11 Tehokasta ajanhallintavinkkiä kiireisille toimistopäälliköille

ajanhallintavinkkejä toimistopäälliköille

Pysäytä, jos tämä kuulostaa tutulta ...



Pääset toimistoon aikaisin kaikin tavoin murskata päivä ja ehkä päästä ulos ajoissa kerralla. Teet vastuullisesti tehtäväluettelosi ja säröilet muutamasta ensimmäisestä tuotteesta.

Mutta noin klo 9.30 keskeytykset alkavat tulla - pomosi tarvitsee sinut suorittamaan nopean tehtävän, ilmoittamaton vierailija tarvitsee huomiota, työtoverisi tarvitsee apua tietokoneen uudelleenkäynnistyksessä.

Seuraava asia, jonka tiedät, on kello 16.45, ja sinulla on ihmeessä enemmän asioita tehtäväluettelossasi kuin aloittaessasi.



Aika on erityisen vähäistä toimistopäälliköille, ryhmälle, jota yhä useammin pyydetään tekemään enemmän pienemmällä.

Tämä oli merkittävä havainto meidän Toimistopäällikön tilan 2018 raportti , ensimmäinen lajissaan tehty tutkimus sadoista toimistojohtajista, jotka edustavat lähes 70 eri toimialaa. Toimistopäälliköt, kun heitä pyydettiin nimeämään tärkeimmät haasteet, vastasivat yleisimmin 'kovaa työmäärää / liian vähän aikaa' (37,5%).

Tämä oli totta huolimatta siitä, että toimistopäälliköt työskentelevät usein pitkiä tunteja. Lähes puolet vastaajista ilmoitti työskentelevänsä keskimäärin yli 8 tuntia päivässä. 14% käytti 10 tunnin päiviä.



Tämä ajanpuute ei ole kovin yllättävää, kun otetaan huomioon, kuinka paljon Office Manager on laajentunut viime vuosina. Toimistopäälliköiden tehtävänä ei ole pelkästään hallinnolliset toiminnot, vaan tapahtumasuunnittelu, kulttuurin kehittäminen, alukseen pääseminen ja muut tehtävät, jotka perinteisesti saattavat kuulua henkilöstöhallinnon, rahoituksen tai toiminnan piiriin.

(PS - Jos olet Office Manager tai Assistant, Liity yksityiseen FB-ryhmäämme täällä . Se on paikkayhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voit selviytyä roolissasi kohtaamistasi monista haasteista.)

Joten toimistopäälliköille, asiantuntijan ajanhallintataidot on pakko saada jokaiselle, joka haluaa menestyä roolissa.

Joten olemme koonneet tämän luettelon Office Manager -aikahakkeroista - kokeiltuja ja todellisia temppuja maailman kokeneimmista ja menestyneimmistä Office-johtajista. Olemme jakaneet ne muutamaan luokkaan, jotta tarvitsemasi löytäminen olisi helpompaa - ja toivottavasti säästät vähän aikaa!

Paras tapa luoda, seurata ja seurata tämän viestin ehdotuksia on tuottavuusohjelmisto, kuten maanantai .

Maanantai Gif

Organisaatio ja tehtävien hallinta

Pienen osan ajastasi sijoittaminen etukäteen organisaatioon voi maksaa suuria osinkoja myöhemmin (ja säästää vakavia päänsärkyä).

Vaikka pidätkin itseäsi melko järjestäytyneenä, tässä on joitain edistyneitä vinkkejä.

1. Aja viikko etukäteen

'Suunnittelematta jättäminen on suunnitelmissa epäonnistua.'

Toimistopäälliköinä tämä on enemmän kuin motivoiva lainaus - se on motto elää.

Ainakin sinun pitäisi suunnitella kalenteriasi edellisenä iltana varmistaaksesi, että olet aamulla ensimmäinen asia.

Haluatko säästää vielä enemmän aikaa? Suunnittele koko viikko etukäteen.

aikataulun kalenteri

Ilman paljon ylimääräistä vaivaa viikoittaisen suunnittelun avulla voit nopeasti katsoa ja säätää kalenteriasi jokaisen työpäivän lopussa (eikä aloittaa tyhjästä joka ilta).

Se helpottaa myös kokonaisvaltaista suunnittelua yhdistämällä päivittäiset ja viikoittaiset aktiviteetit pidemmän aikavälin tavoitteisiin. Tämä johtuu siitä, että päivittäinen suunnittelu pitää sinut keskittyneenä puihin, kun taas viikkosuunnittelu antaa sinulle mahdollisuuden pudottaa päätäsi ja nähdä koko metsä.

