettasi kollegoihisi.

10. Ota käyttöön projektinhallintatyökalut

Sähköpostista puhuen, yksi suurimmista virheistä, joita yritykset tekevät, on luottaminen yleisiin viestintäkanaviin, kun tarvitaan tarkoitukseen sopivampaa ratkaisua.

Harkitse suunnittelu- tai tuotekehitystiimiä, jolle määräaikoja ja tilapäivityksiä on seurattava johdonmukaisella ja tehokkaalla tavalla. Näille joukkueille jopa Slack ei yleensä riitä.

Onneksi siellä on tonnia hienoja projektinhallintatyökaluja. Basecamp, Trello tai Jira ovat tunnetuimpia ja rakastetuimpia.

11. Tee siitä henkilökohtainen

Autenttisuus on avain työpaikkaviestinnässä. Kuten olemme jo nähneet, totuuteen pääseminen on niin tärkeää, kun on kyse liiketoimintatavoitteidesi saavuttamisesta, etkä voi tehdä sitä ilman aitoa viestintää.

Yksi parhaista tavoista todistaa aitous on rohkaista haavoittuvuutta.

Yksi käytämme taktiikka on aloittaa henkilöstökokoukset haavoittuvuusharjoituksella. Ennen viikoittaisia ​​johtokokouksia osallistujia pyydetään jakamaan jotain henkilökohtaista ryhmän kanssa. Kokouksen johtaja tulee valmistautumaan nopeasti, ja kaikki painavat.

Tässä on muutama aihe haavoittuvuuden aloittamiseksi seuraavassa kokouksessa:

  • Jaa suurin oppitunti, jonka olet oppinut kummaltakin vanhemmaltasi.
  • Nimeä suurin henkilökohtainen haasteesi ja miten voitit sen.
  • Nimeä suurin pelkosi elämässäsi.
  • Nimeä numero yksi asia, jonka kanssa kamppailet tänään.
  • Nimeä ylpein saavutuksesi.
  • Nimeä elämäsi vaikutusvaltaisin henkilö, joka ei ole sukulainen.

Jaettu haavoittuvuus auttaa poistamaan esteet ja luomaan luottamuksen ja antamaan sinulle mahdollisuuden puhua avoimemmin tiimisi kanssa. Tämä parannettu viestintä perustuu edelleen tähän arvokkaaseen työnantajan ja työntekijän välinen suhde . Haavoittuvuus on myös välttämätöntä erimielisyyksien ilmaisemiselle - mikä on niin tärkeää, jotta pääset käsittelemään yrityksellesi tärkeimpiä asioita.

Koko yritys

12. Pidä aukioloajat

Lainaa sivu suosikki yliopistoprofessorisi pelikirjasta ja kannusta johtoryhmääsi pitämään säännölliset työajat.

Sen ei tarvitse olla paljon - vain yksi tai kaksi istuntoa kuukaudessa riittää - mutta vanhempien johtajien asettaminen saataville voi tehdä ihmeitä työpaikalla tapahtuvaan viestintään.

upeita johtajia

Tämän taktiikan kauneus on, että hyödyt menevät molempiin suuntiin.

Tiimisi arvostaa pääsyä ja tuntee olevansa hoidettu ja että heidän mielipiteellään on merkitystä. Sillä välin johtoosi kuulee näkökulman, jota he eivät muuten olisi koskaan ajatelleet.

13. Ehdotuslaatikko

Vaikka se ei ehkä näytä hiukan vanhanaikaiselta, älä laske pois vanhan koulun ehdotuslaatikkoa.

Riippumatta siitä, valitsetko fyysisen vai digitaalisen version, tällä hyvällä ja todellisella taktiikalla on yksi suuri etu - nimettömyys. Kun työntekijät voivat kommentoida nimettömästi, he ovat paljon halukkaampia kertomaan johtajalle totuuden tärkeistä asioista.

Jos todellisen lukkolaatikon asentaminen ei houkuttele sinua, on paljon digitaalisia versioita, joista valita. Google Forms ja Survey Monkey ovat molemmat erinomaisia ​​tapoja pyytää palautetta säilyttäen nimettömyys - tai kokeile Ilmainen ehdotuslaatikko (nimi kertoo kaiken).

ilmainen ehdotus-ruutu

Tietenkin, jotta tämä toimisi, johtajan on käsiteltävä saamiaan ehdotuksia joko käden kokouksissa tai muussa koko yrityksen kattavassa viestinnässä. Jos työntekijät kokevat, että ehdotuslaatikko on musta aukko, se saattaa satuttaa enemmän kuin apua.

14. Pidä säännöllisiä käsien kokouksia

Puhuminen… kaikki kädet -kokous on yksi parhaista tavoista luoda yrityksellesi yhteinen tehtävä- ja päämäärä, juhlia voittoja ja antaa eri osastojen työntekijöiden sitoutua.

Dcbeacon: llä pidämme kahta kättä joka viikko pääkonttorissamme Culver Cityssä.