Perjantai-iltapäivä tai sunnuntai-ilta on yleensä paras aika viikkosuunnitteluun, kun saapuvat sähköpostit eivät häiritse sinua.

2. priorisoi tärkeillä tuloksilla

Ratkaisevat tulokset on järjestelmä, joka Dcbeacon Toimitusjohtaja Sean Kelly kehitti yrittäjyysmatkansa alkuaikoina keinon pysyä tehtävässä, kun hän ja hänen liikekumppaninsa yrittivät saavuttaa suuria asioita yksin (ts. Kukaan muu kuin itse ei pitänyt heitä vastuulla).

Harjoittelu palveli häntä niin hyvin, että hän piti sitä Dcbeacon: ssä, missä se auttoi muokkaamaan yrityksen kasvukulttuuria ja radikaalia vastuullisuutta.

Se toimii näin:

Tärkeät tulokset jakaa nämä suuret neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset tavoitteet viikoittaisiksi ja päivittäisiksi tehtäviksi niin, että vietät aikasi korkealla vipuvaikutuksella, joka vie tavoitteesi eteenpäin. Suunnittelun mukaan päivittäinen päiväsi seuraa aina näitä suurempia tavoitteita.

Keskeisten tulosten vaihe 4

Ratkaisevilla tuloksilla on myös vähemmän ilmeinen etu. Tiedätkö 50 rivin pituisen eriteltyjen tehtäväluettelosi? Et tule koskaan tekemään sitä yhdessä päivässä, mikä tarkoittaa, että lopetat päivän aina tunne, että et ole onnistunut saamaan kaikkea tehtyä.

Vaikka sinulla olisi 10 päivittäistä tehtävää, hyvänä päivänä saatat saada niistä seitsemän.

Ja todella - se on hieno saavutus! Murskaat seitsemän tärkeää tavaraa. Mutta koska luettelossasi oli kymmenen kohdetta, sinusta tuntuu siltä, ​​ettet ole suorittanut loppuun sitä, mitä aiot suorittaa.

Keskittymällä vain kolmeen päivittäiseen tehtävään pääset joka päivä tyydyttävällä tavalla tietäessäsi, että olet suorittanut kolme korkeinta vipuvaikutusta.

Tässä on perusteellisempi selitys tärkeiden tulosten järjestelmän toiminnasta sekä taulukkomalli, jonka voit ladata itsellesi ja tiimillesi.

3. Käytä Daily Docket Style Notepad -ohjelmaa

Tämä vinkki on peräisin OM extraordinaire Windilta Indianasta:

'Siirtyminen perinteisestä tehtäväluettelosta päivittäiseen muistikirjaan on ollut minulle erittäin hyödyllistä.'

Daily Docken avulla voit nähdä koko päivän yhdellä sivulla, mutta myös erottaa tapaamiset, toimeksiannot, tehtävät ja muistiinpanot pitämään kaiken järjestyksessä. Se on yksinkertainen, mutta tehokas.

Windi on samaa mieltä:

'Pidän siitä, että se auttaa minua priorisoimaan tehtävät ja seuraamaan kohteita ja muistutuksia tukemalleni henkilölle ja komiteoille.'

Hän suosittelee tämä päivittäinen InkWell Press -telakointialusta .

4. Tehtävienhallintaohjelmisto

Haluatko mennä paperittomaksi? Tehtävienhallintaohjelmistot, kuten maanantai ja Pesä ovat kaksi erittäin suosittua digitaalista tehtävää ja projektinhallintaohjelmistot joka voi tehdä tärkeiden tehtävien etenemisestä helppoa.

Heather, toimistopäällikkö Los Angelesista, kehittää:

“Maanantai on hyödyllinen päivien / viikkojen / kuukausien jne. Tehtävien järjestämisessä. Hive on houkutteleva suurten konferenssien / tapahtumien järjestämisessä. Molempia työkaluja voidaan käyttää myös muiden tiimisi ihmisten kanssa yhteistyötyökaluna. '

Poista häiriötekijät

Olemme iloisia sanonnasta täällä Dcbeacon: jos haluat mennä nopeasti, sinun on vapautettava e-jarru ennen kuin voit astua kaasuun.

Toisin sanoen, et voi odottaa korkeaa suorituskykyä poistamatta ensin asioita, jotka estävät sinua.

Tuottavuuden suhteen tämä tarkoittaa häiriötekijöiden poistamista. Näin voit minimoida häiriötekijät, jotka tappavat aikaasi joka päivä.

5. Käytä saapuvien pyyntöjen lippujärjestelmää

Yksi suurimmista haasteista toimistopäälliköille on, että tiimin jäsenet eri puolilta organisaatiota tulevat usein luoksesi ratkaisemaan heidän ongelmansa. Kaikkien näiden saapuvien pyyntöjen seuraaminen voi olla vaikeaa, mutta nämä jatkuvat keskeytykset estävät myös sinua saamasta tärkeitä asioita valmiiksi.

Lippujärjestelmä auttaa varmistamaan, ettei mikään liu'u halkeamien läpi, samalla kun joukkuetoverisi voivat kirjata pyyntönsä keskeyttämällä työnkulku .

Toimistopäällikkö Norah on fani käyttää ZenDeskiä tähän tarkoitukseen.

'Olen asentanut ZenDeskin, jotta ihmiset voivat lähettää minulle sähköpostia toimiston erityiseen sähköpostiosoitteeseen, ja se luo lipun ZenDeskiin', hän selittää. 'Näin voin hallita lippujani ja merkitä ne valmiiksi, kun ne ovat valmiit!'

Jos ZenDesk ei ole vaihtoehto yrityksessäsi, tässä on OM Meganin tekemä DIY-ratkaisu.

'Minulla on [Excel-laskentataulukko], jota pidän päivitettävässä verkossa.

Aina kun joku lähettää minulle sähköpostia pyytämään minua tekemään jotain, laitan sen kyseiseen luetteloon. Olen asettanut sen tehtäviksi, jotka minulla on.

Ylhäällä minulla on tehtäviä, jotka ovat odotustilassa. Minulla on toistuvia tehtäviä, mikä on niiden tila, mikä tehtävä on, mikä on niiden tila, milloin eräpäivät ovat, kuka on vastuussa, kenelle se on toimitettava, ja sitten minulla on prosesseja . Kaikki on päivätty.

Joka viikko teen uuden arkin, jotta voin palata vanhojen läpi.

Kyse on vain ahkeruudesta ja päivittämisestä. Teen myös, että tulostan sähköpostipyynnön sähköpostilla ja pidän sitä paperipinoa tehtävänä. Sitten verrataan sitä omaan luettelooni varmistaakseni, että se on siellä ja se on valmis. '

Megan oli tarpeeksi antelias tarjotakseen Excel-mallin, jolla voit kokeilla hänen järjestelmäänsä itse. Voit ladata mallin täältä .

6. Aseta puhelimesi harmaasävy

harmaasävyinen iphone

Oletko koskaan miettinyt, miksi nuo pienet ilmoituspisteet kaikissa sovelluksissasi ovat punaisia? Se ei ole sattumaa.

Sovellusten valmistajat ovat testanneet säälimättömästi ja tietävät, että punaisen pisteen, jossa on numero, on melkein mahdotonta vastustaa tarkistamista. Pyrkiessään maksimoimaan sitoutumisen sovelluksiinsa, he ovat tehokkaasti muuttaneet älypuhelimesi maailman tehokkaimmaksi häiriötekijäksi.

Hyvä uutinen on, että on helppo tapa torjua sitä - aseta puhelin harmaasävytilaan.

Hauska asia tapahtuu, kun tuo pieni ilmoitusnumero Instagram-sovelluksessasi on harmaa kirkkaan punaisen sijaan. Sinulla on yhtäkkiä vähemmän houkutus saada selville kuka on kommentoinut viimeisintä viestiäsi.

Näin voit tehdä sen iPhoneen .

7. Käytä Pomodoro-menetelmää

Monitoiminen. Olemme kaikki kauheita siinä.

Aivomme eivät ole vain valmiita suorittamaan enemmän kuin yhtä monimutkaista tehtävää korkealla tasolla. ( Se on tiedettä .)

Pomodoro-menetelmä on a ajanhallintatekniikka joka auttaa sinua sitoutumaan yhteen tehtävään hallittavan ajan - 25 minuuttia. Tutkimukset ovat osoittaneet, että useimmat ihmiset voivat keskittyä vain yhteen tehtävään, jolla on korkea suorituskyky keskimäärin 45-50 minuuttia.