Maanantai on viikoittainen aloitus ilmoituksilla mahtava Vibe Manager Liza , samoin kuin uudet palkkaesittelyt ja päivitykset kuukausittaisiin tavoitteisiin ja mittareihin. Torstaisin on viikoittainen Sensei Session, jossa on henkilökohtaisia ​​ja ammatillisen kehityksen esityksiä sekä johtajan että työntekijöiden johdolla.

sean-esitys

Tosin tämä taajuusaste ei välttämättä ole käytännöllinen kaikille.

Jos olet suurempi yritys, kuvaa kaikkien käsien kokousta vähintään kerran neljännesvuosittain. Usein nämä kaikki kädet ovat ainoa kerta, kun koko yritys pystyy olemaan vuorovaikutuksessa kasvotusten, tai heillä on mahdollisuus esittää kysymyksiä toimitusjohtajalle, joten sinun kannattaa käyttää niitä uusien neljännesvuositavoitteiden luomiseen ja päivitä tiimisi edistymiseen ja saavutuksiin. Suosittelemme myös luomaan yhteenvetovideon tai videotallenteen käden kokouksesta, jotta varmistat, että yrityksesi puhuu selkeästi sisäinen yritysviestintä tavoitteet sekä poissaoleville että etätyöntekijät .

15. Kysymykset ja vastaukset

Kysymykset ja vastaukset ovat toinen hyvä tapa pyytää palautetta ja osoittaa sitoutumista avoimuuteen.

Pidämme avoimia kysymyksiä ja vastauksia kerran kuukaudessa kaikkien käsien kokouksissamme. Työntekijöitä pyydetään esittämään kysymyksiä etukäteen tai he voivat esittää heille henkilökohtaisesti kokouksen aikana. Mikään ei ole rajojen ulkopuolella, ja meidän kestävät johtajat pyrittävä olemaan mahdollisimman avoin.

16. Katkaise (kenno) seinät

Voit paljon kannustaa parempaan viestintään vain toimistosi suunnittelussa.

Esimerkiksi avoimen toimiston ulkoasuilla on joitain merkittäviä etuja viestinnässä, muun muassa helpottamalla työntekijöiden vuorovaikutusta kasvokkain.

avoin toimisto

Kun työntekijät ovat toimistoissa tai suljetuissa kabineteissa, heillä on paljon vähemmän todennäköisiä tapaamisia henkilökohtaisesti ja todennäköisemmin ampua sähköposteja (mikä, kuten olemme nähneet, on haittoja).

Joten jos haluat kannustaa enemmän henkilökohtaista kommunikaatiota (ja sinun pitäisi), mene eteenpäin ja hajota nuo seinät.

17. Tee yhteistyötä pilvessä

Yksi asia, joka voi vahingoittaa viestintää, on pääsy. Tiimisi tarvitsee helpon pääsyn tärkeisiin asiakirjoihin. Teknologian kehittyessä on vielä tärkeämpää pitää nämä asiakirjat turvassa.

Yksi asia, jonka voit tehdä, on tallentaa tärkeimmät asiakirjat - kuten yrityksen ohjeet, tärkeät mallit tai tavoitteita koskevat taulukot - elää pilvessä, jotta kuka tahansa voi käyttää niitä. Google Drive, DropBox tai yrityksesi jaettu asema ovat hyviä tapoja pitää tällaiset asiakirjat tiimisi ulottuvilla.

BONUS - Älä unohda etätyöntekijöitä!

Lopuksi on hyvät mahdollisuudet, että osa työvoimastasi ei toimi yrityksesi pääkonttorissa.

Onko sinulla varastoa, joka on muualla? Satelliittitekniikan toimisto toisessa kaupungissa tai jopa toisessa maassa? A kourallinen etätyöntekijöitä työskentelee kotona ? Ulkopuolinen myyntihenkilöstö, joka ei tule toimistoon?

Voi olla helppo unohtaa, että kaikki mitä olemme keskustelleet tähän pisteeseen, koskee myös heitä. Etätyöntekijöidesi tulisi tuntea olevansa yhtä hoidettuja, mukana ja tiedossa kuin henkilöstösi päämajassa.

Joten koko käden kokouksessa varmista, että heillä on live-video- tai äänisyöte, jota he voivat seurata. Jos teet kysymyksen ja vastauksen, ota kysymyksiä etäkatsojilta. Ja lennä työntekijät sisään ainakin kerran vuodessa. Kaikista hämmästyttävistä viestintätyökaluista huolimatta mikään ei voita henkilökohtaista vuorovaikutusta.

Johtopäätös

Kuten näette, työpaikkaviestinnässä on enemmän kuin mitä näkee. Tunteet, liiketoiminnan tavoitteet, työkalut ja logistiikka yhtenevät, ja joskus voi tuntua siltä, ​​että liikaa osia on liian paljon, jotta voisit todella naulata strategiasi.

Paras neuvo on muistaa laittaa itsesi työntekijän kenkiin ja yrittää nähdä asiat heidän näkökulmastaan. Jos teet niin, oikeat päätökset ovat ilmeisiä.

Mitä taktiikoita käytät parantamaan viestintää työpaikallasi? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.