Mene tomato-timer.com ja kokeile itse.

tomaattiajastin

8. Aikataulu häiriötekijöistä

Tunnustetaan tosiasia, että on epärealistista ajatella, ettet koskaan nosta puhelinta tarkistaaksesi sosiaalista mediaa tai suosikkiuutissivustoasi tai äidiltäsi tulevaa tekstiä.

Älä aseta itsesi epäonnistumaan asettamalla epärealistisia odotuksia itsellesi. Sen sijaan, ajoita aika harrastaa vähemmän kuin tuottavaa toimintaa kerran tai kahdesti koko päivän ajan kymmenen tai viidentoista minuutin ajan kerrallaan.

Kun sanomme aikataulu, tarkoitamme itse asiassa 'katso sosiaalisen median' lisäämistä kalenteriin. Jos sallit itsellesi suosikki häiriötekijänsi nyt ja uudelleen, se tekee vähemmän houkuttelevaksi ja auttaa pitämään sinut tehtävässä suurimman osan päivästäsi.

Viestintä

Istuin äskettäin haastattelussa Seth Epstein , yksi Los Angelesin johtavista luovista johtajista, ja hän sanoi jotain, joka todella löysi sointu - melkein kaikki elämän tai liiketoiminnan ongelmat voidaan ratkaista paremmalla viestinnällä.

Toimistopäälliköiden kohtaamat ongelmat eivät yleensä ole poikkeus. Monet haasteista, jotka tuntuvat järjestelmällisiltä tai jopa ratkaisemattomilta, voidaan usein ratkaista paremmalla viestinnällä. Tässä on muutamia viestintävinkkejä, jotka helpottavat elämääsi ja säästävät aikaa pitkällä aikavälillä.

9. Käytä Slackia sisäiseen viestintään

Sisäisillä viestisovelluksilla on muutama erillinen etu sähköiseen viestintään verrattuna, mukaan lukien käytön helppous, suurempi läpinäkyvyys ja integrointi monien kolmansien osapuolten sovellusten kanssa. Ne ovat loistava tapa poistaa tietosiiloja, joita sähköpostilla on taipumus luoda.

Toimistopäällikkö Norah suosittelee Slackia:

'Käytämme Slackia voimakkaasti, ja se sopii erinomaisesti nopeaan viestintään ja tehtävien delegointiin.'

löysä _-_ välipala

10. Pyrkikää selkeyteen

Se saattaa tuntua järjeltä, mutta kuulimme tämän uudestaan ​​ja uudestaan ​​toimistopäälliköiltä - varmista, että odotukset ja tulokset ovat selvät aloituspisteestä. Se säästää tonnia aikaa pitkällä aikavälillä.

Se on todella yhtä yksinkertaista kuin esittää kysymyksiä aina, kun jokin ei ole täysin selvä.

Toinen hieno sanonta: ongelmat eivät parane iän myötä. Jos projekti alkaa tuntua ylivoimaiselta, menee kiskoilta tai vain ei toimi, tee jotain pikemminkin ennemmin kuin myöhemmin.

Pitkällä aikavälillä säästät aina aikaa tuoda jotain esille esimiehellesi aikaisemmin kuin myöhemmin.

11. Sano vain ei

Kuinka monta kertaa päivässä joku organisaatiossasi keskeyttää sinut, joka tarvitsee apua jossakin asiassa juuri nyt? Kuinka usein he lakkaavat ajattelemasta, että saatat työskennellä tärkeän asian parissa?

Panostan siihen, että vastaukset ovat 'paljon' ja 'ei koskaan'.

Tällaiset keskeytykset ovat luultavasti yleisin tapa, jolla toimistopäälliköt heitetään pois radalta ja tuhlaavat aikaa yrittäessään keskittyä uudelleen.

Saattaa olla houkuttelevaa olla ”kyllä” mies tai nainen ja sanoa vaistomaisesti kyllä ​​kaikelle, mutta ei-pyyntöille, jotka eivät edistä tehtävän kannalta kriittisiä tavoitteita, on ehdoton välttämättömyys - ja se voi olla hengenpelastaja ajan hallinta.

Ilmainen bonus: Hanki PDF-versio The Office of State Manager -raportin 2018 raportista . Tutkimme 572 toimistopäällikötä paljastamaan 10 noutoa, joita voit käyttää tavoitteidesi saavuttamiseen ja haasteiden voittamiseen. Lisäksi opi, mitä muut toimistopäälliköt saavat palkkaa (ja miten voit ansaita enemmän)!

Mitä vinkkejä olet kehittänyt ottaaksesi aikaa takaisin? Jaa ne alla oleviin kommentteihin!